组织部门文件规范制度

PAGE组织部门文件规范制度一、总则（一）目的为加强组织部门文件管理，确保文件的规范性、准确性、完整性和时效性，提高工作效率，促进组织部门各项工作的顺利开展，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于组织部门内部各科室、下属单位以及与组织部门有文件往来的外部单位。（三）文件定义本制度所指文件包括但不限于以下各类：1.政策法规、规章制度、工作指引等指导性文件。2.工作计划、总结、报告、请示、批复等工作性文件。3.会议纪要、通知、通报、简报等事务性文件。4.各类统计报表、数据资料等信息性文件。（四）基本原则1.依法依规原则：文件的制定、发布、执行等必须符合国家法律法规和相关政策要求。2.准确规范原则：文件内容应准确无误，语言表达应规范清晰，格式应符合统一标准。3.及时高效原则：文件的起草、审核、印发等环节应严格按照规定的时间节点进行，确保文件及时传达和执行。4.安全保密原则：涉及机密、敏感信息的文件应严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。二、文件起草与审核（一）起草要求1.明确主题：文件起草应围绕特定的主题和目的，确保内容针对性强。2.内容准确：所涉及的数据、事实、政策依据等应准确可靠，避免出现错误或歧义。3.逻辑清晰：文件结构应合理，层次分明，段落之间过渡自然，逻辑连贯。4.语言规范：使用规范的汉字、标点符号和计量单位，避免使用生僻字、口语化表述和模糊不清的词汇。5.格式统一：按照本制度规定的文件格式进行起草，确保页面设置、字体字号、排版等符合要求。（二）起草流程1.任务分配：根据工作需要，由组织部门领导或科室负责人确定文件起草任务，并指定具体起草人员。2.资料收集：起草人员应广泛收集与文件主题相关的政策法规、工作经验、数据资料等，为文件起草提供充分依据。3.初稿撰写：起草人员按照起草要求认真撰写文件初稿，确保内容完整、质量达标。4.内部审核：初稿完成后，起草人员应首先进行自我审核，然后提交所在科室负责人进行内部审核。科室负责人应对文件的内容、格式、逻辑等进行全面审查，提出修改意见和建议。（三）审核要点1.合法性审核：审核文件内容是否符合法律法规和政策要求，是否存在违法违规条款。2.准确性审核：检查文件中的数据、事实、表述等是否准确无误，是否存在错误或遗漏。3.规范性审核：审查文件格式、语言表达、排版等是否符合规范要求，是否统一、规范。4.协调性审核：确保文件与组织部门其他相关文件之间的内容协调一致，避免出现矛盾或冲突。5.可行性审核：评估文件提出的工作措施、要求等是否具有实际可行性，是否能够有效推动工作开展。（四）审核流程1.初审：科室负责人对初稿进行初审后，如认为需要修改，应及时反馈给起草人员进行修改完善。修改后的稿件再次提交科室负责人审核，直至初审通过。2.复审：初审通过的文件，由科室负责人提交至组织部门分管领导进行复审。分管领导应从宏观层面和专业角度对文件进行审核，提出复审意见。3.终审：复审通过的文件，报组织部门主要领导进行终审。主要领导对文件的整体质量、重要性和必要性等进行最终审定，签署审批意见。三、文件编号与分类标准（一）文件编号组织部门文件采用统一的编号规则，编号格式为：[年份][部门代码][文件类别代码][流水号]。1.年份：用四位阿拉伯数字表示文件起草年份，如“2023”。2.部门代码：按照组织部门内部科室设置或下属单位名称，设定相应的代码。例如，组织一科代码为“01”，组织二科代码为“02”等。3.文件类别代码：根据文件类型设定不同的代码，如“政策法规类”代码为“ZF”，“工作指引类”代码为“ZY”，“工作计划类”代码为“JH”等。4.流水号：从“001”开始依次递增，用于区分同一类别下的不同文件。（二）分类标准1.政策法规类：包括国家和地方出台的与组织工作相关的政策法规、规范性文件等。2.工作指引类：针对组织部门各项具体工作制定的操作指南、工作流程、技术规范等。3.工作计划类：年度工作计划、阶段性工作计划、专项工作计划等。4.工作总结类：年度工作总结、阶段性工作总结、专项工作总结等。5.报告请示类：向上级部门汇报工作进展、存在问题、提出建议等的报告，以及请求上级部门批准事项的请示。6.批复答复类：对下级单位请示事项的批复，以及对其他单位来函的答复。7.会议纪要类：组织部门各类会议形成的纪要文件。8.通知通报类：传达工作安排、事项通知、情况通报等文件。9.简报类：反映组织工作动态、经验交流、重要事件等的简要报道文件。10.统计报表类：组织部门各项工作相关的统计数据报表。11.其他类：不属于上述分类的其他文件，如调研材料、领导讲话等。四、文件印发与存档（一）印发流程1.排版校对：文件经终审通过后，由组织部门办公室负责按照统一格式进行排版，并认真校对，确保文件内容准确无误、格式规范美观。2.编号登记：根据文件编号规则，为文件进行编号，并在文件印发登记册上进行详细登记，记录文件名称、编号、起草部门、起草人、审核人、印发日期、印发份数等信息。3.印发盖章：排版校对和编号登记完成后，按照规定份数进行打印，并加盖组织部门公章。4.分发传送：文件印发后，由办公室根据文件的发送范围和对象，及时进行分发传送，可以通过纸质文件邮寄、电子文件发送等方式进行。对于重要文件，应确保送达相关人员手中，并做好签收记录。（二）存档要求1.纸质存档：文件印发后，应及时将纸质文件整理归档。按照文件类别和时间顺序进行分类存放，建立纸质档案目录索引，便于查找和借阅。2.电子存档：同时，将文件的电子版本进行备份存档。电子文件应按照统一的命名规则进行命名，确保文件名与纸质文件编号一致，并存储在安全可靠的存储设备或电子档案管理系统中。3.定期整理：定期对纸质档案和电子档案进行整理，检查文件的完整性和准确性，对破损、缺失的文件及时进行补充修复。4.安全保密：加强档案管理的安全保密措施，限制档案查阅权限，确保档案信息不被泄露。五、文件使用与借阅（一）文件使用1.组织部门内部工作人员应按照工作需要，在规定范围内使用文件。使用文件时应注意爱护，不得随意涂改、损坏、丢弃文件。2.对于涉及机密、敏感信息的文件，应严格按照保密规定进行使用，在指定的场所阅读和处理，不得擅自复印、传播或带出规定范围。（二）文件借阅1.外部单位因工作需要借阅组织部门文件的，应填写《文件借阅申请表》，注明借阅文件名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息，并加盖单位公章。2.《文件借阅申请表》经组织部门领导审批同意后，方可办理借阅手续。借阅人应按照规定的借阅期限及时归还文件，如需延期借阅，应提前办理续借手续。3.借阅人在借阅期间应妥善保管文件，不得转借他人，不得在文件上进行任何标记或损坏。归还文件时，组织部门办公室应认真检查文件的完整性和准确性，如发现问题，应及时向借阅人核实并追究责任。六、文件废止与修订（一）文件废止1.当文件所依据的法律法规、政策发生重大变化，或者文件内容与现行规定严重不符，或者文件已经失去实际效用时，应及时对文件进行废止处理。2.文件废止由组织部门办公室提出建议，经相关科室审核，报组织部门领导批准后发布废止通知。废止通知应明确废止文件的名称、编号、废止原因和废止日期等信息。3.废止后的文件应及时从纸质档案和电子档案中清理，确保档案信息的准确性和有效性。（二）文件修订1.根据工作实际需要和法律法规、政策的调整变化，对文件内容进行修订完善。文件修订由原起草科室或相关责任科室负责提出修订建议，经组织部门办公室审核后，报组织部门