规范采购业务管理制度

PAGE规范采购业务管理制度一、总则（一）目的为加强公司采购业务管理，规范采购流程，保障公司物资供应，降低采购成本，提高采购效率，确保采购活动合法合规，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购业务活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，不得偏袒任何供应商，维护市场竞争的公平性。3.效益原则：在保证物资质量和服务水平的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。4.诚信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系，严格履行采购合同。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。采购决策委员会负责审议重大采购项目，制定采购战略和政策，监督采购活动的执行情况。（二）采购执行部门采购部门是公司采购业务的执行主体，负责具体采购项目的实施。采购部门应根据公司需求，制定采购计划，寻找合格供应商，组织采购谈判，签订采购合同，跟踪采购进度，验收采购物资等。（三）其他相关部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购物资的规格、型号、数量、质量要求等，并对采购物资进行验收。2.财务部门：负责审核采购预算，支付采购款项，对采购成本进行核算和控制。3.质量部门：负责对采购物资的质量进行检验和监督，确保采购物资符合质量要求。4.法务部门：负责审查采购合同，提供法律咨询和支持，确保采购合同合法合规。三、采购流程（一）采购需求提出1.需求部门根据公司业务发展需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计采购时间等信息，并提交给采购部门。2.《采购申请表》应经需求部门负责人审核签字后生效。（二）采购计划制定1.采购部门收到《采购申请表》后，对采购需求进行汇总和分析，结合公司库存情况和采购预算，制定采购计划。2.采购计划应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、采购时间、采购方式等内容，并提交给采购决策委员会审批。（三）供应商选择与管理1.供应商寻找：采购部门通过多种渠道寻找合格供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，并建立供应商信息库管理。2.供应商评估：采购部门对潜在供应商进行评估，评估内容包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。评估可采用实地考察、问卷调查、样品测试、供应商业绩评价等方式进行。3.供应商选择：采购部门根据供应商评估结果，选择合适的供应商，并与其签订《供应商合作协议》，明确双方的权利和义务。4.供应商管理：采购部门定期对供应商进行考核和评价，根据考核结果调整供应商合作关系。对于表现优秀的供应商，给予奖励和优先合作机会；对于表现不佳的供应商，及时进行整改或淘汰。（四）采购谈判与合同签订1.采购谈判：采购部门与选定的供应商进行采购谈判，就采购物资的价格、交货期、质量标准、付款方式等条款进行协商，争取达成双方满意的采购协议。2.合同签订：采购谈判达成一致后，采购部门负责起草采购合同，并提交给法务部门审核。审核通过后，由公司授权代表与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，确保采购活动的顺利进行。（五）采购执行与跟踪1.采购订单下达：采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单，明确采购物资的名称、规格、型号、数量、交货期、交货地点等信息。2.采购跟踪：采购部门定期跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保采购物资按时、按质、按量交付。如遇问题，应及时采取措施解决，并向相关部门汇报。（六）采购验收1.验收准备：需求部门在采购物资到货前，应做好验收准备工作，包括制定验收标准、准备验收工具、安排验收人员等。2.验收实施：采购物资到货后，需求部门按照验收标准进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、型号、质量等方面。验收合格后，需求部门填写《采购验收单》，并签字确认。3.验收结果处理：如验收发现问题，需求部门应及时与供应商沟通协商解决。对于不合格物资，应要求供应商及时更换或处理。如因供应商原因导致采购物资无法按时、按质、按量交付，采购部门应按照采购合同约定追究供应商的违约责任。（七）采购付款1.付款申请：采购部门根据采购合同和验收情况，填写《采购付款申请表》，详细说明采购物资的名称、规格、型号、数量、采购金额、付款方式等信息，并提交给财务部门审核。2.付款审核：财务部门对《采购付款申请表》进行审核，审核内容包括采购合同的执行情况、验收结果、发票真实性等方面。审核通过后，由财务部门按照公司财务制度办理付款手续。3.付款方式：采购付款方式应根据采购合同约定进行，可采用支票、汇票、电汇、银行承兑汇票等方式支付。对于金额较大的采购项目，可采用分期付款方式。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购业务进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如市场价格波动、供应商违约、质量问题、法律风险等。2.风险评估可采用定性和定量相结合的方法，对风险发生的可能性和影响程度进行评估，确定风险等级。（二）风险应对措施1.市场价格波动风险：采购部门应密切关注市场价格动态，建立价格预警机制，及时调整采购策略。对于价格波动较大的物资，可采用套期保值、签订长期合同等方式降低价格风险。2.供应商违约风险：采购部门应加强对供应商的管理和监督，建立供应商信用档案，定期对供应商进行考核和评价。在签订采购合同前，应要求供应商提供有效的担保或保证金，以降低供应商违约风险。3.质量问题风险：采购部门应加强对采购物资质量的控制，严格按照质量标准进行验收。在采购合同中应明确质量违约责任，对于质量不合格的物资，应要求供应商承担相应的赔偿责任。4.法律风险：采购部门应加强对法律法规的学习和了解，确保采购活动合法合规。在签订采购合同前，应要求法务部门对合同进行审核，避免合同纠纷和法律风险。五、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购业务进行审计，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订和履行情况、采购资金的使用情况等，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.采购部门应定期向公司管理层汇报采购业务情况，接受公司内部监督和检查。（二）外部监督1.公司应积极配合政府相关部门的监督检查，如实提供采购业务资料，接受政府部门的监督和管理。2.公司可邀请外部审计机构对采购业务进行专项审计，以提高采购业务的透明度和规范性。六、采购绩效评估（一）评估指标1.采购成本：评估采购物资的价格水平，计算采购成本降低率。2.采购质量：评估采购物资的质量合格率，计算质量问题发生率。3.采购效率：评估采购订单的执行周期，计算采购及时率。4.供应商满意度：评估供应商对公司采购业务的满意度，计算供应商满意度得分。（二）评估方法1.采购部门定期收集采购业务数据，按照评估指标进行计算和分析，形成采购绩效评估报告。2.采购绩效评估报告应包括采购业务的基本情况、评估指标完成情况、存在的问题及改进措施等内容，并提交给公司管理层和相关部门。（三）评估结果应用1.根据采购绩效评估结果，对采购部门和采购人员进行绩效考核，将考核结果与薪酬、晋升等挂钩，激励采购部门和采购人员提高采购业务水平。2.针对采购绩效评估中发现的问题，及时制定改进措施，不断完善采购业务管