规范与供应商付款制度

PAGE规范与供应商付款制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司与供应商之间的付款流程，确保公司资金的合理使用，维护公司与供应商的良好合作关系，保障双方的合法权益，促进公司运营的有序进行。2.适用范围本制度适用于公司所有与供应商发生的采购业务及付款行为，包括但不限于物资采购、服务采购等。3.基本原则（1独立核算原则：公司对与供应商的采购业务及付款进行独立核算，确保每笔交易清晰准确。（2合规合法原则：严格遵守国家法律法规、行业标准以及公司内部的财务制度，确保付款行为合法合规。（3诚信履约原则：公司与供应商应诚实守信，按照合同约定履行各自的义务，按时足额支付货款。（4风险控制原则：在付款过程中，充分评估各种风险，采取有效措施进行防范和控制，确保公司资金安全。二、供应商选择与合同签订1.供应商选择（1采购部门应根据公司需求，通过多种渠道寻找潜在供应商，如市场调研、行业推荐、网络搜索等。（2对潜在供应商进行全面评估，包括其资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。（3建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评估结果等，以便进行后续管理。2.合同签订（1采购业务达成意向后，必须签订书面合同。合同应明确双方的权利义务，包括采购产品或服务规格型号、数量品质、价格、交货时间地点、付款方式、违约责任等条款。（2合同文本应符合法律法规要求，语言表述严谨准确，避免模糊不清或歧义条款。（3合同签订前，需经法务部门审核，确保合同合法合规，避免法律风险。（4合同签订后，采购部门应及时将合同副本交财务部门备案，作为付款依据。三、付款审批流程1.请款申请（1采购业务完成且验收合格后，采购人员应及时填写请款申请表。请款申请表应包括供应商名称、合同编号、采购项目明细、金额、请款理由等内容。（2请款申请表需附上相关证明文件，如发票、验收报告、合同复印件等。（3采购人员将请款申请表提交至本部门负责人审核，审核内容包括采购业务真实性、合同执行情况、请款金额准确性等。2.部门审核（1采购部门负责人审核通过后，将请款申请表及相关文件提交至财务部门。（2财务部门对请款金额进行核对，检查发票等票据的真实性、合法性、完整性，以及与合同约定的一致性。（3财务部门根据公司资金状况和预算安排，对请款申请进行资金审核。如资金紧张，需与采购部门沟通调整付款计划。3.高层审批（1经财务部门审核通过的请款申请，提交至公司高层领导审批。（2高层领导根据公司整体运营情况、资金状况、供应商合作关系等因素进行综合审批。（3对于重大采购项目或金额较大的请款申请，需经过集体决策或专题会议讨论后审批。4.付款执行（1审批通过后的请款申请，财务部门按照公司付款流程安排资金支付。（2付款方式应根据合同约定及公司实际情况选择，如支票、汇票、银行转账、电子支付等。（3财务部门在付款前，应再次核对付款信息，确保无误后进行支付操作，并及时记录付款明细。四、付款时间与方式1.付款时间（1公司应严格按照合同约定的付款时间支付货款。如有特殊情况需要延迟付款，必须提前与供应商沟通并取得其同意。延迟付款的期限应符合法律法规及合同约定，避免产生逾期违约金等额外费用。（2对于货到付款的采购业务，在货物验收合格后的规定时间内完成付款；对于分期付款的业务，按照合同约定的分期时间和金额按时支付。2.付款方式（1支票付款：财务部门开具支票后，采购人员应及时将支票交付供应商，并要求供应商在支票存根上签字确认。支票交付后，应跟踪支票的兑付情况，确保款项及时到账。（2汇票付款：根据合同约定及业务需要，可选择开具银行汇票支付货款。汇票开具后，应及时交付供应商，并告知其汇票的兑付流程和注意事项。（3银行转账付款：通过公司银行账户直接将款项转账至供应商指定账户。转账前，应仔细核对供应商账户信息，确保转账准确无误。转账完成后，及时获取银行转账回单作为付款凭证。（4电子支付付款：利用电子支付平台进行付款操作，如网上银行支付、第三方支付等。电子支付应确保支付安全，保留支付记录和相关电子凭证。五、逾期付款处理1.逾期通知（1如因公司原因导致逾期付款，财务部门应及时向供应商发出逾期付款通知函，说明逾期原因、预计付款时间等情况，并表达公司的歉意。（2如因供应商原因导致付款争议或逾期付款，采购部门应与供应商沟通协调，了解情况并及时反馈给财务部门。2.违约金支付（1若合同中约定了逾期付款违约金条款，公司应按照合同约定向供应商支付违约金。违约金的计算方式和支付期限应明确在合同中，财务部门应准确计算并按时支付。（2违约金支付应在财务账目中单独列支，确保财务数据清晰准确。3.信用评估调整（1对于逾期付款的供应商，采购部门应将其纳入重点关注名单，并对其信用状况进行重新评估。（2根据信用评估结果，调整与供应商的合作策略，如减少采购量、缩短付款期限、暂停合作等，以降低公司的合作风险。六、付款记录与档案管理1.付款记录（1财务部门应建立完善的付款记录台账，详细记录每笔付款业务的供应商名称、合同编号、付款日期、付款金额、付款方式、发票号码等信息。（2付款记录台账应定期进行核对和更新，确保数据的准确性和完整性。（3付款记录应保存一定期限，以便日后查询和审计。保存期限按照法律法规及公司档案管理规定执行。2.档案管理（1与供应商付款相关的文件资料，如合同、请款申请表、发票、验收报告、付款凭证等，应及时整理归档。（2档案应按照类别和时间顺序进行分类存放，便于查找和使用。（3档案管理人员应定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全和完整。对于超过保存期限的档案，应按照规定进行销毁处理。七、监督与检查1.内部审计监督（1公司内部审计部门定期对供应商付款制度的执行情况进行审计检查。审计内容包括付款流程的合规性、付款记录的准确性、合同执行情况等。（2审计部门发现问题后，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（3内部审计报告应提交给公司管理层，作为决策参考依据。2.财务监督（1财务部门负责对付款业务进行日常监督，确保付款资金的安全和合理使用。（2财务人员应严格按照财务制度和付款流程进行操作，对不符合规定的请款申请有权拒绝支付。（3定期对付款业务进行财务分析，评估付款制度对公司财务状况的影响，为公司决策提供财务数据支持。3.供应商反馈监督（1建立供应商反馈机制，鼓励供应商对公司付款情况进行监督和反馈。（2对于供应商提出的问题和意见，采购部门应及时进行调查处理，并将处理结果反馈给供应商。（3根