规范廉洁档案管理制度

PAGE规范廉洁档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司廉洁自律建设，规范公司员工廉洁档案管理，确保公司各项工作合法合规开展，防范廉洁风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、试用期员工、劳务派遣人员等。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家法律法规以及行业相关标准，确保廉洁档案管理工作合法合规。2.客观真实原则：档案内容应如实记录员工廉洁从业情况，确保信息真实可靠。3.保密性原则：对廉洁档案信息严格保密，防止信息泄露。4.动态管理原则：根据员工廉洁从业情况变化，及时更新档案内容。二、廉洁档案内容（一）个人基本信息包括姓名、性别、出生日期、民族、政治面貌、学历、入职时间、所在部门、职务等。（二）廉洁承诺员工入职时签署的廉洁从业承诺书，明确廉洁从业的各项要求和责任。（三）廉洁从业情况记录1.廉洁自律表现：记录员工在日常工作中遵守廉洁纪律的情况，如是否存在接受供应商贿赂、违规插手工程项目、利用职务之便谋取私利等行为。2.廉洁风险防控：员工对自身岗位廉洁风险的识别、评估及采取的防控措施。3.廉洁培训与教育：参加公司组织的廉洁培训课程、学习活动等情况。4.廉洁奖惩情况：获得的廉洁相关奖励，以及受到的廉洁违规处罚。（四）廉洁从业报告1.定期报告：员工每年提交廉洁从业年度报告，总结当年廉洁从业情况。2.专项报告：在涉及重大项目、关键岗位变动等情况下，及时提交专项廉洁从业报告。三、廉洁档案建立（一）档案建立主体公司人力资源部门负责统一建立员工廉洁档案。（二）信息收集1.人力资源部门在员工入职时，向其发放廉洁从业承诺书，并要求员工如实填写个人基本信息。2.各部门负责收集员工日常廉洁从业情况相关信息，定期反馈给人力资源部门。3.纪检监察部门负责对涉及廉洁问题的调查处理结果等信息进行整理，提供给人力资源部门。（三）档案录入与整理人力资源部门对收集到的信息进行审核后，录入廉洁档案管理系统，并按照档案内容分类进行整理归档。四、廉洁档案更新（一）定期更新1.每年年初，员工对廉洁从业承诺书中的内容进行确认更新，并提交廉洁从业年度报告。2.人力资源部门根据各部门反馈及纪检监察部门提供的信息，对廉洁档案中的廉洁从业情况记录进行年度更新。（二）即时更新1.员工发生岗位变动、职责调整等情况时，应在变动后[X]个工作日内，向人力资源部门提交廉洁从业情况说明。2.员工出现廉洁违规行为或受到廉洁奖惩时，相关部门应在处理结果确定后[X]个工作日内，将信息反馈给人力资源部门，及时更新廉洁档案。五、廉洁档案查阅（一）查阅权限1.员工本人可查阅自己的廉洁档案。2.公司纪检监察部门、人力资源部门负责人及分管领导，在履行工作职责需要时，可查阅相关员工廉洁档案。3.因外部审计、调查等工作需要，经公司主要领导批准，相关外部机构可按照规定程序查阅公司员工廉洁档案。（二）查阅流程1.查阅人填写廉洁档案查阅申请表，注明查阅原因、查阅范围等内容。2.申请表经所在部门负责人、纪检监察部门负责人（如需）、分管领导审批后，交人力资源部门。3.人力资源部门安排专人负责提供查阅服务，并对查阅情况进行记录。（三）查阅记录查阅记录应包括查阅人姓名、查阅时间、查阅内容、查阅用途等信息，查阅记录保存期限为[X]年。六、廉洁档案保密（一）保密措施1.廉洁档案管理系统设置不同权限，确保只有授权人员能够访问相关信息。2.纸质廉洁档案存放在专门的档案柜中，由专人负责保管，限制无关人员接触。3.对涉及廉洁档案信息的电子文件、存储设备等进行加密处理。（二）保密责任1.所有接触廉洁档案信息的人员均需签订保密协议，明确保密责任。2.如因工作需要对外提供廉洁档案部分信息，必须经过严格的审批程序，并对提供的信息进行脱敏处理。七、廉洁档案应用（一）员工考核廉洁档案内容作为员工年度考核、评先评优、职务晋升等的重要参考依据。对廉洁从业表现优秀的员工，在考核、晋升等方面给予优先考虑；对存在廉洁问题的员工，实行一票否决制。（二）廉洁风险防控通过分析廉洁档案数据，及时发现公司存在的廉洁风险点，针对性地制定防控措施，完善公司廉洁风险防控体系。（三）监督执纪为纪检监察部门开展监督执纪工作提供有力支持，便于及时掌握员工廉洁从业动态，对违规违纪行为进行精准打击。八、廉洁档案销毁（一）销毁条件员工离职或退休后，其廉洁档案在保存期限届满后，经公司主要领导批准，可进行销毁。（二）销毁流程1.人力资源部门提出廉洁档案销毁申请，注明销毁员工名单、档案保存期限等信息。2.申请经纪检监察部门审核、分管领导审批后，由人力资源部门会同纪检监察部门共同组织销毁。3.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、监销人员等信息，记录保存期限为[X]年。九、附