询价管理制度规范要求

PAGE询价管理制度规范要求一、总则（一）目的为规范公司询价管理工作，确保采购活动的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证公司采购物资和服务的质量，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门涉及物资采购、工程发包、服务外包等项目的询价活动。（三）基本原则1.合法合规原则：询价活动必须遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保各项操作合法合规。2.公平公正原则：对待所有参与询价的供应商一视同仁，不偏袒任何一方，保证询价过程和结果的公正性。3.公开透明原则：询价信息应尽可能公开，让潜在供应商充分了解项目要求，确保竞争的充分性和透明度。4.成本效益原则：在保证采购物资和服务质量的前提下，通过合理询价，降低采购成本，提高公司经济效益。二、询价流程（一）需求提出1.各部门根据业务需要，填写《询价申请表》，详细说明所需物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间、服务期限等内容。2.《询价申请表》需经部门负责人审核签字，确认需求的合理性和必要性。（二）询价准备1.采购部门接到经审核的《询价申请表》后，成立询价小组。询价小组由采购人员、技术专家、财务人员等相关人员组成，成员应具备相应的专业知识和经验。2.询价小组根据采购需求，制定询价文件。询价文件应包括询价函、采购需求明细、技术规格要求、商务条款、报价要求、评标标准等内容。3.询价小组通过公司内部采购平台、行业网站、供应商数据库、招标公告等渠道，收集潜在供应商信息。对收集到的供应商信息进行整理和筛选，确定参与询价的供应商名单。（三）询价发出1.询价小组向确定的潜在供应商发出询价文件，明确告知询价的截止时间、报价方式、交货地点、付款方式等要求。2.询价文件可以采用书面形式、电子邮件形式或其他电子数据交换形式发出。在发出询价文件时，应确保供应商能够清晰、准确地收到询价信息。（四）报价接收1.供应商应在规定的询价截止时间前，将报价文件密封送达或通过指定方式提交给询价小组。报价文件应包括报价单、技术方案、售后服务承诺、资质证明文件等内容。2.询价小组在收到供应商报价后，应及时进行登记和整理。对报价文件进行初步审查，检查报价文件的完整性、符合性和有效性。（五）询价评审1.询价小组根据询价文件规定的评标标准，对供应商的报价文件进行详细评审。评标标准应包括价格、质量、交货期、售后服务、企业信誉等方面的内容。2.评审过程中，询价小组可以要求供应商对报价文件进行澄清或提供补充资料。供应商应在规定的时间内做出答复。3.询价小组按照评标标准对各供应商的报价进行综合评分，推荐得分最高的供应商为中标候选人。（六）结果确定1.采购部门将询价评审结果报公司管理层审批。公司管理层根据评审结果，确定最终的供应商和采购合同条款。2.采购部门向中标供应商发出中标通知书，同时向未中标供应商发出未中标通知书，告知其询价结果。（七）合同签订1.采购部门与中标供应商按照中标通知书和评审结果，签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。2.采购合同签订后，应及时报公司法律部门审核备案。法律部门应对合同的合法性、合规性进行审查，确保合同符合法律法规要求。三、询价文件编制要求（一）采购需求明细1.详细列出所需物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求等内容，确保供应商能够准确理解采购需求。2.对于有特殊要求的物资或服务，应提供详细的技术规格、性能指标、验收标准等说明。（二）技术规格要求1.明确物资或服务的技术规格和标准，包括材质、尺寸、精度、功能、性能等方面的要求。2.提供相关的技术图纸、技术文件或技术规范，作为供应商报价和供货的依据。（三）商务条款1.包括交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等商务条款。交货时间应明确具体的日期或时间段，交货地点应详细说明，付款方式应符合公司财务制度要求，售后服务应明确服务内容、服务期限、响应时间等要求。2.对于长期合作的供应商，可以在商务条款中约定一些优惠政策或合作条款，以促进双方的合作关系。（四）报价要求1.明确报价的范围和内容，包括物资或服务的单价、总价、运输费、装卸费、税费等各项费用。2.规定报价的有效期，一般为询价截止日期后的一定时间段，如30天或60天。在报价有效期内，供应商的报价不得随意更改。（五）评标标准1.制定科学合理的评标标准，确保评标过程的公平公正。评标标准应根据采购项目的特点和要求，综合考虑价格、质量、交货期、售后服务、企业信誉等因素。2.对各项评标因素进行量化评分，明确各项因素的权重和评分细则。例如，价格因素可以占总分的一定比例，质量因素、交货期因素、售后服务因素等也分别设定相应的权重和评分标准。四、询价小组职责（一）采购人员职责1.负责询价活动的组织和协调工作，与各部门沟通需求，制定询价计划和询价文件。2.收集潜在供应商信息，向供应商发出询价文件，接收供应商报价文件，并进行初步登记和整理。3.参与询价评审工作，协助评审小组进行商务条款的评审和谈判。4.负责与中标供应商签订采购合同，并跟踪合同执行情况。（二）技术专家职责1.对采购需求的技术规格和要求进行审核，提供技术支持和专业意见。2.参与询价文件的编制工作，确保技术规格和要求的准确性和合理性。3.在询价评审过程中，对供应商的技术方案进行评审，评估其技术可行性和先进性。4.协助解决采购过程中出现的技术问题，确保采购物资和服务符合公司技术要求。（三）财务人员职责1.参与询价文件的编制工作，对商务条款中的付款方式、价格条款等进行审核，确保符合公司财务制度要求。2.在询价评审过程中，对供应商的报价进行财务分析，评估其价格合理性。3.协助采购部门进行合同签订后的财务结算工作，确保付款流程的规范和准确。五、供应商管理（一）供应商选择1.建立供应商准入制度。供应商应具备合法经营资格，具有良好的商业信誉、财务状况和履行合同能力。2.对潜在供应商进行资质审查，要求其提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证证书、业绩证明等相关资质证明文件。3.根据采购项目的特点和要求，选择合适的供应商。优先选择具有丰富经验、产品质量可靠、价格合理、售后服务良好的供应商。（二）供应商评价1.建立供应商评价体系，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务、价格水平、企业信誉等方面进行评价。2.评价方式可以采用问卷调查、实地考察、数据分析、客户反馈等多种方式相结合。评价结果应及时反馈给供应商，并作为后续合作的参考依据。3.对于评价结果优秀的供应商，给予一定的奖励和优惠政策，如优先采购、增加订单量、延长付款期限等；对于评价结果较差的供应商，及时进行整改或淘汰。（三）供应商档案管理1.建立供应商档案，记录供应商的基本信息、资质证明文件、报价记录、合同履行情况、评价结果等内容。2.供应商档案应定期更新和维护，确保信息的准确性和完整性。通过供应商档案管理，为公司采购决策提供有力支持。六、监督与检查（一）内部监督1.公司审计部门定期对询价活动进行审计监督，检查询价流程是否合规、询价文件是否规范、评标标准是否公正、采购合同是否合法等。2.审计部门有权调阅询价活动的相关文件和资料，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。（二）外部监督1.接受公司内部其他部门和员工的监督，鼓励员工对询价活动中的违规行为进行举报。对举报属实的，给予举报人一定的奖励。2.主动接受政府相关部门、行业协会等外部机构的监督检查，积极配合相关工作，确保公司询价活动符合法律法规和行业规范要求。七、保密规定（一）保密范围1.询价过程中涉及的采购需求、供应商信息、报价文件、评标标准、评审结果等属于公司商业秘密，应予以保密。2.参与询价活动的所有人员，包括采购人员、技术专家、财务人员、供应商等，不得向无关人员泄露询价过程中的任何保密信息。（二）保密措施1.对涉及保密信息的文件和资料，应进行严格的保管和管理，设置专门的存放地点，限制无关人员接触。2.在询价活动中，与供应商签订保密协议，明确双方的保密责任和义务。要求供应商对公司提供的保密信息予以保密，不得用于与