行政机关用字规范制度

PAGE行政机关用字规范制度一、总则（一）目的为了确保行政机关公文、印章、标识、信息发布等各类用字的准确性、规范性和一致性，提高行政机关的形象和公信力，依据国家相关法律法规及语言文字规范标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本行政机关内各部门、各岗位在公文处理、行政管理、对外宣传等工作中涉及的用字行为。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家关于语言文字使用的法律法规，如《中华人民共和国国家通用语言文字法》等。2.规范性原则：以国家语言文字工作委员会颁布的规范标准为依据，确保用字符合现代汉语的语法规则、词汇规范和书写要求。3.准确性原则：保证所使用的汉字、标点符号、数字、汉语拼音等准确无误，避免出现错别字、异体字、生造字等。4.一致性原则：在行政机关内部，同一事项的用字应保持前后一致，不同部门之间涉及相同内容的用字也应统一规范。二、公文用字规范（一）行文用字要求1.汉字使用公文应使用规范汉字，不得使用已被简化的繁体字、异体字。对于一些特殊情况需要使用繁体字的，如古籍整理、书法艺术等，应严格按照国家有关规定执行，并在适当位置加注说明。避免使用生造字、自造简化字和不规范的简体字。对于汉字的字形、字音、字义，要依据权威的字典、词典进行准确书写和使用。2.标点符号使用严格按照国家标准《标点符号用法》使用标点符号。正确区分句号、逗号、顿号、分号、冒号、问号、感叹号、引号、括号、破折号、省略号、书名号等标点符号的用法，避免标点符号使用不当造成句子歧义或表意不清。在公文标题中，除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。标题末尾一般不加标点，但为了强调突出等特殊需要，可以加问号、叹号等。3.数字使用公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。记数与计量的数字应使用阿拉伯数字，如长度、面积、体积、重量、时间、温度等。整数一至十，如果不是出现在具有统计意义的一组数字中，可以用汉字，但要照顾到上下文，求得局部体例上的一致。表示概数和约数时，数字之间不用顿号，相邻的两个数字并列连用表示概数，必须使用汉字，且中间不能用顿号隔开。如“三四天”“十七八岁”“五六百元”等。4.汉语拼音使用在公文中，如需使用汉语拼音，应按照《汉语拼音方案》的规定准确拼写。汉语拼音的书写要规范，字母大写、小写、声调标注等都应符合要求。一般在首次出现的地名、人名、事物名称等后面加注汉语拼音，加注时应在汉字后加括号，括号内用半角小写字母拼写。（二）公文审核用字流程1.起草环节公文起草人员应认真检查所拟文稿中的用字，确保符合规范要求。在起草过程中，要仔细核对每一个汉字的写法、读音和字义，对标点符号、数字、汉语拼音等的使用也要严格把关。对于一些不确定的用字，应及时查阅权威工具书或向语言文字专家咨询，避免出现用字错误。2.审核环节部门负责人对起草的公文进行初审，重点审核用字是否规范、准确，内容是否清晰、表意是否明确。对于发现的用字问题，应及时反馈给起草人员进行修改。办公室审核人员对公文进行全面审核，包括格式、内容、用字等方面。审核人员应具备较高的语言文字水平，严格按照本制度及相关标准进行审核，确保公文用字质量。对于审核不通过的公文，应明确指出问题所在，并要求起草部门重新修改。3.签发环节行政机关负责人对审核通过的公文进行签发。签发人在签发公文时，应再次检查用字情况，确保公文用字规范无误后予以签发。（三）公文存档用字要求1.纸质公文存档归档的纸质公文应保证字迹清晰、工整，用字规范。对于存在用字错误的公文草稿，应进行妥善处理，不得混入正式存档文件中。在公文装订时，要注意避免因装订不当导致字迹模糊或损坏，影响公文的保存和查阅。2.电子公文存档电子公文应按照统一的格式和命名规则进行存储，确保文件名、文件内容中的用字准确无误。定期对电子公文进行备份，防止因存储设备故障、病毒感染等原因导致公文用字信息丢失或损坏。同时，要建立电子公文用字审核机制，对上传、存储的电子公文进行用字检查，确保电子公文用字质量。三、印章用字规范（一）印章字体要求1.行政机关的印章应使用国务院公布的简化字，字体为宋体。印章的文字排版应整齐、清晰，不得有缺字、漏字、错别字等情况。2.印章的大小、形状应符合国家规定的标准，印章上的文字应与印章的规格相匹配，保证印章的庄重性和权威性。（二）印章制作与启用用字审核1.制作环节印章制作单位应严格按照本制度及相关标准制作行政机关印章。在制作过程中，要对印章上的文字进行多次核对，确保字体、字形、字间距等符合要求。制作完成后，应将印章样本提交行政机关进行用字审核。审核通过后方可交付使用。2.启用环节行政机关在启用印章前，应再次对印章用字进行检查，确保印章用字规范无误。同时，要做好印章启用的登记工作，记录印章启用的时间、范围、用途等信息。对于印章用字不符合规范的情况，应及时与制作单位沟通，要求重新制作或进行修改，直至印章用字符合要求后方可启用。（三）印章使用用字规范1.盖章位置在公文、文件、证件等上盖章时，应确保印章位置恰当，印章上的文字清晰可辨，不得压盖公文内容中的关键信息，如日期、签名等。2.盖章要求盖章时要使用符合质量要求的印泥或印油，确保印章字迹清晰、颜色均匀。盖章应端正、清晰，不得模糊、歪斜或有重影。对于需要加盖多个印章的情况，要注意印章之间的排列顺序和间距，保证整体美观、规范。四、标识用字规范（一）办公场所标识用字1.门牌标识行政机关办公场所的门牌应使用规范汉字，字体应清晰、醒目，易于辨认。门牌上的部门名称、房间号等信息应准确无误，不得出现错别字、异体字或不规范的简化字。门牌的制作应符合一定的规格和标准，确保门牌的牢固性和耐久性。同时，要定期对门牌进行检查和维护，及时更换损坏或字迹模糊的门牌。2.功能区域标识办公场所内的会议室、办公室、接待室、卫生间、楼梯间等功能区域标识应使用规范汉字，采用统一的字体、字号和颜色。标识内容应简洁明了，准确反映该区域的功能用途。功能区域标识应安装在显著位置，便于人员识别和查找。对于一些重要的功能区域，可适当增加英文标识，但英文标识应与中文标识相对应，且英文拼写要准确无误。（二）宣传标识用字1.宣传栏、公告栏标识行政机关设置的宣传栏、公告栏等宣传设施上的用字应严格遵守规范要求。宣传内容中的汉字、标点符号、数字、汉语拼音等要准确无误，避免出现错别字、语病等问题。宣传标识的设计应注重整体效果，文字排版要整齐、美观，色彩搭配要协调。同时，要定期更新宣传栏、公告栏的内容，确保宣传信息的时效性和准确性。2.活动标识、标语用字在行政机关组织的各类活动中，使用的活动标识、标语等用字应规范、准确、富有感染力。活动标识和标语的内容应紧扣活动主题，语言表达要简洁明了，易于理解和记忆。对于活动标识和标语的设计制作，要严格审核用字情况，确保其符合语言文字规范标准。在活动现场布置时，要注意活动标识和标语的悬挂位置和方式，保证其醒目、美观，起到良好的宣传效果。（三）网站及新媒体平台标识用字1.网站页面用字行政机关官方网站的页面用字应规范统一，包括网站名称、栏目名称、正文内容、导航菜单等。网站上的汉字应使用规范汉字，标点符号、数字、汉语拼音等的使用要符合国家标准。网站页面的字体选择要适中，便于用户阅读。同时，要建立网站用字审核机制，对网站内容进行定期检查和更新，及时纠正用字错误，确保网站用字质量。2.新媒体平台信息用字在微信公众号、微博、抖音等新媒体平台发布的信息中，用字同样要遵循规范要求。新媒体平台具有传播速度快、受众范围广的特点，更要注重信息用字的准确性和规范性，避免因用字错误引发不良影响。新媒体运营人员在发布信息前，应仔细校对内容中的用字情况，对于不确定的用字要及时查阅资料或咨询专业人员。同时，要根据新媒体平台的特点和用户需求，优化信息的表达方式和排版格式，提高信息的可读性和吸引力。五、信息发布用字规范（一）新闻发布用字1.新闻稿件撰写行政机关发布的新闻稿件应使用规范汉字，语言表达要准确、流畅、简洁。新闻稿件的内容应真实可靠，避免使用夸张、虚假或误导性的语言。在新闻稿件中，对于涉及的人名、地名、机构名等专用名称，要确保用字准确无误。对于一些新出现的事物或概念，在首次使用时要进行准确的定义和解释，避免因读者对名称不熟悉而产生误解。2.新闻审核发布新闻稿件在发布前应经过严格的审核程序。审核人员要对稿件中的用字进行仔细检查，确保新闻用字规范、准确。对于审核不通过的新闻稿件，应及时反馈给撰写人员进行修改，直至符合要求后方可发布。新闻发布平台应具备完善的用字检查功能，对发布的新闻稿件进行实时监测，发现用字问题及时提醒发布人员进行处理。同时，要建立新闻发布用字存档制度，对发布的新闻稿件进行分类保存，以便日后查阅和统计。（二）政务公开信息用字1.公开文件用字行政机关公开的各类文件，如政策法规、办事指南、通知公告等，用字必须规范、准确。公开文件的内容应清晰易懂，便于公众查阅和理解。对于文件中的专业术语、生僻字等，应进行必要的解释和说明，确保公众能够准确把握文件精神。在公开文件的制作过程中，要严格按照公文用字规范要求进行排版和校对，保证文件的质量。公开文件应采用统一的格式和字体，便于公众识别和下载。2.信息平台用字政务公开信息平台上发布的各类信息，包括文字信息、图片信息、视频信息等，用字都要符合规范标准。信息平台的界面设计要简洁明了，信息分类要准确合理，便于公众查找和获取所需信息。政务公开信息平台的维护人员应定期对平台上发布的信息进行检查，及时发现和纠正用字错误。同时，要根据公众的反馈意见，不断优化信息平台的功能和服务，提高政务公开信息的质量和透明度。六、培训与监督（一）用字规范培训1.培训对象本制度适用于行政机关全体工作人员，包括领导干部、公务员、工勤人员等。根据不同岗位的工作需求，有针对性地开展用字规范培训。2.培训内容国家语言文字法律法规和政策方针，如《中华人民共和国国家通用语言文字法》等。现代汉语语法规则、词汇规范、汉字书写要求、标点符号用法、数字用法、汉语拼音方案等语言文字基础知识。行政机关公文、印章、标识、信息发布等工作中用字规范的具体要求和操作流程。常见错别字、异体字、生造字等的辨析与纠正方法，以及一些容易混淆的字词的正确用法。3.培训方式定期组织集中培训，邀请语言文字专家或资深教师进行授课，系统讲解用字规范知识和技能。开展专题讲座，针对行政机关工作中常见的用字问题进行深入分析和讲解，提高工作人员的用字水平。利用内部网络、微信公众号等平台，发布用字规范相关的学习资料、案例分析等内容，供工作人员自主学习和交流。鼓励工作人员参加外部语言文字培训课程或学术研讨会，拓宽视野。（二）用字规范监督1.内部监督机制成立用字规范监督小组，由办公室、法规部门等相关人员组成。监督小组定期对行政机关内各部门的公文、印章、标识、信息发布等用字情况进行检查，发现问题及时督促整改。建立用字规范举报制度，鼓励全体工作人员积极参与监督，对发现的用字不规范行为进行举报。对于举报属实的，给予一定的奖励。将用字规范情况纳入行政机关绩效考核体系，对