规范部门资料管理制度

PAGE规范部门资料管理制度一、总则（一）目的为加强公司部门资料管理，确保资料的完整性、准确性、安全性和可追溯性，提高工作效率，保障公司各项业务的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作过程中产生、使用、保管和流转的各类资料。（三）基本原则1.合法性原则：资料管理应符合国家法律法规及相关行业标准的要求。2.准确性原则：资料内容应真实、准确、完整，如实反映工作实际情况。3.安全性原则：采取必要的措施确保资料的安全，防止资料泄露、丢失或损坏。4.规范性原则：资料的格式、编号、分类等应遵循统一的规范，便于管理和查询。5.时效性原则：及时更新和维护资料，确保资料的时效性和有效性。二、资料分类与编号（一）资料分类1.行政文件类：包括公司发布的各类规章制度、通知、通报、报告等。2.业务文档类：与公司业务相关的合同、协议、项目文档、业务报表等。3.人事档案类：员工个人信息、简历、考勤记录、培训档案、绩效考核资料等。4.财务资料类：财务报表、账目、凭证、预算资料等。5.技术资料类：产品研发资料、技术方案、图纸、工艺文件等。6.市场资料类：市场调研报告、营销策划方案、客户资料等。（二）编号规则为便于资料的识别和管理，对各类资料进行统一编号。编号采用[编号类型][年份][流水号]的格式，具体如下：1.行政文件类：AD[年份][流水号]，如AD2023001。2.业务文档类：BD[年份][流水号]，如BD2023010。3.人事档案类：HR[年份][流水号]，如HR2023025。4.财务资料类：FI[年份][流水号]，如FI2023038。5.技术资料类：TI[年份][流水号]，如TI2023042。6.市场资料类：MK[年份][流水号]，如MK2023056。三、资料的产生与收集（一）资料产生1.各部门员工在工作过程中应按照工作要求及时产生各类资料，确保资料的真实性和完整性。2.资料产生过程中应严格遵守相关业务流程和规范，确保资料的准确性和规范性。（二）资料收集1.资料产生后，相关责任人应及时将资料收集整理，并提交给部门资料管理员。2.部门资料管理员应定期对收集到的资料进行核对和检查，确保资料齐全、准确。3.对于跨部门产生的资料，由牵头部门负责组织相关部门进行收集和整理。四、资料的整理与归档（一）资料整理1.部门资料管理员收到资料后，应按照资料分类和编号规则对资料进行分类整理。2.对整理后的资料进行编号、编目，并建立资料清单，注明资料名称、编号、日期、来源等信息。3.对资料中的文件进行排序，确保资料的逻辑性和连贯性。（二）资料归档1.资料整理完成后，应及时进行归档。归档资料应存放在专门的档案柜或存储设备中，并按照类别和编号顺序排列。2.建立电子档案的，应按照电子文件管理要求进行存储和管理，确保电子档案的可读性和可追溯性。3.对于重要资料，应进行备份，备份存储介质应妥善保管，防止损坏或丢失。五、资料的使用与借阅（一）资料使用1.公司员工因工作需要使用资料时，应向部门资料管理员提出申请，并填写《资料使用申请表》。2.部门资料管理员根据申请内容进行审核，审核通过后，为申请人提供相应的资料，并做好登记。3.使用资料时应注意爱护资料，不得擅自涂改、损坏、丢失资料。如需复印或摘录资料，应经部门资料管理员同意，并按照规定进行操作。（二）资料借阅1.外单位人员因工作需要借阅公司资料时，应提前向公司相关部门提出申请，并填写《资料借阅申请表》。申请内容应包括借阅目的、借阅资料清单、归还时间等。2.公司相关部门对借阅申请进行审核，审核通过后，报公司领导审批。3.经公司领导审批同意后，由部门资料管理员与借阅人办理借阅手续，签订《资料借阅协议》，明确双方的权利和义务。4.借阅人应按照协议约定的时间归还资料，如需延期归还，应提前办理续借手续。逾期未还的，应按照协议约定承担相应的责任。六、资料的保管与维护（一）保管责任1.各部门负责本部门资料的保管工作，指定专人作为资料管理员，负责资料的日常管理和维护。2.资料管理员应具备一定的专业知识和责任心，熟悉资料管理流程，确保资料的安全和完整。（二）保管环境1.资料应存放在干燥、通风、防火、防潮、防虫的环境中，避免资料受到损坏。2.对于电子资料，应定期进行备份，并存储在安全可靠的存储设备中，防止数据丢失。（三）维护措施1.定期对资料进行检查和清点，确保资料的数量和完整性。如发现资料缺失或损坏，应及时查明原因并进行处理。2.对纸质资料进行定期整理和装订，防止资料散落或损坏。对电子资料进行定期清理和维护，确保电子资料的可读性和可追溯性。3.根据资料的保存期限和重要性，制定资料销毁计划，对过期或无用的资料进行及时销毁。销毁资料时应进行登记，并确保销毁过程的合规性。七、资料的保密与安全（一）保密措施1.公司员工应严格遵守公司的保密制度，对涉及公司商业秘密、技术秘密、客户信息等重要资料予以保密。2.在资料的产生、使用、保管和流转过程中，应采取必要的保密措施，如加密存储、限制访问权限等。3.未经公司授权，任何人不得擅自将公司资料泄露给外部单位或个人。（二）安全管理1.加强对资料存储场所的安全管理，安装必要的安全设施，如监控设备、防盗报警装置等。2.对资料的访问进行严格控制，设置不同的访问权限，确保只有授权人员能够访问相应的资料。3.定期对资料管理系统进行安全检查和维护，及时发现和处理安全漏洞，防止资料被非法获取或篡改。八、资料的销毁与处置（一）销毁条件1.资料已超过保存期限且无继续保存价值的。2.因业务调整或其他原因，资料已不再使用且无保存必要的。3.资料存在严重错误或虚假信息，需要进行销毁的。（二）销毁程序1.由资料产生部门或保管部门提出资料销毁申请，填写《资料销毁申请表》，注明销毁资料的名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.部门负责人对销毁申请进行审核，审核通过后，报公司分管领导审批。3.经公司分管领导审批同意后，由资料管理员组织实施资料销毁工作。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息。4.对于电子资料，应采用安全可靠的方式进行销毁，确保数据无法恢复。对于纸质资料，可以采用焚烧、粉碎等方式进行销毁。（三）处置记录资料销毁完成后，应将销毁记录整理归档，保存期限不少于[规定期限]年。销毁记录应包括销毁申请表、审批文件、销毁过程记录等相关资料。九、监督与检查（一）监督机制1.公司设立资料管理监督小组，负责对各部门资料管理工作进行定期监督检查。2.监督小组由公司办公室、财务部门、审计部门等相关人员组成，负责对资料管理的各个环节进行监督和检查。（二）检查内容1.资料管理制度的执行情况，包括资料的产生、收集、整理、归档、使用、借阅、保管、保密、销毁等环节。2.资料的完整性、准确性、规范性和安全性，检查资料是否齐全、真实、准确，格式是否符合要求，存储是否安全可靠。3.资料管理设施的配备和使用情况，检查档案柜、存储设备、安全设施等是否完好，是否满足资料管理的需要。（三）问题处理1.监督检查过程中发现的问题，监督小组应及时向责任部门发出《资料管理整改通知书》，要求责任部门针对问题进行整改。2.责任部门应在规定的时间内完成整改，并将整改情况书面报告监督小