关于个人信息保护的自查报告及整改措施

关于个人信息保护的自查报告及整改措施本次个人信息保护专项自查工作覆盖公司全部业务系统（含APP、官网、CRM系统、会员管理系统）、用户数据全生命周期（收集、存储、使用、共享、删除）及相关责任部门（技术部、运营部、客服部、市场部）。自查依据《中华人民共和国个人信息保护法》《常见类型移动互联网应用程序必要个人信息范围规定》等法律法规，结合公司《个人信息保护管理办法》展开，重点核查个人信息处理的合法性、必要性、安全性及用户权益保障情况。一、自查发现的主要问题1.个人信息收集环节：用户注册流程中，"位置信息获取"选项默认勾选为"同意"，未单独向用户明示收集目的、方式及范围，且未提供"不同意"则无法完成注册的替代方案（如仅限制部分非核心功能使用）。经统计，近3个月新注册用户中，82%因默认勾选间接授权位置信息，实际仅15%用户主动使用过基于位置的服务功能。2.个人信息存储环节：客服系统存储的用户通话录音（含姓名、联系方式、咨询内容）未进行加密处理，存储介质访问权限仅通过账号密码控制，存在因账号泄露导致数据泄露的风险。经技术检测，客服终端设备曾发生2次账号异常登录记录（均为内部员工账号被盗用尝试登录），虽未造成数据泄露，但暴露存储安全漏洞。3.个人信息使用环节：会员管理系统在未经用户明确同意的情况下，将用户手机号、消费偏好信息用于精准营销推送（如向母婴产品购买用户推送早教课程广告），超出用户注册时"同意接收商品促销信息"的授权范围。近1个月营销推送记录中，约30%的推送内容涉及用户未主动授权的关联服务。4.个人信息共享环节：市场部为优化广告投放效果，将用户设备ID、浏览记录导出至第三方广告平台，仅通过口头沟通确认数据用途，未与接收方签订书面数据安全协议，且未向用户告知共享对象、共享内容及共享目的。经核查，2023年已发生5次数据共享行为，均未履行用户告知义务。5.用户权益保障环节：用户通过APP"隐私设置"申请删除个人信息时，系统仅提示"处理中"，未在15个工作日内反馈处理结果（实际处理周期平均为22天）；隐私政策更新后（2023年9月修订），未通过APP消息、短信等有效方式主动通知用户，仅在官网底部更新，用户点击率不足5%。6.数据留存与清理环节：部分历史用户数据（如2020年前注册但未活跃的用户信息）未按公司《个人信息存储期限表》规定的"非活跃用户信息保留1年"要求清理，仍存储于服务器中，累计涉及2.3万条记录，占用存储资源的同时增加了数据泄露风险。二、整改措施及实施计划1.优化收集流程，落实最小必要原则：技术部于2023年12月15日前修改用户注册页面，将"位置信息获取"调整为独立勾选框，新增弹窗提示"是否授权位置信息（仅用于定位服务，拒绝不影响注册）"，并提供"不同意"时仅限制"附近门店查询"功能的替代方案。运营部同步修订《用户注册协议》，明确标注各授权项的具体用途及拒绝后果，经合规部审核后上线。2.强化存储安全，完善访问控制：技术部对客服系统存储的通话录音启用AES256加密，2023年12月10日前完成历史数据加密迁移；同时为客服终端设备配置"双因素认证"（账号密码+动态验证码），限制非工作时间登录权限。信息安全部每月抽查客服系统访问日志，对异常登录行为（如非工作时段登录、异地登录）触发警报并追溯责任人。3.规范使用范围，严格授权管理：市场部停止未经用户同意的精准营销推送，2023年12月5日前梳理现有营销场景，仅保留用户注册时明确授权的"商品促销信息"推送（如新品上架通知）；新增营销场景需通过用户弹窗二次确认（如"是否同意接收关联服务推荐"）。技术部在会员管理系统中增加"授权范围校验"功能，推送前自动比对用户授权记录，未授权内容不得触发推送。4.规范共享行为，履行告知义务：市场部与第三方广告平台签订书面《数据共享安全协议》（2023年12月8日前完成），明确数据用途、保护责任及违约责任；每次共享前通过APP站内信向用户推送告知（内容包含共享对象、共享内容、共享期限），用户可选择"不同意"并关闭相关广告服务。合规部对数据共享行为实施备案管理，每季度向管理层提交共享情况报告。5.保障用户权益，优化响应机制：技术部改造"隐私设置"功能模块，用户提交删除申请后即时生成唯一处理编号，并通过短信发送进度提醒（如"您的删除申请已受理，预计15个工作日内完成"）；2023年12月20日前实现处理超时自动触发人工跟进。运营部在隐私政策更新后，通过APP弹窗（首次启动时展示）、短信（向近6个月活跃用户发送）同步通知，更新内容重点标注（如字体加粗、颜色区分），确保用户知悉。6.清理历史数据，完善留存机制：技术部2023年12月31日前完成2020年前非活跃用户数据清理（通过脱敏后物理删除），同步建立自动清理规则：用户连续12个月未登录则触发数据归档，18个月未登录则自动删除。信息安全部每季度核查数据存储情况，形成《数据留存合规性报告》并报备合规部。三、责任分工与监督机制