规范合同签字手续制度

PAGE规范合同签字手续制度总则1.目的本制度旨在规范公司合同签字手续，确保合同的签订、履行等过程合法合规，保障公司的合法权益，降低法律风险，维护公司正常的生产经营秩序。2.适用范围本制度适用于公司及所属各部门、分支机构对外签订的各类合同、协议、契约等具有法律约束力的文件（以下统称“合同”）。3.基本原则依法签订原则：合同的签订必须遵守国家法律法规的强制性规定，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上协商一致，达成合同条款。公平公正原则：合同内容应体现公平公正，不得显失公平，合理分配双方权利义务。诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。合同签订前的准备1.合同相对方主体资格审查业务部门负责对合同相对方的主体资格进行初步审查，包括但不限于营业执照、经营范围、法定代表人身份证明、授权委托书等相关证明文件。法务部门对业务部门提交的审查资料进行复核，并通过国家企业信用信息公示系统、中国裁判文书网等渠道查询合同相对方的信用状况、涉诉情况等，确保合同相对方具有良好的商业信誉和履约能力。2.合同条款审查业务部门负责起草合同初稿，并对合同条款的业务内容进行审核，确保合同条款符合业务实际需求，明确双方权利义务。法务部门对合同条款进行法律审查，重点审查合同的合法性、完整性、准确性、严密性等，避免出现法律漏洞和风险条款。对于涉及重大利益、复杂法律关系或格式合同，法务部门应组织相关部门进行专题研讨，提出法律意见。财务部门从财务角度对合同条款进行审查，关注合同价款、支付方式、结算周期、发票开具等财务条款，确保合同财务条款符合公司财务管理制度和税务法规要求，保障公司资金安全和财务利益。3.合同审批流程合同承办部门应在合同起草完成后，填写《合同审批表》，详细说明合同签订的背景、目的、主要条款、对方当事人情况等，并依次提交业务部门负责人、法务部门、财务部门、分管领导、总经理进行审批。业务部门负责人重点审核合同业务内容的合理性、可行性以及与公司业务政策的一致性。法务部门对合同的合法性、合规性进行审查，并出具法律意见。财务部门对合同的财务条款进行审核，提出财务风险防控建议。分管领导根据合同涉及业务领域和重要程度，对合同进行全面审查，签署审批意见。总经理对重大合同或涉及公司战略决策、重大利益的合同进行最终审批，决定是否签订合同。合同签字手续1.签字主体资格合同应由法定代表人或经法定代表人授权的代理人签字。法定代表人签字的，应在合同上加盖公司公章；代理人签字的，应出具法定代表人签署的授权委托书，并在合同上加盖公司公章或合同专用章。授权委托书应明确授权范围、授权期限等内容，确保代理人在授权范围内签署合同。授权委托书应作为合同附件一并保存。2.签字方式合同签字应采用纸质原件签字方式，确保签字的真实性和有效性。特殊情况下，如因客观原因无法进行纸质原件签字的，可采用电子签名方式，但电子签名应符合《中华人民共和国民法典》等法律法规以及相关行业标准的规定，并确保电子签名的安全性和可追溯性。采用电子签名方式的，应按照公司电子签名管理制度的要求，进行身份认证、数据加密、存储备份等操作，确保电子签名的合法性和可靠性。3.签字流程合同经审批通过后，由合同承办部门负责将合同文本提交给合同相对方签字。合同相对方签字完成后，再由合同承办部门将合同文本提交给公司相关人员签字。公司法定代表人签字的，应在合同文本规定的签字处亲笔签署姓名，并注明签字日期。经法定代表人授权的代理人签字的，代理人应在合同文本规定的签字处签署姓名，并注明签字日期，同时加盖公司公章或合同专用章。合同签字过程应进行记录，可采用拍照、录像等方式留存签字过程的影像资料，作为合同签订的证明材料。影像资料应妥善保存，以备查询和追溯。合同盖章手续1.盖章主体及权限合同盖章应由公司法定代表人或经法定代表人授权的人员负责。公司公章、合同专用章的使用应严格按照公司印章管理制度执行，明确盖章审批流程和权限。未经授权的人员不得擅自使用公司印章签订合同。严禁在空白合同文本上加盖公司印章。2.盖章流程合同承办部门在合同签字完成后，并确认合同条款无误、签字手续齐全后，填写《合同用印审批表》，提交给公司印章管理部门。印章管理部门对《合同用印审批表》及合同文本进行审核，重点审查合同是否已经按照规定的审批流程通过审批、签字手续是否完备、合同条款是否符合公司要求等。审核通过后，在合同规定的盖章处加盖公司公章或合同专用章。盖章应清晰、端正，确保印章与文字内容之间的间距适当，不得遮挡合同条款或签字内容。合同盖章完成后，印章管理部门应将合同文本留存一份复印件备案，并按照公司档案管理制度的要求，将合同原件及时移交公司档案管理部门归档保存。合同用印审批表及相关审批资料应一并归档。合同签订后的管理1.合同归档合同签订后，合同承办部门应及时将合同原件及相关附件、审批资料等整理齐全，按照公司档案管理制度的规定，移交公司档案管理部门进行归档保存。档案管理部门应对合同档案进行分类、编号、装订等整理工作，确保合同档案的完整性和规范性。合同档案应妥善保管，便于查询和查阅。2.合同履行跟踪合同承办部门负责合同的履行跟踪工作，及时掌握合同履行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。对于合同履行过程中出现的重大事项或可能影响合同履行的情况，应及时向分管领导汇报，并通报法务部门。法务部门应定期对合同履行情况进行检查和监督，为合同履行提供法律支持和指导，防范法律风险。对于发现的合同履行风险或法律问题，应及时提出法律意见和解决方案。3.合同变更与解除合同履行过程中，如需对合同进行变更或解除，合同承办部门应及时与合同相对方协商一致，并签订书面的合同变更协议或解除协议。合同变更或解除协议应按照合同签订的审批流程进行审批，确保变更或解除行为的合法性和合规性。合同变更或解除后，合同承办部门应及时将相关资料移交档案管理部门进行归档保存，并对合同履行情况进行总结和分析，评估合同变更或解除对公司的影响。合同签字手续的监督与考核1.监督机制公司建立合同签字手续监督机制，由法务部门牵头，会同审计部门、纪检部门等定期对合同签字手续的执行情况进行检查和监督。监督检查内容包括合同签订前的准备工作、签字主体资格、签字方式、签字流程、盖章手续等是否符合本制度规定，合同审批流程是否规范执行，合同档案管理是否完善等。对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改，并跟踪整改落实情况。2.考核制度公司将合同签字手续制度的执行情况纳入部门和个人绩效考核体系，对严格执行制度、合同管理规范、未出现法律风险的部门和个人给予表彰和奖励；对违反制度规定、导致公司遭受损失或法律风险的部门和个人，视情节