规范挂账单位管理制度

PAGE规范挂账单位管理制度一、总则（一）目的为加强公司挂账单位管理，规范挂账行为，确保公司资金安全，维护公司正常经济秩序，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于与公司发生挂账业务的所有单位，包括但不限于供应商、客户、合作伙伴等。（三）基本原则1.合法性原则：挂账业务必须符合国家法律法规和行业标准，确保交易行为合法合规。2.真实性原则：挂账事项应真实、准确反映经济业务实质，严禁虚假挂账。3.风险可控原则：在挂账管理过程中，充分评估风险，采取有效措施控制风险，保障公司利益。4.规范操作原则：明确挂账业务流程和审批权限，严格按照规定操作，确保挂账管理规范有序。二、挂账单位的选择与准入（一）选择标准1.具有良好的商业信誉，无不良信用记录。通过查询信用评级机构报告、企业征信系统等方式进行评估。2.具备合法有效的经营资质，经营范围与公司业务相关。审核其营业执照、税务登记证、行业许可证等相关证件。3.财务状况良好，具有一定的偿债能力。分析其财务报表，关注资产负债率、流动比率、盈利能力等指标。4.生产经营稳定，具备持续经营能力。考察其生产设备、人员规模、市场份额等情况。（二）准入流程1.业务部门推荐：业务部门根据业务开展需要，对潜在挂账单位进行初步调查，填写《挂账单位准入申请表》，详细说明推荐理由、单位基本情况、预计挂账金额及期限等信息，并提交相关证明材料。2.财务部门审核：财务部门收到申请表后，对申请单位的财务状况、信用情况等进行审核。必要时，可要求业务部门补充资料或进行实地考察。审核通过后，在申请表上签署意见。3.风险管理部门评估：风险管理部门从风险角度对申请单位进行评估，分析挂账业务可能存在的风险，并提出风险防控建议。评估通过后，出具评估报告。4.管理层审批：经业务部门、财务部门和风险管理部门审核评估通过的申请，提交公司管理层审批。管理层根据公司战略和业务发展需要，做出是否批准准入的决定。5.准入通知：审批通过后，由业务部门向申请单位发出《挂账单位准入通知书》，明确告知其已获得挂账资格及相关挂账规定。三、挂账业务的办理（一）业务发起1.业务部门在与挂账单位开展业务前，应根据业务合同或协议，确定挂账事项，并填写《挂账业务申请表》，详细注明业务内容、挂账金额、挂账期限、付款方式等信息。2.将申请表及相关业务合同或协议提交财务部门审核。（二）财务审核1.财务部门收到申请表后，对业务的真实性、合理性、合规性进行审核。重点审核挂账金额是否与合同约定一致，挂账期限是否符合公司规定，付款方式是否明确可行等。2.审核相关发票、送货单、验收单等原始凭证的真实性和完整性。确保凭证与业务实际相符，且符合财务核算要求。3.如发现问题，及时与业务部门沟通，要求其补充资料或进行更正。审核通过后，在申请表上签署意见。（三）审批流程1.根据公司规定的审批权限，《挂账业务申请表》依次提交各级审批人审批。2.审批人应认真审查申请内容，对挂账业务的必要性、风险程度等进行综合评估，并签署审批意见。3.对于重大挂账业务或存在风险的挂账业务，应提交公司管理层集体决策。（四）挂账记录1.财务部门根据审批通过的申请表，在财务系统中建立挂账记录。详细记录挂账单位名称、挂账金额、挂账期限、业务内容、审批情况等信息。2.定期对挂账记录进行核对和清理，确保记录准确无误。四、挂账款项的结算与催收（一）结算管理1.财务部门应按照合同约定的付款方式和期限，及时与挂账单位办理款项结算。2.对于到期的挂账款项，提前通知挂账单位准备付款，并跟踪款项到账情况。3.在结算过程中，严格审核相关票据和凭证，确保结算金额准确无误。（二）催收管理1.如挂账单位未能按时足额支付款项，财务部门应及时启动催收程序。2.制定催收计划，明确催收责任人、催收方式和时间节点。催收方式可包括电话催收、函件催收、上门催收等。3.定期对催收情况进行跟踪和分析，对于长期拖欠款项的单位，采取进一步的措施，如暂停业务往来、通过法律途径解决等。4.催收过程中形成的相关记录，如催收函件、电话记录等，应妥善保存，作为后续处理的依据。五、挂账单位的动态管理（一）信用评估1.定期对挂账单位的信用状况进行评估，评估周期可根据实际情况设定为半年或一年。2.评估内容包括挂账单位的付款记录（是否按时足额付款）、经营状况变化、市场口碑等方面。3.根据评估结果，调整挂账单位的信用等级，并相应调整挂账额度、挂账期限等管理措施。（二）信息更新1.业务部门应及时关注挂账单位的信息变化，如经营范围变更、法定代表人变更、联系方式变更等。2.如有信息变更，应及时通知财务部门进行更新，确保公司与挂账单位之间的信息沟通顺畅。（三）异常情况处理1.如发现挂账单位出现经营困难、财务危机、涉诉等异常情况，业务部门应立即报告公司管理层，并暂停与该单位的挂账业务。2.财务部门对已挂账款项进行风险评估，采取相应的保全措施，如冻结账户、要求提供担保等，以降低公司损失。3.组织相关部门对异常情况进行调查分析，制定应对方案，妥善处理后续事宜。六、监督与检查（一）内部审计1.公司内部审计部门定期对挂账单位管理制度的执行情况进行审计。2.审计内容包括挂账单位的选择与准入、挂账业务办理、款项结算与催收、动态管理等环节是否符合制度规定。3.对审计发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）财务检查财务部门定期对挂账业务进行自查，检查挂账记录是否准确完整，款项结算是否及时合规，催收工作是否有效等。发现问题及时整改，并将自查情况报告公司管理层。（三）违规处理1.对于违反本制度规定的行为，视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括警告、罚款、