装备采购规范管理制度

PAGE装备采购规范管理制度一、总则（一）目的为了加强公司装备采购管理，规范采购行为，确保采购装备的质量、性能符合公司需求，提高采购效率，降低采购成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有装备采购活动，包括但不限于生产设备、办公设备、检测仪器、运输工具等各类装备的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：在采购过程中，应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不偏袒、不歧视，保证竞争环境的公平性。3.效益原则：追求采购效益最大化，在保证装备质量和性能的前提下，降低采购成本，提高资金使用效率。4.质量优先原则：优先选择质量可靠、性能优良的装备，以满足公司生产经营和业务发展的需要。二、采购计划管理（一）需求预测各部门应根据公司发展战略、生产经营计划和实际工作需要，提前对装备需求进行预测。需求预测应综合考虑业务增长、技术更新、设备老化等因素，确保预测结果的准确性和合理性。（二）采购申请1.各部门根据需求预测结果，填写《装备采购申请表》，详细说明采购装备的名称、规格型号、数量、技术参数、采购理由、预计采购时间等信息。2.《装备采购申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（三）采购计划编制采购部门收到各部门提交的《装备采购申请表》后，进行汇总整理，并结合公司库存情况、资金状况等因素，编制年度采购计划和月度采购计划。采购计划应明确采购装备的名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。（四）采购计划审批采购计划编制完成后，提交至公司管理层进行审批。公司管理层应根据公司战略规划、资金状况、市场情况等因素，对采购计划进行审核，确保采购计划符合公司整体利益。采购计划经审批通过后，方可组织实施。三、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应建立供应商信息库，收集、整理供应商的基本资料、经营状况、产品质量、价格水平、售后服务等信息。2.根据采购装备的需求特点和质量要求，从供应商信息库中筛选出潜在供应商，并对其进行实地考察和评估。评估内容包括供应商的生产能力、技术水平、质量管理体系、信誉状况等方面。3.采购部门组织相关部门对潜在供应商进行综合评审，评审结果分为合格、不合格和待定。合格供应商纳入公司供应商名录，作为今后采购的主要对象；不合格供应商不得参与公司采购活动；待定供应商需进一步考察或整改后再行评审。（二）供应商考核1.采购部门定期对供应商进行考核，考核周期为每年一次。考核内容包括产品质量、交货期、价格水平、售后服务等方面。2.采购部门根据考核结果，对供应商进行分类管理。对于考核优秀的供应商，给予优先采购、增加采购份额等奖励；对于考核不合格的供应商，发出整改通知，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，取消其供应商资格。（三）供应商关系维护1.采购部门应与供应商保持密切沟通，及时了解供应商的生产经营状况、产品质量情况等信息，协调解决采购过程中出现的问题。2.定期组织供应商座谈会，加强与供应商的合作与交流，共同探讨如何提高产品质量、降低成本、优化服务等问题。3.对于长期合作、信誉良好的供应商，公司可与其建立战略合作伙伴关系，实现互利共赢。四、采购流程管理（一）采购申请受理采购部门收到各部门提交的《装备采购申请表》后，对其进行形式审查。审查内容包括申请表填写是否完整、准确，采购理由是否充分，预算金额是否合理等。如申请表不符合要求，采购部门应及时通知申请部门进行修改。（二）采购方式确定1.根据采购装备的性质、金额、市场供应情况等因素，确定采购方式。采购方式主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。2.公开招标适用于采购金额较大、技术复杂、市场竞争充分的装备采购项目；邀请招标适用于具有特定资格要求或受自然地域环境限制的装备采购项目；竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的装备采购项目；单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的装备采购项目；询价采购适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的装备采购项目。（三）采购文件编制1.根据确定的采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等。采购文件应明确采购装备的名称、规格型号、数量、技术参数、质量要求、交货期、售后服务等内容，以及供应商的资格条件、投标报价要求、评标标准等。2.采购文件编制完成后，提交至公司内部审核。审核内容包括采购文件的合法性、合规性、完整性、准确性等方面。如采购文件不符合要求，应及时进行修改。（四）采购信息发布1.对于公开招标项目，采购部门应在指定的媒体上发布采购公告，公告内容应包括采购项目的名称、编号、采购人、采购内容、采购预算、供应商资格条件、获取采购文件的时间、地点、方式以及投标截止时间和开标时间等信息。2.对于邀请招标、竞争性谈判、询价采购等项目，采购部门应向符合资格条件的供应商发出邀请书或询价通知书，邀请书或询价通知书应明确采购项目的基本情况、供应商的资格条件、采购文件的获取方式、投标报价要求、开标时间和地点等信息。（五）供应商投标（响应）1.供应商收到采购文件后，应按照采购文件的要求编制投标文件或响应文件，并在规定的时间内提交至采购部门指定的地点。投标文件或响应文件应包括投标报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表、资格证明文件、售后服务承诺等内容。2.供应商应确保投标文件或响应文件的真实性、完整性和准确性，如发现有虚假陈述或隐瞒事实的情况，将取消其投标资格或成交资格，并承担相应的法律责任。（六）开标（谈判、询价）1.采购部门按照采购文件规定的时间和地点组织开标（谈判、询价）活动。开标（谈判）过程中，采购部门应按照规定的程序进行唱标、开标、评标（谈判）等工作，确保开标（谈判）活动的公平、公正、公开。2.询价采购过程中，采购部门应向供应商发出询价通知书，要求供应商在规定的时间内进行报价。采购部门根据供应商的报价情况，选择报价最低且符合采购要求的供应商作为成交供应商。（七）中标（成交）供应商确定1.评标（谈判）委员会根据评标标准和方法，对供应商的投标文件或响应文件进行评审，推荐中标（成交）候选人。采购部门根据评标（谈判）委员会的推荐意见，确定中标（成交）供应商，并向其发出中标（成交）通知书。2.中标（成交）供应商应在收到中标（成交）通知书后的规定时间内，与采购部门签订采购合同。采购合同应明确采购装备的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量要求、售后服务等内容，以及双方的权利和义务。（八）合同签订与履行1.采购合同签订后，采购部门应将合同副本提交至相关部门备案。相关部门应按照合同约定，履行各自的职责，确保合同的顺利履行。2.采购部门应跟踪采购合同的履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。如供应商未能按照合同约定履行义务，采购部门应按照合同约定追究其违约责任。（九）验收与付款1.装备到货后，采购部门应组织相关部门进行验收。验收内容包括装备的数量、规格型号、质量、性能等方面。验收合格后，采购部门应出具验收报告。2.采购部门根据验收报告和采购合同，办理付款手续。付款方式应按照采购合同的约定执行，一般分为预付款、货到付款、验收款、质保金等。五、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险等。2.对于识别出的风险因素，应进行详细的记录和分析，评估其发生的可能性和影响程度。（二）风险评估1.根据风险识别的结果，对风险因素进行评估。评估方法可采用定性评估和定量评估相结合的方式，确定风险等级。2.风险等级分为高、中、低三个等级。高风险等级的风险因素发生的可能性较大，且对采购活动的影响程度严重；中风险等级的风险因素发生的可能性中等，且对采购活动的影响程度一般；低风险等级的风险因素发生的可能性较小，且对采购活动的影响程度较小。（三）风险应对1.针对不同等级的风险因素，制定相应的风险应对措施。对于高风险等级的风险因素，应采取重点监控、制定应急预案等措施；对于中风险等级的风险因素，应采取加强管理、定期检查等措施；对于低风险等级的风险因素，应采取适当关注、定期评估等措施。2.在采购活动中，应加强风险监控，及时发现和处理风险事件。如发现风险事件发生，应立即启动应急预案，采取有效的措施进行应对，降低风险损失。六、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购活动是否符合法律法规和公司制度的要求，采购流程是否规范，采购合同是否履行等情况。2.审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议。采购部门应根据审计报告的要求，及时进行整改，完