规范两个联席会议制度

PAGE规范两个联席会议制度一、总则（一）目的为了加强公司内部管理，提高工作效率，促进各部门之间的沟通与协作，确保公司各项工作的顺利开展，特制定本规范两个联席会议制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门之间涉及相关业务的沟通、协调与决策等工作场景。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规以及行业标准，确保联席会议的各项活动合法合规。2.高效协作原则：以提高工作效率为目标，加强部门间的协作配合，避免推诿扯皮现象。3.公开透明原则：会议内容、决策过程等应保持公开透明，确保相关信息在规定范围内及时传达。4.务实创新原则：注重解决实际问题，同时鼓励创新工作方式方法，不断提升工作质量。二、联席会议的组织架构（一）联席会议成员联席会议成员由公司内部相关部门负责人组成，具体成员根据每次会议的主题和涉及业务范围确定。成员应具备丰富的业务知识和较强的沟通协调能力，能够代表本部门发表意见并参与决策。（二）联席会议召集人联席会议召集人由公司高层领导担任，负责确定会议主题、议程安排，组织召开会议，并对会议决策进行监督和指导。召集人应具备全局视野和较强的领导能力，能够协调各方利益，推动问题解决。（三）联席会议秘书联席会议秘书由公司指定的专人担任，负责会议的筹备工作，包括通知参会人员、准备会议资料、记录会议内容、整理会议纪要等。秘书应具备良好的文字处理能力和沟通协调能力，确保会议顺利进行。三、联席会议的类型及职责（一）定期联席会议1.召开周期定期联席会议原则上每月召开一次，具体时间根据公司工作安排确定。2.主要职责通报公司近期工作进展情况，包括各项业务指标完成情况、重点项目推进情况等。总结上月工作中存在的问题及解决方案，分析工作中的经验教训。讨论并确定本月工作计划和重点工作任务，明确各部门的职责分工。协调解决部门间存在的一般性问题，促进部门间的协作与配合。传达公司领导的工作指示和要求，确保公司各项决策部署得到有效贯彻落实。（二）专项联席会议1.召开时机根据公司业务发展需要，针对特定的专项工作或重要问题，适时召开专项联席会议。2.主要职责深入研究和讨论专项工作中的重点、难点问题，制定切实可行的解决方案和措施。协调各部门在专项工作中的资源配置，确保各项工作有序推进。对专项工作的进展情况进行跟踪和评估，及时调整工作策略和方法。形成专项工作报告，向上级领导汇报专项工作的开展情况、取得的成效以及存在的问题等。四、联席会议的召开程序（一）会议筹备1.确定会议主题联席会议召集人根据公司工作实际情况，提前确定会议主题，并通知联席会议秘书。2.制定会议议程联席会议秘书根据会议主题，与召集人沟通后制定详细的会议议程，明确会议的各项议题、讨论顺序、时间安排等，并提前发送给参会人员。3.准备会议资料联席会议秘书负责收集、整理与会议主题相关的资料，包括工作汇报材料、问题分析报告、解决方案建议等，并提前发送给参会人员，以便参会人员提前了解情况，做好发言准备。（二）会议通知联席会议秘书按照会议议程确定的参会人员名单，提前[X]个工作日以书面形式或电子邮件等方式向参会人员发送会议通知，通知内容包括会议主题、时间、地点、议程、需准备的资料等。对于因特殊原因不能参加会议的人员，应提前向召集人请假，并安排合适的人员代为参会。（三）会议召开1.会议签到参会人员应按照会议通知要求准时到达会议地点，在会议签到表上签到，并领取会议资料。2.会议开场联席会议召集人宣布会议开始，介绍参会人员，说明会议主题和议程安排，强调会议纪律和注意事项。3.工作汇报与讨论各部门负责人按照会议议程依次进行工作汇报，汇报内容应客观、准确、简洁，重点突出工作进展、存在问题及下一步工作计划等。汇报结束后，参会人员围绕汇报内容进行讨论，发表意见和建议，共同分析问题，寻求解决方案。讨论过程中，应充分发扬民主，鼓励各部门之间进行充分的沟通与交流，避免出现一言堂现象。4.决策形成对于会议讨论的问题，联席会议应根据讨论情况进行决策。决策过程应遵循少数服从多数的原则，充分考虑各方面因素和意见。对于重大决策事项，应进行充分的论证和风险评估，确保决策的科学性和合理性。决策结果应以会议纪要的形式记录下来，并明确责任部门和完成时间。（四）会议记录与纪要1.会议记录联席会议秘书负责对会议全过程进行详细记录，记录内容应包括会议时间、地点、参会人员、会议议程、各部门汇报内容、讨论情况、决策结果等。记录应准确、完整、客观，不得遗漏重要信息。2.会议纪要会议结束后，联席会议秘书应及时整理会议记录，形成会议纪要。会议纪要应突出会议的主要内容和决策结果，语言简洁明了，重点突出。会议纪要经联席会议召集人审核后，发送给参会人员及相关部门，并在公司内部进行存档。（五）会议后续跟踪1.任务分解与落实各部门应根据会议决策和工作安排，将任务进行分解，明确具体责任人，并制定详细的工作计划和时间表。责任人应按照计划认真组织实施，确保各项任务按时完成。2.进度跟踪与反馈联席会议秘书负责对各部门任务完成情况进行跟踪，定期收集进展情况汇报，并及时向联席会议召集人反馈。对于工作进展中出现的问题或困难，应及时协调相关部门进行解决，确保工作顺利推进。3.结果评估与总结在任务完成后，联席会议应组织对工作结果进行评估和总结。评估内容包括工作目标完成情况、工作质量、工作效率、成本控制等方面。通过总结经验教训，为今后的工作提供参考和借鉴，不断提升公司整体工作水平。五、联席会议的议事规则（一）发言规则1.参会人员应围绕会议主题积极发言，表达自己的观点和意见。发言应简洁明了，重点突出，避免冗长和无关内容。2.在发言过程中，应尊重他人的发言权利，不得打断他人发言。如有不同意见，应在他人发言结束后再进行阐述。3.对于涉及本部门的问题，部门负责人应认真负责地进行汇报和解答，并提供相关的事实依据和数据支持。（二）决策规则1.会议决策应遵循少数服从多数的原则。对于一般性问题，经参会人员充分讨论后，多数人的意见即为决策结果。2.对于重大决策事项，应进行充分的论证和风险评估。在决策过程中，应广泛听取各方面意见，综合考虑各种因素，确保决策的科学性和合理性。3.决策结果应以会议纪要的形式记录下来，并明确责任部门和完成时间。各部门应严格按照会议纪要要求执行决策事项，不得擅自更改或拖延。（三）保密规则1.参会人员应对会议中涉及的公司商业秘密、敏感信息等予以保密，不得泄露给无关人员。2.会议资料、记录、纪要等属于公司内部文件，应妥善保管，未经授权不得擅自外传。3.在会议讨论过程中，