规范零星采购管理制度

PAGE规范零星采购管理制度一、总则（一）目的为加强公司零星采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门因日常工作需要，单次采购金额在规定限额以下的零星物资及服务采购活动。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，实现采购效益最大化。3.公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受公司内部监督。4.归口管理原则：明确采购归口管理部门，负责采购活动的组织、协调与监督。二、采购归口管理部门及职责（一）采购归口管理部门根据公司实际情况，确定[采购归口管理部门名称]为公司零星采购的归口管理部门。（二）职责1.制度建设与执行负责制定和完善公司零星采购管理制度，并组织实施。监督各部门执行零星采购管理制度，确保制度的有效执行。2.采购计划与预算根据各部门提交的采购申请，汇总编制公司年度、季度、月度零星采购计划。负责审核各部门的采购预算，合理安排采购资金。3.供应商管理建立和维护供应商信息库，对供应商进行评估、选择和管理。定期对供应商进行考核，确保供应商提供的物资及服务符合要求。4.采购实施按照采购计划和审批流程，组织实施零星采购活动。负责采购合同的起草、审核、签订及执行跟踪。5.采购监督与审计对采购活动进行全过程监督，确保采购过程合法合规、公开透明。配合公司内部审计部门对采购活动进行审计，提供相关资料和信息。6.档案管理负责采购文件、合同、发票等资料的整理、归档和保管。三、采购流程（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写《零星采购申请表》，详细注明采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、预算金额、用途等信息，并经部门负责人签字审核。2.采购申请应提前提交，以便采购归口管理部门有足够的时间进行采购计划安排和审批。（二）采购审批1.采购归口管理部门收到《零星采购申请表》后，对采购申请的必要性、合理性、合规性进行审核。2.对于金额较小的采购申请，由采购归口管理部门负责人审批；对于金额较大或重要的采购申请，需提交公司分管领导或总经理审批。3.采购申请经审批通过后，方可进入采购实施环节。（三）采购实施1.采购方式选择根据采购物资或服务的特点、金额大小等因素，选择合适的采购方式。常见的采购方式包括询价采购、直接采购、单一来源采购等。询价采购适用于采购规格、标准明确，市场货源充足，价格相对透明的物资及服务。采购归口管理部门应向至少三家符合要求的供应商发出询价单，比较各供应商的报价、交货期、售后服务等情况，选择最优供应商成交。直接采购适用于公司已有合格供应商，且采购物资或服务金额较小、采购频率较高的情况。采购归口管理部门可直接与合格供应商联系采购事宜。单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的特殊情况，如专利产品、特定技术服务等。采购归口管理部门应提供充分的理由和相关证明材料，经公司分管领导或总经理批准后，方可进行单一来源采购。2.采购谈判与合同签订对于询价采购和单一来源采购方式，采购归口管理部门应与选定的供应商进行采购谈判，明确采购物资或服务的价格、质量标准、交货期、售后服务等条款。根据谈判结果，起草采购合同，并提交公司法律合规部门或法律顾问进行审核。审核通过后，由采购归口管理部门负责人与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，确保合同条款合法合规、明确具体、可操作性强。（四）采购验收1.采购物资到货前，采购归口管理部门应通知使用部门做好验收准备工作。2.使用部门应按照采购合同要求，对采购物资的数量、规格、型号、质量等进行验收。验收合格后，填写《零星采购验收单》，并由验收人员签字确认。3.对于验收不合格的采购物资，使用部门应及时通知采购归口管理部门，采购归口管理部门负责与供应商协商解决，如退货、换货、补货等。（五）采购付款1.采购归口管理部门根据采购合同和验收情况，填写《零星采购付款申请表》，附上采购发票、验收单、合同等相关资料，提交财务部门审核。2.财务部门按照公司财务管理制度和资金审批流程，对采购付款申请进行审核。审核通过后，办理付款手续。3.采购付款应严格按照合同约定的付款方式和时间进行，确保公司资金安全。四、采购预算管理（一）预算编制1.采购归口管理部门应根据公司年度工作计划和各部门采购需求，编制公司年度零星采购预算。2.年度零星采购预算应明确采购项目、采购金额、采购时间等内容，并报公司财务部门审核。3.公司财务部门根据公司年度预算安排和资金状况，对采购预算进行审核调整，确保采购预算合理可行。（二）预算执行与控制1.各部门应严格按照采购预算执行采购活动，不得超预算采购。如有特殊情况需要调整采购预算，应按照公司预算调整流程办理相关手续。2.采购归口管理部门应定期对采购预算执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。3.公司财务部门应加强对采购预算执行情况的监督，对超预算采购的行为进行严格控制和管理。五、供应商管理（一）供应商选择1.采购归口管理部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商信息库。供应商信息应包括供应商名称、地址、联系方式、经营范围、资质证书、业绩情况等。2.根据采购需求和供应商信息库，采购归口管理部门对潜在供应商进行筛选和评估。评估内容包括供应商的资质信誉、产品质量、价格水平、交货期、售后服务等方面。3.对于重要物资或服务的供应商选择，采购归口管理部门应组织相关部门进行实地考察，确保供应商具备提供合格产品及服务的能力。4.经评估合格的供应商，纳入公司供应商信息库，并建立供应商档案。（二）供应商考核与评价1.采购归口管理部门应定期对供应商进行考核与评价，考核周期一般为每年一次。考核内容包括供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合同履行情况等方面。2.采购归口管理部门根据考核结果，对供应商进行分类管理。对于考核优秀的供应商，给予优先合作机会和奖励；对于考核不合格的供应商，采取警告、限期整改、暂停合作、取消合作资格等措施。3.采购归口管理部门应及时更新供应商信息库，淘汰不合格供应商，补充新的合格供应商。（三）供应商关系维护1.采购归口管理部门应与供应商保持良好的沟通与合作关系，及时了解供应商的生产经营情况和市场动态。2.对于供应商提出的问题和建议，采购归口管理部门应认真对待，及时反馈处理结果，共同解决合作过程中存在的问题。3.通过与供应商建立长期稳定的合作关系，实现互利共赢，共同发展。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购归口管理部门应定期对采购活动进行风险识别与评估，分析可能存在的风险因素，如采购价格波动、供应商违约、采购质量不合格、采购过程违规等。2.根据风险识别与评估结果，确定风险等级，制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.价格风险应对加强市场调研，及时掌握采购物资或服务的价格动态，合理确定采购价格。与供应商签订价格调整条款，根据市场价格波动情况，适时调整采购价格。采用集中采购、批量采购等方式，降低采购成本，分散价格风险。2.供应商风险应对加强供应商管理，严格筛选和评估供应商，确保供应商具备良好的资质信誉和履约能力。与供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，约束供应商的行为。建立供应商违约预警机制，及时发现供应商违约迹象，采取相应措施，降低供应商违约风险。3.质量风险应对加强采购验收管理，严格按照采购合同要求对采购物资的质量进行验收，确保采购物资质量合格。要求供应商提供质量保证文件和售后服务承诺，对采购物资的质量问题承担相应责任。定期对采购物资的质量进行抽检，发现质量问题及时与供应商协商解决。4.采购过程风险应对严格执行采购审批流程，确保采购活动合法合规。加强采购过程监督，防止采购人员违规操作，杜绝采购过程中的腐败行为。建立采购档案管理制度，对采购文件、合同、发票等资料进行妥善保管，以备查阅和审计。七、监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对采购活动进行审计，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的履行情况等。2.采购归口管理部门应定期向公司领导汇报采购工作情况，接受公司内部监督。3.公司各部门有