规范使用公司印鉴制度

PAGE规范使用公司印鉴制度一、总则（一）目的为加强公司印鉴管理，规范印鉴使用流程，保障公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构、子公司的各类印鉴，包括但不限于公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章等。（三）定义1.公司印鉴：指公司在对外活动中使用的，代表公司意志的各类印章的统称。2.印鉴保管人：指负责保管公司印鉴的人员。3.印鉴使用申请人：指因工作需要申请使用公司印鉴的人员。二、印鉴的种类及用途（一）公司公章1.用于公司各类文件、函件、报表、证明等的正式行文。2.代表公司签署各类合同、协议、章程等具有法律效力的文件。3.用于公司对外的重要介绍信、授权委托书等。（二）合同专用章专门用于公司签订各类合同、协议等经济业务文件。（三）财务专用章1.用于公司财务票据、报表、凭证等的签章。2.办理公司银行账户相关业务，如开户、销户、印鉴变更、支票签发等。（四）法定代表人章1.在特定情况下，代表法定代表人行使职权，如办理银行相关业务时法定代表人无法亲自到场签字的情况。2.根据公司规定或法定代表人授权，用于其他特定文件的签署。三、印鉴的刻制与启用（一）刻制1.公司印鉴的刻制由行政部门统一负责，根据公司实际需求填写《印鉴刻制申请表》，经公司法定代表人或授权代表审批后，到公安机关指定的具有资质的印章刻制单位进行刻制。2.刻制的印鉴必须符合国家法律法规和行业标准，具备清晰、规范、防伪等特点。（二）启用1.新刻制的印鉴经公司法定代表人或授权代表确认后，由行政部门负责办理启用手续。2.行政部门应在印鉴启用前，将印鉴的名称、样式、启用日期等信息进行登记备案，并通知相关部门和人员。3.印鉴启用后，原印鉴如有需要停用，应及时办理停用手续，并按规定进行封存或销毁。四、印鉴的保管（一）保管原则1.公司印鉴应实行专人保管制度，确保印鉴安全。2.保管人员应具备高度的责任心和保密意识，不得擅自将印鉴转借他人或带出公司。（二）保管人员职责1.负责印鉴的日常保管，确保印鉴存放安全，防止丢失、被盗、损坏等情况发生。2.对印鉴的使用情况进行详细登记，记录使用时间、用途、申请人等信息。3.定期检查印鉴的保管情况，如发现印鉴存在问题，应及时报告并采取相应措施。（三）保管地点1.公司公章、合同专用章、财务专用章等重要印鉴应存放在公司专门设置的保险柜内，并置于安全可靠的办公室。2.法定代表人章可根据实际情况由法定代表人本人或指定专人保管。五、印鉴的使用（一）使用流程1.申请：印鉴使用申请人应填写《印鉴使用申请表》，详细说明印鉴使用的事由、用途、文件名称、份数等信息，并签字确认。2.审批：一般文件、函件等的印鉴使用，由部门负责人审核签字后，报分管领导审批。涉及合同签订、重大事项决策等重要文件的印鉴使用，需经部门负责人、分管领导审核签字后，报公司法定代表人或授权代表审批。3.用印：印鉴保管人在收到经审批的《印鉴使用申请表》后，应仔细核对申请表内容与拟用印文件是否一致。确认无误后，在规定位置加盖印鉴，并在《印鉴使用登记簿》上进行登记。4.留存：印鉴使用完毕后，印鉴保管人应将《印鉴使用申请表》及相关文件原件或复印件留存归档，以备查阅。（二）使用要求1.印鉴使用必须严格按照审批后的用途和范围进行，不得擅自更改。2.用印位置应准确、清晰，不得模糊、重叠或遗漏。3.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印鉴。4.如遇特殊情况需要在空白文件上加盖印鉴，必须经公司法定代表人或授权代表书面批准，并在使用后及时收回留存。六、印鉴的变更与注销（一）变更1.因公司名称变更、法定代表人变更、经营范围变更等原因需要变更印鉴的，由行政部门填写《印鉴变更申请表》，附上相关证明文件，经公司法定代表人或授权代表审批后，到公安机关办理印鉴变更手续。2.印鉴变更后，应及时更换印鉴保管人，并对新印鉴的启用和旧印鉴的停用进行相应登记。（二）注销1.公司因合并、分立、解散、破产等原因需要注销印鉴的，由行政部门填写《印鉴注销申请表》，附上相关证明文件，经公司法定代表人或授权代表审批后，到公安机关办理印鉴注销手续。2.印鉴注销后，印鉴保管人应将印鉴原件交回行政部门统一封存或销毁，并在《印鉴使用登记簿》上注明注销情况。七、监督与检查（一）内部监督1.公司审计部门应定期对印鉴管理制度的执行情况进行审计监督，检查印鉴的保管、使用、变更、注销等环节是否符合规定。2.行政部门应定期对印鉴保管情况进行检查，确保印鉴安全存放。（二）违规处理1.对于违反本制度规定使用印鉴的行为，公司将视情节轻重给予相应的纪律处分，包括警告、罚款、辞退等。2.如因违规使用印鉴给公司造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应承担相应的赔偿责任