设备收款管理制度规范

PAGE设备收款管理制度规范一、总则（一）目的为加强公司设备收款管理，规范收款流程，确保公司资金及时、足额回收，降低收款风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有设备销售业务的收款管理。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保收款活动合法合规。2.风险控制原则：对收款过程中的各类风险进行有效识别、评估和控制，保障公司资金安全。3.责任明确原则：明确各部门和人员在设备收款管理中的职责，确保收款工作有序开展。4.及时准确原则：及时跟进收款进度，准确记录收款信息，确保资金到账及时、数据准确无误。二、收款流程（一）合同签订与审核1.销售部门在与客户签订设备销售合同前，应确保合同条款清晰、明确，特别是付款方式、付款期限、违约责任等关键内容。2.合同签订后，销售部门应将合同副本提交给财务部门进行审核。财务部门重点审核合同付款条款是否符合公司收款政策，是否存在潜在的收款风险。如发现问题，应及时与销售部门沟通协商，提出修改建议。（二）发货与通知1.生产部门根据销售合同安排设备生产和发货。发货前，应确保设备质量检验合格，并按照合同约定的时间和方式发货。2.发货后，销售部门应及时通知客户设备已发出，并提供发货单号等相关信息。同时，告知客户按照合同约定的付款期限准备付款。（三）收款跟踪与提醒1.在付款期限临近时，财务部门应提前与销售部门沟通，了解客户付款准备情况。销售部门负责对客户进行收款跟踪，及时掌握客户付款动态。2.若客户未按时付款，销售部门应及时向客户发出收款提醒函，明确告知客户逾期付款的违约责任，并要求客户尽快安排付款。提醒函应留存相关记录，作为后续收款工作的依据。（四）款项收取与确认1.客户付款后，财务部门应及时核对收款信息，包括付款金额、付款方式、付款时间等。确认无误后，办理收款入账手续。2.财务部门应将收款情况及时反馈给销售部门，销售部门负责与客户确认收款是否到账。如客户对收款有疑问，销售部门应协助财务部门进行沟通解释，确保客户清楚了解收款情况。（五）逾期收款处理1.对于逾期未付款的客户，销售部门应加大收款力度，与客户进行深入沟通，了解逾期原因，协商解决方案。2.若客户确实存在付款困难，销售部门应及时向公司管理层汇报，并提出相应的处理建议。如暂停后续发货、采取法律手段等。3.财务部门应定期对逾期收款情况进行统计分析，评估逾期收款风险，并配合销售部门制定催款策略。三、职责分工（一）销售部门1.负责与客户签订设备销售合同，确保合同条款符合公司利益和收款要求。2.跟踪客户付款情况，及时向客户发出收款提醒函，协助财务部门进行收款沟通和协调。3.对逾期未付款的客户进行催收，制定催收方案，采取有效措施促使客户尽快付款。4.定期向财务部门反馈客户收款动态，提供相关收款信息和资料。（二）财务部门1.审核销售合同付款条款，评估收款风险，提出审核意见。2.负责款项的收取、入账和核对工作，确保收款信息准确无误。3.定期对收款情况进行统计分析，向公司管理层汇报收款进度和存在的问题。4.协助销售部门进行逾期收款处理，提供财务方面的支持和建议。（三）生产部门1.按照销售合同要求，按时、保质完成设备生产任务，并确保设备及时发货。2.配合销售部门和财务部门提供与设备生产、发货相关的信息和资料。四、收款风险评估与控制（一）风险评估1.财务部门应定期对客户的信用状况进行评估，包括客户的经营状况、财务状况、信用记录等。评估结果作为确定收款政策和风险控制措施的重要依据。2.根据客户信用评估结果，将客户分为不同信用等级，针对不同等级的客户采取差异化的收款策略。（二）风险控制措施1.对于信用等级较低的客户，应采取更为严格的收款措施，如要求客户提供预付款、缩短付款期限、增加担保措施等。2.加强对合同执行过程的监控，确保公司按照合同约定履行义务，同时关注客户履行合同的情况，及时发现潜在风险。3.建立健全客户信息管理系统，及时更新客户信用信息，为收款决策提供准确依据。4.定期对收款风险进行评估和总结，不断完善风险控制措施，提高收款管理水平。五、收款信息管理（一）收款记录1.财务部门应建立完善的收款记录台账，详细记录每笔设备销售业务的收款情况，包括收款日期、付款金额、付款方式、客户名称等信息。2.收款记录应及时、准确、完整，确保与银行对账单、客户付款凭证等原始资料一致。（二）档案管理1.销售部门和财务部门应妥善保管与设备收款相关的各类档案资料，包括销售合同、发货凭证、收款提醒函、客户付款记录等。2.档案资料应按照时间顺序和类别进行整理归档，便于查询和追溯。档案保管期限应符合国家法律法规和公司相关规定。（三）信息沟通与共享1.销售部门、财务部门和生产部门应建立有效的信息沟通机制，及时共享与设备收款相关的信息。2.定期召开收款工作协调会议，通报收款进展情况，分析存在的问题，共同研究解决方案。六、监督与考核（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对设备收款管理制度的执行情况进行审计监督，检查收款流程是否合规、收款记录是否准确、风险控制措施是否有效等。2.对于审计发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核机制1.建立设备收款管理考核制度，对销售部门和财务部门的收款工作进行考核评价。2.考核指标包括收款金额、收款及时率、逾期收款率等。根据考核结果，对表现优秀的部门和个人给予奖励，对未完成收款任务或存在严重收款问题的部门和个