档案原件管理制度规范

PAGE档案原件管理制度规范一、总则（一）目的为加强公司档案原件管理，确保档案的真实性、完整性和安全性，维护公司合法权益，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案原件管理工作中的行为。（三）基本原则1.真实性原则：档案原件应如实反映公司各项活动的真实情况，不得篡改、伪造。2.完整性原则：确保档案原件的齐全、完整，涵盖公司运营的各个方面。3.安全性原则：采取有效措施保障档案原件的安全，防止丢失、损坏、泄露。4.保密性原则：对涉及公司机密的档案原件严格保密，防止信息泄露。二、档案原件的范围（一）文书档案1.公司各类红头文件、通知、报告、请示等。2.会议纪要、决议、记录等。3.工作计划、总结、报表等。（二）合同档案1.各类业务合同、协议。2.租赁合同、采购合同、销售合同等。（三）财务档案1.会计凭证、账簿、报表等。2.审计报告、税务资料等。（四）人事档案1.员工入职登记表、简历、劳动合同等。2.员工培训记录、考核评价等。3.员工薪酬福利资料等。（五）技术档案1.产品研发资料、技术方案、图纸等。2.工艺文件、操作规程等。（六）其他档案1.公司证照、资质证书等。2.重大活动照片、视频资料等。三、档案原件的收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确专人负责档案原件的收集工作，确保档案及时、准确地收集齐全。2.对于日常工作中形成的档案原件，应在规定时间内移交至档案管理部门。3.涉及多个部门的档案原件，由主办部门负责收集整理后移交。（二）整理方法1.按照档案类别进行分类，如文书档案、合同档案等。2.对每类档案进行编号，确保编号的唯一性和系统性。3.编制档案目录，注明档案名称、编号、日期、保管期限等信息。4.对档案原件进行装订、编页，确保整齐、牢固。四、档案原件的归档与保管（一）归档流程1.档案管理部门对收集整理后的档案原件进行审核，确保符合归档要求。2.将审核通过的档案原件按照编号顺序存入档案库房，并在档案目录中登记归档日期。3.建立电子档案目录，实现档案原件的信息化管理。（二）保管期限1.根据档案的重要性和性质，确定不同档案的保管期限，分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案包括公司章程、营业执照、重要合同等。3.长期保管的档案包括一般业务合同、财务报表等，保管期限为[X]年。4.短期保管的档案包括一般性文件、资料等，保管期限为[X]年。（三）保管条件1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，保持适宜的温度和湿度。2.档案架应牢固、整齐，便于档案的存放和查找。3.定期对档案库房进行检查和维护，确保档案原件的安全。五、档案原件的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅档案原件，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容等信息。2.经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。3.档案管理部门应指定专人陪同查阅，确保档案原件的安全和完整。4.查阅人员不得在档案原件上涂改、标记、抽取、撤换等。（二）借阅规定1.因特殊情况需要借阅档案原件的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅原因和期限。2.经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可借阅。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管档案原件，不得转借他人，不得擅自复印、拍照等。5.借阅期满后，借阅人员应及时归还档案原件，档案管理部门应对归还的档案进行检查。六、档案原件的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门定期对保管期满的档案进行鉴定，确定是否需要销毁。2.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员等组成。3.鉴定小组根据档案的保管期限、重要性等因素，对档案进行逐一审核，提出鉴定意见。（二）销毁程序1.经鉴定小组审核同意销毁的档案，编制《档案销毁清单》，注明档案名称、编号、日期等信息。2.《档案销毁清单》经档案管理部门负责人和公司分管领导审批后，方可实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案原件彻底销毁。4.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清单》上签字确认，并将清单存档。七、档案原件的数字化管理（一）数字化要求1.对重要的档案原件应进行数字化处理，建立电子档案库。2.数字化档案应与纸质档案原件内容一致，图像清晰、完整。3.建立电子档案的分类目录和索引，便于查询和利用。（二）数字化流程1.档案管理部门制定数字化工作计划，明确数字化的范围、时间、质量要求等。2.选择专业的数字化服务机构进行档案数字化处理。3.对数字化后的档案进行质量检查，确保符合要求。4.将数字化档案上传至电子档案管理系统，进行存储和管理。八、档案原件管理的监督与检查（一）监督机制1.公司设立档案管理监督小组，定期对档案原件管理工作进行检查和监督。2.监督小组由公司内部审计、纪检等部门人员组成。（二）检查内容1.档案原件的收集、整理、归档情况。2.档案原件的保管条件和安全措施落实情况。3.档案原件的查阅、借阅和销毁程序执行情况。4.档案原件数字化管理工作开展情况。（三）问题处理1.对检查中发现的问题，监督小组应及时提出整改意见，责令相关部门限期整改。2.