档案库房管理制度规范

PAGE档案库房管理制度规范一、总则（一）目的为加强公司档案库房管理，确保档案的完整、安全和有效利用，根据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司档案库房的管理，包括各类纸质档案、电子档案等的存储、保管和维护。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，确保档案资源的完整性和系统性。2.安全保密原则：采取有效措施，保障档案的安全，防止档案信息泄露。3.方便利用原则：在确保安全保密的前提下，便于档案的查阅、借阅和利用。二、档案库房管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案库房管理制度，并组织实施。2.负责档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。3.负责档案库房的日常管理，包括库房环境维护、设施设备管理等。4.负责档案的查阅、借阅和利用服务，按照规定办理相关手续。5.负责对档案管理人员进行培训和考核，提高其业务水平和管理能力。（二）档案管理人员职责1.严格遵守档案库房管理制度，认真履行岗位职责。2.负责档案的整理、编目、上架和保管工作，确保档案存放有序、查找方便。3.负责档案库房的日常巡查，检查档案存储环境、设施设备运行情况等，及时发现和处理问题。4.负责档案的查阅、借阅登记和归还工作，严格按照规定办理手续，确保档案的安全。5.协助档案管理部门做好档案的统计和分析工作，提供相关数据和信息。（三）其他部门职责1.各部门负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案的齐全、完整。2.按照档案管理部门的要求，配合做好档案的查阅、借阅等利用工作。3.协助档案管理部门做好档案库房管理的相关工作，如提供必要的场地、设备等。三、档案库房建设与布局（一）库房选址档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的地点，远离火源、水源和污染源。（二）库房面积根据公司档案存储量和发展规划，合理确定档案库房的面积，确保档案有足够的存储空间。（三）库房布局1.档案库房应分为档案存储区、整理区、查阅区等功能区域，各区域之间应保持适当的距离，便于管理和操作。2.档案存储区应按照档案类别、年度、保管期限等进行划分，设置清晰的标识牌，便于查找和管理。3.整理区应配备必要的办公设备和整理工具，如办公桌、电脑、打印机、装订机、裁纸刀等。4.查阅区应设置舒适的查阅环境，配备桌椅、照明设备、空调等，方便查阅人员使用。（四）库房设施设备1.档案存储设备：应配备标准的档案柜、档案架等存储设备，确保档案存放安全、整齐。2.温湿度调节设备：安装空调、除湿机等设备，控制库房内的温度和湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。3.防火防盗设备：安装火灾自动报警系统、灭火设备、防盗门窗、监控设备等，确保库房安全。4.防虫防鼠设备：采取防虫、防鼠措施，如放置防虫药品、封堵鼠洞等。5.通风换气设备：安装通风设备，保证库房内空气流通。6.照明设备：配备充足的照明设备，确保库房内光线明亮，便于查找档案。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门应按照档案管理部门的要求，及时收集本部门形成的各类档案，并定期移交档案管理部门。2.档案收集范围应包括但不限于文件、合同、协议、报表、图纸、照片、音像资料等。3.档案管理人员应认真核对收集的档案，确保档案的齐全、完整，对不符合要求的档案应及时退回相关部门补充完善。（二）档案整理1.档案管理部门应按照档案整理的相关标准和规范，对收集的档案进行分类、编号、编目、装订等整理工作。2.档案分类应根据档案的形成来源、时间、内容等因素进行，确保分类科学合理、便于管理。3.档案编号应按照一定的规则进行，确保编号唯一、清晰，便于查找和识别。4.档案编目应包括档案的题名、责任者、日期、保管期限、密级等信息，编目应准确、完整。5.档案装订应整齐、牢固，便于长期保存和查阅。五、档案存储与保管（一）档案上架1.整理好的档案应及时上架存放，按照档案类别、编号顺序排列，确保档案存放有序、查找方便。2.档案上架时应注意轻拿轻放，避免损坏档案。（二）档案保管期限1.档案保管期限应根据国家相关规定和公司实际情况确定，分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案应是具有重要历史价值、法律凭证作用或需长期保存的档案；长期保管的档案保管期限一般为16年至50年；短期保管的档案保管期限一般为15年以下。（三）档案密级管理1.档案密级分为绝密、机密、秘密三级，应根据档案内容的重要性和敏感性确定密级。2.绝密级档案应严格控制查阅范围，实行专人专管；机密级档案应限定查阅人员，严格审批手续；秘密级档案应按照规定的程序查阅。3.档案管理人员应严格遵守保密制度，对涉及密级的档案进行妥善保管，防止泄露。（四）档案定期检查1.档案管理部门应定期对档案库房进行检查，检查内容包括档案存储情况、设施设备运行情况、温湿度控制情况等。2.定期检查应每月进行一次，对发现的问题应及时记录并采取措施进行处理。3.档案管理人员应定期对档案进行清点核对，确保档案数量准确、完整。（五）档案修复与保护1.对破损、褪色、霉变等有损坏的档案，应及时进行修复和保护。2.档案修复应按照档案修复的相关技术标准和规范进行，确保修复后的档案质量不受影响。3.对重要档案应采取备份等保护措施，防止因自然灾害、人为破坏等原因导致档案丢失。六、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理查阅手续。2.查阅档案应在档案管理部门指定的查阅区域进行，查阅人员应遵守查阅纪律，不得擅自摘抄、复制、拍照、传播档案内容。3.档案管理人员应按照规定为查阅人员提供必要的协助，确保查阅工作顺利进行。（二）借阅规定1.公司内部人员借阅档案应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、档案名称、借阅时间等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。2.借阅档案应严格按照规定的期限归还，如需延期归还，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案，如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案管理部门。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性，如发现问题应及时查明原因并处理。（三）外部人员查阅与借阅1.外部单位或个人查阅公司档案，应提前与公司档案管理部门联系，说明查阅目的、查阅内容等情况，经公司相关领导批准后，按照公司规定办理查阅手续。2.外部单位或个人借阅公司档案，应提供有效的证明材料，并按照公司规定的程序进行审批，签订保密协议后，方可办理借阅手续。3.外部人员查阅和借阅档案应严格遵守公司的相关规定，档案管理部门应安排专人陪同查阅和监督借阅情况。七、档案信息化管理（一）档案数字化1.按照国家相关标准和规范，对公司重要档案进行数字化处理，建立电子档案数据库。2.档案数字化应确保扫描图像清晰、完整，数据准确无误，便于存储、检索和利用。（二）电子档案管理1.建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类、存储、检索、利用等管理。2.电子档案应按照与纸质档案相对应的原则进行整理和编号，确保电子档案与纸质档案的一致性。3.加强电子档案的安全管理，采取数据备份、加密存储、访问控制等措施，防止电子档案信息泄露和丢失。（三）档案信息化利用1.利用档案信息化管理系统，为公司内部人员提供便捷的档案查阅、借阅等服务，提高档案利用效率。2.逐步实现档案信息资源的共享，促进公司各项工作的开展。八、档案统计与鉴定（一）档案统计1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收集、整理、存储、利用等情况进行统计。2.档案统计内容应包括档案数量、类别、保管期限、查阅借阅情况等，统计数据应准确、及时。3.档案统计报表应按照规定的格式和时间要求上报，为公司档案管理决策提供依据。（二）档案鉴定1.档案管理部门应定期对到期档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.档案鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员等组成。3.鉴定小组