规范完善会议记录制度

PAGE规范完善会议记录制度一、总则（一）目的为了加强公司/组织内部沟通与协作，提高会议效率和决策质量，规范会议记录工作，确保会议精神得到有效传达和贯彻执行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各类会议，包括但不限于董事会会议、管理层会议、部门例会、专题研讨会、项目协调会等。（三）基本原则1.真实准确原则：会议记录应如实记录会议内容，确保信息的真实性和准确性，不得歪曲或遗漏重要信息。2.全面完整原则：涵盖会议讨论的各个方面，包括会议主题、议程、发言内容、决议事项等，力求全面反映会议全貌。3.及时高效原则：在会议结束后及时完成记录整理工作，并按照规定的流程进行传递和存档，以便相关人员能够及时获取会议信息。4.保密原则：对于涉及公司/组织机密信息的会议记录，应严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。二、会议记录的职责分工（一）记录人员职责1.负责会议现场的记录工作，准确记录会议时间、地点、参会人员、会议主题、议程安排、发言内容、讨论要点、决议事项等详细信息。2.采用规范的记录方法和格式，确保记录内容清晰、有条理，便于后续查阅和整理。3.在会议过程中，如遇重要内容或有疑问的表述，应及时向发言者确认，确保记录准确无误。4.会议结束后，及时对记录进行整理和编辑，形成完整、准确的会议记录文档，并提交给上级领导或相关部门审核。（二）审核人员职责1.对会议记录进行审核，重点检查记录内容是否真实、准确、完整，格式是否规范，决议事项是否明确等。2.如发现记录存在问题，应及时与记录人员沟通，要求其进行修改和完善。3.审核通过后，在会议记录文档上签字确认，并按照规定的流程进行传递和存档。（三）存档人员职责1.负责将审核通过的会议记录进行分类存档，建立完善的会议记录档案库，以便于查询和检索。2.按照规定的存储期限和存储方式，妥善保管会议记录档案，确保档案的安全性和完整性。3.根据公司/组织内部的查阅需求，及时提供会议记录档案的查阅服务，并做好查阅登记工作。三、会议记录的内容要求（一）会议基本信息1.会议名称：明确会议的具体名称，如“第X次董事会会议”、“XX部门月度例会”等。2.会议时间：记录会议开始和结束的具体时间，精确到分钟。3.会议地点：详细记录会议召开的地点。4.参会人员：列出参会人员的姓名、职务，如有缺席人员，应注明缺席原因。（二）会议议程1.按照会议实际讨论的顺序，依次记录各项议程的标题和内容要点。2.对于重要议程的讨论过程和结果，应进行详细记录。（三）发言内容1.记录每位发言者的姓名、职务和发言内容，尽量使用发言者的原话，确保记录的准确性。2.对于发言中的重点观点、意见建议、数据信息等，应进行突出标注，以便于后续查阅和分析。3.如发言者之间存在讨论、争论或互动环节，应记录讨论的主要内容和各方观点，以及最终达成的共识或未解决的问题。（四）决议事项1.明确记录会议讨论后形成的决议事项，包括决议内容、责任部门、完成时间等关键信息。2.对于重要决议事项，应记录决议的依据和背景情况，以便于理解和执行。3.如决议事项需要多个部门协同完成，应明确各部门的职责分工和协作方式。（五）其他事项1.记录会议中提出的重要问题、关注的焦点以及下一步工作计划等相关信息。2.对于会议中涉及的重要文件、资料、数据等，应注明其名称和来源，并在会议记录中适当引用或摘要相关内容。四、会议记录的格式规范（一）页面设置1.纸张规格：采用A4纸。2.页边距：上、下、左、右页边距均设置为2.5厘米。3.字体字号：标题采用二号宋体加粗，正文采用四号宋体，行间距设置为1.5倍行距。（二）标题格式1.一级标题：“一、总则”、“二、会议记录的职责分工”等，采用三号宋体加粗，序号与标题之间空一格。2.二级标题：“（一）目的”、“（二）适用范围”等，采用四号宋体加粗，序号与标题之间空一格。3.三级标题：“1.真实准确原则”、“2.全面完整原则”等，采用小四号宋体加粗，序号与标题之间空一格。（三）段落格式1.每段开头缩进2个字符。2.对于并列内容或条款较多的情况，可以采用分条列项的方式进行记录，每条内容前用序号（如1.、2.、3.等）标注，序号后空一格书写内容。（四）签字栏在会议记录文档的末尾设置签字栏，包括记录人、审核人、批准人的签字和日期。签字栏应采用表格形式，注明签字人姓名、职务、签字日期等信息。五、会议记录的流程（一）会前准备1.会议组织者提前与记录人员沟通会议信息，包括会议主题、议程安排、预计参会人员等，以便记录人员做好准备工作。2.记录人员准备好会议记录所需的文具和设备，如笔记本、电脑、录音笔等，并确保设备电量充足、存储空间足够。3.记录人员提前熟悉会议议程和相关背景资料，以便在会议过程中能够更好地理解发言内容，准确记录会议信息。（二）会议记录1.记录人员在会议开始前到达会议现场，选择合适的位置就座，确保能够清晰听到发言内容和看到会议资料。2.按照会议议程顺序，认真记录会议过程中的各项信息，包括发言内容、讨论要点、决议事项等。对于重要内容，可以采用录音、拍照等辅助方式进行记录，但应注意不影响会议正常进行。3.在记录过程中，如遇特殊情况（如发言者语速过快、口音较重等）导致记录困难，应及时向发言者示意，请其放慢语速或重复表述。4.会议结束后，记录人员应尽快对记录进行整理和补充，确保记录内容完整、准确。（三）审核与修改1.记录人员完成会议记录初稿后，将其提交给审核人员进行审核。审核人员应在规定的时间内完成审核工作，并提出修改意见。2.记录人员根据审核意见对会议记录进行修改和完善，确保记录内容符合要求。修改完成后，再次提交审核人员进行审核，直至审核通过。（四）存档与传递1.审核通过的会议记录由存档人员按照规定的分类和存储方式进行存档，建立电子和纸质档案。电子档案应按照日期、会议名称等进行命名和分类存储，纸质档案应按照年度、会议类别等进行装订和存放。2.存档人员根据会议记录的分发范围和使用权限，将会议记录传递给相关人员。对于涉及公司/组织机密信息的会议记录，应按照保密规定进行传递和管理，确保信息安全。3.在传递会议记录时，存档人员应填写《会议记录传递登记表》，详细记录传递时间、接收人员姓名、部门、职务、传递方式等信息，并要求接收人员签字确认。六、会议记录的查阅与使用（一）查阅权限1.公司/组织内部人员因工作需要查阅会议记录的，应按照规定的审批流程进行申请。一般情况下，本部门人员查阅本部门相关会议记录，由部门负责人审批；跨部门查阅会议记录，需经查阅部门负责人和被查阅记录所属部门负责人共同审批。2.涉及公司/组织机密信息的会议记录，查阅权限应严格按照公司/组织的保密制度执行，未经授权的人员不得查阅。（二）查阅流程1.查阅人员填写《会议记录查阅申请表》，详细说明查阅的会议名称、时间、查阅目的、查阅内容等信息，并提交给审批人审批。2.审批人根据查阅人员的申请内容和查阅权限进行审批，如同意查阅，在申请表上签字确认，并注明查阅期限。3.查阅人员持审批通过的申请表到存档人员处查阅会议记录。存档人员应按照申请表上注明的查阅内容和查阅期限，为查阅人员提供相应的会议记录，并做好查阅登记工作。查阅登记内容包括查阅时间、查阅人员姓名、部门、职务、查阅内容、查阅期限等信息。（三）使用规定1.查阅人员应妥善保管查阅到的会议记录，不得擅自复制、传播、泄露会议记录内容。如需复制会议记录，应按照规定的审批流程进行申请，经批准后方可复制。2.查阅人员在查阅会议记录过程中，如发现记录存在问题或疑问，应及时与存档人员沟通，不得擅自修改会议记录。3.查阅人员应在规定的查阅期限内归还会议记录，如因特殊情况需要延长查阅期限，应提前向存档人员申请并经批准。七、会议记录的保管与销毁（一）保管期限1.公司/组织重要会议的记录，如董事会会议记录、涉及重大决策或项目的会议记录等，保管期限为长期。2.一般会议的记录，保管期限为[X]年。保管期限自会议结束之日起计算。（二）保管方式1.会议记录应采用电子和纸质两种方式进行保管。电子记录应存储在安全可靠的服务器或存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。纸质记录应按照年度、会议类别等进行分类装订，存放在专门的档案柜中，确保档案的安全和完整。2.对于涉及公司/组织机密信息的会议记录，应按照保密制度的要求进行保管，采取加密存储、专人管理等措施，防止信息泄露。（三）销毁程序1.会议记录保管期限届满后，由存档人员提出销毁申请，填写《会议记录销毁申请表》，详细说明拟销毁的会议记录名称、时间、保管期限等信息，并提交给上级领导审批。2.审批人根据公司/组织的档案管理制度和保密规定，对销毁申请进行审批。如同意销毁，在申请表上签字确认，并指定专人负责销毁工作。3.销毁人员按照审批意见，对拟销毁的会议记录进行销毁。销毁方式可以采用粉碎、焚烧等方式，确保记录内容无法恢复。在销毁过程中，应安排专人进行监督，并填写《会议记录销毁登记表