规范执法文书工作制度

PAGE规范执法文书工作制度一、总则（一）目的为加强公司执法文书工作的规范化、标准化建设，提高执法效率和质量，保障公司执法活动合法、公正、透明，依据相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及执法文书制作、使用、管理的部门和人员。（三）基本原则1.合法性原则：执法文书的制作必须严格遵循国家法律法规的规定，确保文书内容和形式合法有效。2.准确性原则：文书所记载的事实、证据、法律依据等信息应准确无误，避免出现模糊、歧义或错误表述。3.完整性原则：执法文书应涵盖执法活动的全过程，包括立案、调查取证、告知、决定、送达等环节，确保文书内容完整。4.规范性原则：文书格式、字体、排版、用语等应符合统一的规范要求，保持文书的严肃性和专业性。二、执法文书的种类及适用范围（一）立案文书1.立案审批表：用于记录执法部门对违法行为进行立案的审批过程，包括案件来源、当事人基本情况、涉嫌违法事实、立案依据等内容。适用于各类执法案件的立案启动。2.不予立案审批表：当执法部门经审查认为案件不符合立案条件时，使用此表记录不予立案的理由和审批情况。（二）调查取证文书1.询问笔录：用于记录执法人员对当事人、证人等进行询问的过程，获取与案件有关的事实、证据和线索。2.现场检查（勘验）笔录：对执法现场进行实地检查、勘验时所制作的文书，详细记录现场情况、发现的问题及相关证据。3.抽样取证凭证：在执法过程中对涉嫌违法的物品进行抽样取证时使用，记录抽样的物品名称、数量、规格等信息。4.证据登记保存清单：对于可能灭失或以后难以取得的证据，执法部门采取登记保存措施时制作的清单，注明证据的名称、规格、数量、保存地点等。（三）告知文书1.行政处罚事先告知书：在作出行政处罚决定前，告知当事人拟作出行政处罚的事实、理由、依据以及当事人依法享有的权利，如陈述、申辩、听证等权利。2.听证告知书：当当事人要求听证时，执法部门向其送达的告知听证权利、听证时间、地点等事项的文书。（四）处罚决定文书1.行政处罚决定书：是执法部门依法对当事人作出行政处罚决定的正式文书，明确记载当事人的违法事实、处罚依据、处罚种类和幅度、履行方式和期限等内容。2.不予行政处罚决定书：对于符合法定不予行政处罚情形的案件，制作此文书说明理由和决定。（五）送达文书1.送达回证：用于记录执法文书送达当事人的过程，包括送达方式、送达时间、受送达人签名或盖章等信息，确保文书送达的有效性和可追溯性。三、执法文书的制作要求（一）格式规范1.执法文书应使用统一规定的格式模板，不得擅自更改格式要素。2.文书页面设置应符合标准要求，一般采用A4纸张，字体、字号、行距等应保持一致，确保文书排版整齐、美观。（二）内容填写要求1.首部：准确填写文书名称、制作机关、文书编号、当事人基本情况等信息。当事人为自然人的，应写明姓名、性别、年龄、住址等；当事人为法人或其他组织的，应写明名称、地址、法定代表人或负责人姓名等。2.正文：详细、客观地记录执法活动的过程和事实依据。对于案件事实的描述应清晰、准确，避免模糊不清或主观臆断。引用法律法规依据应准确、完整，写明法律法规的名称、条款及具体内容。涉及数字、日期、时间等信息应书写规范，确保准确无误。3.尾部：注明执法人员签名或盖章、日期，并加盖执法部门公章。如有附页，应在正文后注明附页内容及页数，并加盖骑缝章。（三）语言规范1.文书用语应严谨、规范、简洁，避免使用模糊、歧义、生僻或口语化的表述。2.准确使用法律术语，确保文书内容符合法律专业要求。3.表述应逻辑清晰，层次分明，避免出现前后矛盾或混乱的情况。四、执法文书的审核与签发（一）审核流程执法文书制作完成后，应由制作人员所在部门的负责人进行初审。初审主要审查文书内容是否完整、准确，格式是否规范，语言是否符合要求等。初审通过后，将文书提交至法制审核部门进行复审。（二）法制审核要点法制审核部门应重点对文书的合法性、准确性、完整性进行审核，包括：1.执法主体是否合法，执法人员是否具备执法资格。2.事实认定是否清楚，证据是否充分、确凿。3.法律适用是否正确，处罚幅度是否适当。4.程序是否合法，是否保障了当事人的合法权益。（三）签发经法制审核通过的执法文书，由执法部门负责人或授权的分管领导进行签发。签发人应认真审查文书内容，签署明确的意见，并对文书的质量和合法性负责。五、执法文书的送达与存档（一）送达方式1.直接送达：由执法人员将文书直接送交受送达人签收。受送达人是公民的，本人不在交他同住的成年家属签收；受送达人是法人或者其他组织的，应当由法人的法定代表人、其他组织的主要负责人或者该法人、组织负责收件的人签收。2.留置送达：受送达人或者他的同住成年家属拒绝接收文书的，送达人可以邀请有关基层组织或者所在单位的代表到场，说明情况，在送达回证上记明拒收事由和日期，由送达人、见证人签名或者盖章，把文书留在受送达人的住所；也可以把文书留在受送达人的住所，并采用拍照、录像等方式记录送达过程，即视为送达。3.委托送达：直接送达文书有困难的，可以委托其他行政机关代为送达。4.邮寄送达：通过邮政企业将文书挂号寄给受送达人。邮寄送达的，以回执上注明的收件日期为送达日期。5.公告送达：受送达人下落不明，或者用其他方式无法送达的，可以公告送达。自发出公告之日起，经过六十日，即视为送达。公告送达，应当在案卷中记明原因和经过。（二）送达程序1.采用直接送达方式送达文书的，送达人应要求受送达人在送达回证上签名或盖章，并注明签收日期。2.采用留置送达方式的，应按照规定邀请有关人员到场见证，并在送达回证上详细记录相关情况。3.采用委托送达、邮寄送达或公告送达方式的，应保留相关委托手续、邮寄凭证或公告记录等作为送达依据。（三）存档管理1.执法文书制作完成后，应及时按照一案一档的原则进行整理归档。归档内容包括立案审批表、调查取证文书、告知文书、处罚决定文书、送达回证以及其他与案件有关的材料。2.档案应妥善保管，并按照档案管理的相关规定进行分类、编号、装订，便于查阅和检索利用。3.电子文档应与纸质文档同步归档，确保文档的完整性和可查阅性。电子文档应按照统一的命名规则进行命名，并存储在安全可靠的存储设备中。六、执法文书的使用与监督（一）使用要求1.执法人员应严格按照规定的格式、内容和程序使用执法文书，确保文书的严肃性和权威性。2.执法文书应在执法活动的相应环节及时制作和使用，不得提前或滞后。3.文书的填写应字迹清晰、内容完整，不得随意涂改、增删。如有修改，应在修改处加盖执法人员印章或按手印确认。（二）监督检查1.公司内部应建立执法文书监督检查机制，定期对执法文书的制作、使用、管理情况进行检查。检查内容包括文书格式是否规范、内容是否准确完整、审核签发程序是否执行到位、送达是否符合规定等。2.对于检查中发现的问题，应及时责令相关部门和人员进行整改，并对整改情况进行跟踪复查。