规范办公场所管理制度

PAGE规范办公场所管理制度一、总则（一）目的为加强公司办公场所管理，营造安全、整洁、有序的工作环境，提高工作效率，保障公司各项工作的顺利开展，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工及进入公司办公场所的外来人员。（三）基本原则1.遵守国家法律法规及相关行业标准，确保办公场所管理合法合规。2.以人为本，注重员工的工作体验和需求，提供良好的办公条件。3.明确职责，做到责任到人，确保各项管理措施得到有效执行。4.持续改进，根据公司发展和实际情况，不断完善办公场所管理制度。二、办公区域管理（一）办公空间分配1.根据员工岗位和工作需求，合理分配办公区域和办公设备。2.部门负责人如需调整办公空间，应提前向行政部门提出申请，经批准后进行调整。（二）办公环境维护1.保持办公桌面整洁，文件、办公用品摆放整齐。2.定期清理办公区域垃圾，保持地面、门窗、墙壁等清洁卫生。3.爱护办公设备和设施，如有损坏应及时报修。（三）公共区域管理1.公共区域（如会议室、茶水间、走廊等）由行政部门负责定期清洁和维护。2.员工应自觉保持公共区域整洁，不得在公共区域堆放杂物。3.使用公共区域设施后，应及时归位并清理干净。三、办公用品管理（一）办公用品采购1.行政部门根据公司实际需求，制定办公用品采购计划。2.采购办公用品应选择正规供应商，确保产品质量和售后服务。3.采购过程中应严格遵守公司财务制度，进行审批和报销。（二）办公用品发放1.行政部门负责办公用品的发放工作，建立办公用品发放台账。2.员工根据工作需要，填写办公用品领用申请表，经部门负责人审批后到行政部门领取。3.行政部门应按照规定的标准和数量发放办公用品，不得随意超发。（三）办公用品使用1.员工应节约使用办公用品，杜绝浪费。2.对于可重复使用的办公用品（如文件夹、笔记本等），应妥善保管，以便再次使用。3.禁止将办公用品挪作私用。四、设备设施管理（一）办公设备管理1.行政部门负责办公设备的登记、编号、调配和维护工作。2.员工应正确使用办公设备，按照操作规程进行操作，不得擅自拆卸或更改设备配置。3.办公设备出现故障时，员工应及时向行政部门报修，行政部门应及时安排维修人员进行维修。4.定期对办公设备进行检查和保养，确保设备正常运行。（二）网络及通讯设备管理1.公司网络及通讯设备由专人负责管理和维护。2.使用网络及通讯设备应遵守国家法律法规和公司相关规定，不得利用网络从事违法违规活动。3.员工应妥善保管个人账号和密码，不得随意转借他人使用。4.如发现网络及通讯设备出现故障或异常情况，应及时向相关管理人员报告。（三）水电及消防设施管理1.加强水电管理，节约能源，杜绝长明灯、长流水现象。2.定期检查水电设施，发现问题及时维修，确保水电供应正常。3.消防设施由专人负责定期检查和维护，确保设施完好有效。4.员工应熟悉消防设施的位置和使用方法，不得随意挪用或损坏消防设施。五、会议管理（一）会议组织1.公司各类会议由相关部门负责组织，提前确定会议主题、时间、地点、参会人员等信息。2.会议组织者应提前做好会议准备工作，如准备会议资料、布置会场等。（二）会议纪律1.参会人员应按时参加会议，不得迟到、早退或无故缺席。2.会议期间应将手机调至静音或关机状态，不得随意接听电话或收发短信。3.参会人员应认真听取会议内容，积极参与讨论，不得交头接耳、做与会议无关的事情。（三）会议记录与纪要1.重要会议应安排专人进行记录，记录内容应准确、完整。2.会议结束后，会议组织者应及时整理会议纪要，经相关领导审核后发送给参会人员。六、安全管理（一）安全责任1.公司实行安全责任制，各部门负责人为本部门安全管理第一责任人。2.员工应遵守公司安全管理制度，积极参与安全管理工作，发现安全隐患及时报告。（二）安全防范措施1.加强办公场所安全防范，安装必要的安全设施（如监控设备、门禁系统等）。2.定期对办公场所进行安全检查，重点检查消防、水电、防盗等方面的安全情况。3.加强对员工的安全教育，提高员工的安全意识和自我防范能力。（三）突发事件应急处理1.制定突发事件应急预案，明确应急处理流程和责任分工。2.定期组织应急演练，提高员工应对突发事件的能力。3.发生突发事件时，应立即启动应急预案，采取有效措施进行处理，并及时向上级报告。七、保密管理（一）保密制度1.建立健全公司保密制度，明确保密范围、保密措施和保密责任。2.涉及公司商业秘密、技术秘密、客户信息等重要信息的部门和岗位，应与公司签订保密协议。（二）保密措施1.对涉及保密信息的文件、资料、数据等进行严格管理，设置保密标识，限定知悉范围。2.加强办公场所的保密管理，对涉密区域进行物理隔离，防止信息泄露。3.员工应妥善保管个人电脑和移动存储设备中的保密信息，不得随意传播或泄露。（三）保密监督与检查1.公司定期对