档案信息管理制度规范

PAGE档案信息管理制度规范一、总则（一）目的为加强公司/组织档案信息管理，确保档案信息的完整性、准确性、安全性和可利用性，提高公司/组织的管理水平和工作效率，依据国家相关法律法规及行业标准，制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工在档案信息管理方面的活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案管理活动合法合规。2.集中统一原则：公司/组织的档案信息实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责统筹协调。3.真实完整原则：档案信息应如实反映公司/组织的各项活动，保证其内容完整、准确。4.安全保密原则：采取有效措施确保档案信息的安全，防止信息泄露、篡改或丢失，对涉及机密的档案严格保密。5.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和使用，提高档案信息的利用价值。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立专门的档案管理部门，负责档案信息的集中管理工作。档案管理部门可根据实际情况配备档案管理人员，明确各岗位的职责分工。（二）档案管理部门职责1.制定和完善档案管理制度：根据国家法律法规和公司/组织实际情况，制定和修订档案信息管理制度规范，确保制度的科学性和有效性。2.档案收集与整理：负责接收、收集公司/组织各部门形成的各类档案，按照档案分类标准进行整理、编目，使其系统化、条理化。3.档案保管：建立安全的档案保管场所，配备必要的保管设备，对档案进行妥善保管，确保档案的实体安全。4.档案信息化管理：推进档案信息的数字化建设，建立档案信息管理系统，实现档案的电子化存储、检索和利用，提高档案管理的效率和水平。5.档案利用服务：为公司/组织内部各部门及员工提供档案查询、借阅等服务，根据规定办理相关手续，确保档案的合理利用。6.档案鉴定与销毁：定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已到保管期限且无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。7.档案统计与分析：对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，分析档案管理工作的成效与问题，为决策提供依据。8.指导与监督：对公司/组织内各部门的档案管理工作进行指导和监督，确保各部门档案管理工作符合制度要求。三、档案分类与编号（一）档案分类1.行政类档案：包括公司/组织的行政管理文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、印章管理档案等。2.业务类档案：根据公司/组织的业务范围，分为市场营销档案、生产管理档案、财务管理档案、质量管理档案、技术研发档案等，具体分类可根据实际业务情况进一步细化。3.项目类档案：针对公司/组织开展的各类项目，设立项目档案，包括项目立项文件、项目计划、项目实施过程中的各类文件、项目验收文件等。4.合同类档案：涵盖公司/组织签订的各类合同，如采购合同、销售合同、租赁合同、服务合同等。5.资质类档案：保存公司/组织的营业执照、资质证书、荣誉证书、许可证等相关文件。6.其他类档案：不属于上述分类的其他重要文件和资料。（二）档案编号为便于档案的管理和查询，对每类档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。编号方法可采用数字编码或字母与数字相结合的方式，具体如下：1.行政类档案：编号格式为“XZ[年份][流水号]”，其中“XZ”表示行政类档案，“[年份]”为档案形成的年份，“[流水号]”为该年份内该类档案的顺序号。2.业务类档案：根据不同业务类别，采用相应的编号规则。例如，市场营销档案编号格式为“SC[年份][业务细分代码][流水号]”，其中“SC”表示市场营销档案，“[年份]”为年份，“[业务细分代码]”用于区分不同的业务细分领域，“[流水号]”为顺序号。3.项目类档案：编号格式为“XM[项目编号][年份][流水号]”，“XM”表示项目类档案，“[项目编号]”为项目的唯一标识符，“[年份]”为年份，“[流水号]”为该项目内档案的顺序号。4.合同类档案：编号格式为“HT[合同签订年份][合同类别代码][流水号]”，“HT”表示合同类档案，“[合同签订年份]”为合同签订年份，“[合同类别代码]”区分不同类型的合同，“[流水号]”为顺序号。5.资质类档案：编号格式为“ZZ[资质证书类别代码][颁发年份][流水号]”，“ZZ”表示资质类档案，“[资质证书类别代码]”区分不同资质证书类型,“[颁发年份]”为颁发年份，“[流水号]”为顺序号。6.其他类档案：编号格式为“QT[年份][流水号]”，“QT”表示其他类档案，“[年份]”为年份，“[流水号]”为顺序号。四、档案收集与整理（一）档案收集1.明确收集范围：各部门应按照档案管理制度规定的范围，及时收集本部门在工作活动中形成的各类档案，并定期移交档案管理部门。2.确定收集时间：对于常规性工作形成的档案，应在工作结束后的规定时间内收集；对于临时性工作或重大活动形成的档案，应在活动结束后立即进行收集。3.收集要求：收集的档案应齐全完整、真实有效，字迹清晰、载体完好。对于电子文件，应确保其格式正确、内容完整，并按照规定进行存储。（二）档案整理1.分类排序：档案管理部门收到各部门移交的档案后，按照档案分类标准进行分类，然后对每类档案按照时间顺序或重要程度进行排序。2.编目装订：为每一份档案编制目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。对于纸质档案，应进行装订，确保整齐牢固；对于电子档案，应进行格式转换和元数据标注，保证其规范性和可读性。3.建立检索工具：根据档案分类和编号情况，建立档案检索工具，如纸质目录索引、电子检索系统等，方便档案的查询和利用。五、档案保管（一）保管场所与设施1.保管场所选择：档案保管场所应选择安全、干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗的地点，远离易燃、易爆、腐蚀性物品存放区域。2.设施配备：配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度控制设备、消防设备、防虫药品、防盗监控设备等。对于电子档案，应配备服务器、存储设备、备份设备等，确保电子档案的安全存储。（二）档案存储方式1.纸质档案存储：按照档案分类顺序，将纸质档案存放在档案柜或货架上，并在显著位置标明档案类别、编号等信息，便于查找。2.电子档案存储：电子档案应存储在专门的服务器或存储设备上，按照档案分类和编号建立文件夹结构，进行分类存储。同时，应定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。（三）档案保管期限1.确定原则：根据国家有关规定和公司/组织实际情况，结合档案的重要性、历史价值、现实利用需求等因素，确定档案的保管期限。2.保管期限划分：档案保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限一般分为30年、10年。对于涉及公司/组织核心业务、重要权益、历史沿革等具有长期保存价值的档案，应列为永久保管；对于一般性业务档案，可根据实际情况确定为30年或10年保管期限。（四）档案保管要求1.定期检查：档案管理人员应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的实体状况、保管环境、存储设备等，发现问题及时处理，并做好检查记录。2.温湿度控制：根据档案保管要求，控制保管场所的温湿度，温度一般保持在14℃24℃之间，相对湿度保持在45%60%之间。3.防虫防霉：定期投放防虫药品，防止档案遭受虫害；保持保管场所清洁卫生，防止档案发霉。4.防火防盗：加强防火防盗意识，配备必要的消防器材，安装防盗监控设备，确保档案保管场所的安全。六、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息管理系统，实现档案的电子化收集、整理、存储、检索、利用和统计分析，提高档案管理的效率和服务水平，为公司/组织的决策提供及时、准确的信息支持。（二）系统功能要求1.档案录入与存储：能够实现档案信息的快速录入，支持多种格式文件的上传和存储，确保档案数据的完整性和准确性。2.检索查询：提供灵活多样的检索方式，如按关键词、分类、编号等进行检索，能够快速定位所需档案信息。3.借阅管理：实现档案借阅流程的电子化管理，记录借阅人员、借阅时间、归还时间等信息，对逾期未还的档案进行提醒和催还。4.权限管理：设置不同的用户权限，确保只有授权人员能够访问和操作相应的档案信息，保障档案信息的安全。5.统计分析：对档案的收进、移出、利用情况等进行统计分析，生成各类报表和图表，为档案管理决策提供数据支持。6.数据备份与恢复：定期对档案信息进行备份，并具备数据恢复功能，防止数据丢失。（三）数据安全管理1.用户认证与授权：采用安全可靠的用户认证方式，如用户名/密码、数字证书等，对用户进行身份验证，并根据用户角色授予相应的操作权限。2.数据加密：对存储在系统中的档案数据进行加密处理，确保数据在传输和存储过程中的安全性，防止数据被窃取或篡改。3.访问控制：建立严格的访问控制机制，限制对档案信息的访问范围，对敏感信息设置更高的访问级别，只有经过授权的人员才能访问。4.安全审计：对系统的操作日志进行记录和审计，及时发现和处理异常操作行为，保障系统的安全稳定运行。七、档案利用（一）利用范围公司/组织内部各部门及员工因工作需要，可按照规定利用档案信息。利用范围包括查阅、借阅、复制档案等。（二）利用流程1.申请：利用者需填写档案利用申请表，注明利用目的、档案名称、编号等信息，并提交所在部门负责人审批。2.审批：部门负责人根据利用目的和实际情况进行审批，对于涉及重要机密或敏感信息的档案利用申请，需经公司/组织高层领导审批。3.办理：档案管理部门根据审批结果，为利用者办理档案查阅、借阅或复制手续。查阅档案一般应在档案管理部门指定的场所进行；借阅档案需登记借阅期限，到期及时归还；复制档案应按照规定收取一定的费用，并确保复制件与原件一致。4.归还：利用者使用完毕后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。档案管理人员应对归还的档案进行检查，确保档案完整无损。（三）利用限制1.涉及公司/组织机密、商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案，未经授权不得对外提供利用。2.档案利用应遵循档案的原始性和完整性原则，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。3.利用档案时，不得损坏档案载体，如因特殊原因需要对档案进行技术处理，应经档案管理部门同意，并在专业人员指导下进行。八档案鉴定与销毁（一）鉴定组织与人员成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家以及档案管理人员组成。鉴定工作小组负责对档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和销毁范围。（二）鉴定标准与方法1.鉴定标准：依据国家有关规定和公司/组织实际情况，结合档案的历史价值、现实利用价值、保存状况等因素，制定档案鉴定标准。2.鉴定方法：鉴定工作小组通过查阅档案内容、分析档案形成背景、评估档案利用需求等方式，对档案进行全面审查和评估，确定档案的保管期限和销毁范围。（三）销毁程序1.编制销毁清单：经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理部门编制销毁清单，清单应包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。2.审批：销毁清单报经公司/组织领导审批同意后，方可进行销毁。3.销毁实施：档案销毁应在指定的场所进行，采用适当的销毁方式，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。销毁过程中，应安排专人负责监督，并做好销毁记录。4.监销记录：监销人员应在销毁记录上签字确认，销毁记录应包括销毁时间、地点、档案名称、数量等信息，并存档备查。九、监督与检查（一）监督检查主体公司/组织内部设立档案管理监督检查机构，负责对档案信息管理工作进行定期或不定期的监督检查。监督检查机构可由公司/组织的审计部门、纪检部门以及档案管理部门人员组成。（二）监督检查内容1.制度执行情况：检查各部门及员工对档案信息管理制度的执行情况，是否按照规定进行档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.档案质量：检查档案的完整性、准确性、系统性，档案的分类、编号、编目等是否符合要求。3.保管环境与设施：检查档案保管场所的环境条件是否符合要求，保管设施是否完好有效。4.信息化管理：检查档案信息管理系统的运行情况，数据的安全性、准确性和完整性，以及用户权限管理等是否规范。5.利用服务：检查档案利用服务工作是否规范，利用