设备卡片保管制度规范

PAGE设备卡片保管制度规范一、总则（一）目的为加强公司设备卡片的管理，确保设备信息的准确、完整和安全，提高设备管理效率，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司内所有设备卡片的保管、使用和维护。（三）基本原则1.准确性原则：设备卡片信息应与设备实际情况保持一致，确保数据准确无误。2.完整性原则：涵盖设备的各项关键信息，包括但不限于设备型号、规格、购置日期、使用部门、维护记录等，保证信息完整无缺。3.安全性原则：采取有效措施保护设备卡片信息，防止信息泄露、篡改或丢失。4.可追溯性原则：通过设备卡片能够清晰追溯设备的历史使用情况、维护历程等，为设备管理决策提供可靠依据。二、设备卡片的建立（一）卡片内容1.设备基本信息设备名称、型号、规格、序列号。购置日期、购置价格、供应商信息。2.技术参数设备的主要性能指标，如生产能力、精度要求、额定功率等。3.使用部门及位置明确设备所属使用部门，以及设备在公司内的具体放置位置。4.维护保养记录记录设备的日常维护、定期保养、故障维修等情况，包括维护时间、维护内容、维修人员、更换部件等信息。（二）建立流程1.设备采购到货后，采购部门应及时将设备相关信息提供给设备管理部门。2.设备管理部门安排专人负责设备卡片的建立工作，依据采购信息及设备实际情况，准确填写设备卡片各项内容。3.在填写过程中，如发现信息不完整或不准确，应及时与采购部门、使用部门等相关人员沟通核实，确保卡片信息真实可靠。4.设备卡片建立完成后，由设备管理部门负责人审核签字，确认无误后正式生效。三、设备卡片的保管（一）保管方式1.纸质卡片保管设立专门的设备卡片档案柜，按照设备类别或使用部门进行分类存放。对纸质设备卡片应进行编号管理，以便于查找和核对。2.电子卡片保管建立电子设备卡片数据库，将纸质卡片信息录入系统，进行电子化管理。定期对电子设备卡片数据进行备份，备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。（二）保管要求1.环境要求纸质卡片保管场所应保持干燥、通风，温度和湿度适宜，防止卡片受潮、发霉、变形等。电子设备卡片数据库应具备安全可靠的存储环境，配备防火墙、防病毒软件等安全防护措施，防止数据被非法入侵或破坏。2.人员要求负责设备卡片保管的人员应具备专业知识和责任心，熟悉设备卡片管理流程。严格遵守保密制度，不得擅自将设备卡片信息泄露给无关人员。3.日常检查定期对纸质设备卡片进行检查，查看卡片是否有损坏、丢失等情况，如有问题及时处理。每天对电子设备卡片数据库进行监控，检查数据是否完整、准确，有无异常变动，发现问题及时进行修复和调查。四、设备卡片的使用（一）使用权限1.设备管理部门负责设备卡片的建立、更新、查询和统计分析，全面掌握设备信息动态。根据设备管理需要，有权对设备卡片信息进行调整和完善。2.使用部门可查询本部门设备的卡片信息，了解设备基本情况和维护保养记录。向设备管理部门反馈设备使用过程中的问题，协助设备管理部门做好设备卡片信息的更新工作。（二）使用流程1.需要查询设备卡片信息时，使用人员应通过规定的方式向设备管理部门提出申请。2.设备管理部门根据申请内容，在核实申请人身份后，按照权限提供相应的设备卡片信息。3.使用人员在使用设备卡片信息过程中，应妥善保管，不得擅自涂改、转借或损坏设备卡片。4.如需对设备卡片信息进行复印或摘录，应经设备管理部门负责人批准，并注明用途和使用范围。五、设备卡片的更新（一）更新原因1.设备信息变更设备的型号、规格、序列号等基本信息发生变化。设备的使用部门、放置位置等发生调整。2.维护保养记录更新设备进行了新的维护保养工作，包括日常维护、定期保养、故障维修等。设备更换了重要部件，需要记录更换信息。（二）更新流程1.当设备信息发生变更或维护保养记录需要更新时，相关责任部门或人员应及时将变更信息反馈给设备管理部门。2.设备管理部门安排专人对反馈信息进行核实，确认无误后，在设备卡片上进行相应的更新操作。3.对于电子设备卡片数据库，应同步更新相关数据，并做好数据备份工作。4.更新后的设备卡片应重新进行审核，确保信息准确无误。审核通过后，由设备管理部门负责人签字确认。六、设备卡片的借阅与归还（一）借阅规定1.因工作需要借阅设备卡片的，应填写《设备卡片借阅申请表》，注明借阅原因、借阅期限等内容。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，提交给设备管理部门审批。3.设备管理部门根据申请情况，决定是否批准借阅。如批准借阅，应在申请表上签字，并告知借阅人员相关注意事项。（二）借阅流程1.借阅人员凭批准后的《设备卡片借阅申请表》到设备管理部门领取设备卡片。2.领取时，借阅人员应与设备管理部门保管人员办理交接手续，确认设备卡片的数量、完整性等情况。3.借阅人员在借阅期间应妥善保管设备卡片，不得遗失、损坏或擅自复印、转借他人。（三）归还流程1.借阅期限届满，借阅人员应及时将设备卡片归还设备管理部门。2.归还时，设备管理部门保管人员应认真核对设备卡片的数量、完整性及是否有损坏等情况。3.如发现设备卡片有问题，借阅人员应承担相应责任，并协助设备管理部门进行处理。4.设备管理部门在确认设备卡片完好无损后，在《设备卡片借阅申请表》上签字确认归还，并将申请表存档。七、设备卡片的销毁（一）销毁条件1.设备已报废且不再具有使用价值，其对应的设备卡片也无需保留。2.因其他原因，如信息错误、重复记录等，经设备管理部门审核确认，设备卡片已无保存必要。（二）销毁流程1.由设备管理部门提出设备卡片销毁申请，填写《设备卡片销毁申请表》，说明销毁原因、设备卡片编号及数量等信息。2.申请表经设备管理部门负责人审核签字后，提交给公司主管领导审批。3.主管领导批准后，设备管理部门负责组织实施设备卡片的销毁工作。4.销毁方式可采用粉碎、焚烧等安全可靠的方法，确保设备卡片信息无法恢复。5.在销毁过程中，应安排专人进行监督，并做好记录，记录内容包括销毁时间、地点、方式、监督人员等。6.销毁工作完成后，由监督人员和设备管理部门负责人在《设备卡片销毁申请表》上签字确认，并将申请表存档。八、监督与考核（一）监督机制1.公司内部审计部门定期对设备卡片保管制度的执行情况进行审计监督，检查设备卡片的建立、保管、使用、更新、借阅与归还、销毁等环节是否符合规定。2.设备管理部门应定期对本部门及各使用部门的设备卡片管理工作进行自查，发现问题及时整改。3.设立举报渠道，鼓励员工对设备卡片管理过程中的违规行为进行举报，公司对举报信息进行及时核实和处理。（二）考核办法1.将设备卡片管理工作纳入公司绩效考核体系，对设备管理部门及相关使用部门进行考核。2.考核内容包括设备卡片信息的准确性、完整性、及时性，保管制度的执行情况，以及对设备管理工作的支持配合程度等。3.根据考核结果，对表现优秀的部门和个人给予奖励，对存在