规范保密会议记录制度

PAGE规范保密会议记录制度一、总则（一）目的为加强公司/组织的保密管理，规范保密会议记录工作，确保会议涉及的机密信息得到妥善保护，防止信息泄露，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及保密信息的会议，包括但不限于高层决策会议、业务研讨会、技术研发会议、项目推进会议等。（三）基本原则1.保密性原则：会议记录应严格保密，记录人员需确保记录内容不被泄露给无关人员。2.准确性原则：如实、准确地记录会议内容，不得遗漏重要信息，不得擅自修改或歪曲会议原意。3.完整性原则：涵盖会议的全过程，包括会议主题、时间、地点、参会人员、讨论内容、决议事项等关键要素。二、会议记录的职责分工（一）记录人员职责1.负责会议记录的现场记录工作，确保记录内容完整、准确、清晰。2.在会议结束后及时整理会议记录，对记录内容进行审核，确保无遗漏或错误。3.将整理好的会议记录按照规定的格式和流程进行存储和保管，严格遵守保密规定。（二）会议主持人职责1.明确会议是否涉及保密信息，如涉及，应提前告知记录人员相关保密要求。2.对会议记录的内容进行审核，确保记录准确反映会议讨论情况和决议事项。（三）参会人员职责1.知晓会议的保密性质，在会议期间不得擅自传播或泄露会议内容。2.配合记录人员的工作，如实提供相关信息和意见，确保会议记录的真实性。三、会议记录的内容要求（一）基本信息1.会议主题：明确会议讨论的核心内容。2.会议时间：精确记录会议开始和结束的时间。3.会议地点：详细记录会议召开的具体地点。4.参会人员：列出参会人员的姓名、职务等信息。（二）会议议程记录会议的议程安排，包括各项议题的顺序和讨论时间。（三）讨论内容1.详细记录参会人员的发言内容，包括观点、意见、建议等，尽量使用原话记录。2.记录会议中的讨论过程，如不同观点的交锋、妥协等情况。（四）决议事项1.明确会议达成的决议内容，包括决策结果、行动计划、责任分工等。2.对于决议事项的执行时间、期限等关键信息要准确记录。（五）其他事项记录会议中提出的其他重要事项，如需要进一步跟进的问题、下一步工作的重点等。四、会议记录的格式规范（一）标题采用简洁明了的标题，准确概括会议主题。（二）编号为便于管理和查询，对会议记录进行编号，编号应具有唯一性和系统性。（三）正文1.按照上述内容要求进行分段记录，每段内容之间保持清晰的逻辑关系。2.对于重要的发言内容或决议事项，可以采用加粗、下划线等方式进行突出显示。（四）落款记录人员签名，并注明记录日期。五、会议记录的存储与保管（一）存储方式1.采用电子存储和纸质存储相结合的方式。电子存储应使用公司/组织指定的加密存储设备或系统，如加密硬盘、加密文件夹等，并定期进行备份。纸质存储应将会议记录整理成册，存放在专门的保密文件柜中。2.电子存储的文件命名应规范，包含会议主题、时间、编号等关键信息，以便快速检索。（二）保管期限根据会议内容的重要性和保密期限要求，确定会议记录的保管期限。一般情况下，涉及公司核心机密、重大决策等重要会议记录的保管期限为[X]年；一般性保密会议记录的保管期限为[X]年。（三）查阅与借阅1.内部查阅：因工作需要查阅会议记录的，需填写《会议记录查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到指定地点查阅。查阅人员不得擅自复制、拍照、传播会议记录内容。2.外部借阅：原则上不允许外部单位或个人借阅会议记录。如因特殊情况确需借阅的，需经公司/组织高层领导审批，并签订保密协议，借阅期限不得超过[X]个工作日。借阅期间，借阅人员应妥善保管会议记录，不得转借他人，不得擅自扩大知悉范围。（四）销毁超过保管期限的会议记录，由记录管理人员提出销毁申请，经公司/组织保密管理部门审核，报公司/组织负责人批准后，按照规定的程序进行销毁。销毁过程应进行记录，确保销毁彻底，防止信息泄露。六、会议记录的保密措施（一）人员管理1.对记录人员进行严格的背景审查和保密培训，并签订保密协议，明确其保密责任和义务。2.定期对记录人员进行保密教育和考核，提高其保密意识和业务水平。（二）环境管理1.会议记录的整理和存储应在保密环境中进行，如专门的保密办公室或会议室。2.在整理和存储过程中，要防止无关人员进入，确保记录内容不被他人窥视或窃取。（三）技术措施1.对电子存储的会议记录进行加密处理，设置高强度的密码，并定期更换密码。2.在传输会议记录时，应采用加密传输方式，确保信息传输过程中的安全性。（四）监督检查1.公司/组织保密管理部门定期对会议记录的保密情况进行检查，发现问题及时整改。2.对违反保密规定的行为，要依法依规进行严肃处理，追究相关人员的责任。七、会议记录模板示例（一）标题[具体会议主题]会议记录（二）编号[编号]（三）正文1.会议基本信息会议主题：[具体会议主题]会议时间：[开始时间][结束时间]会议地点：[详细地点]参会人员：[参会人员姓名及职务列表]2.会议议程议题1：[议题内容]，讨论时间：[X]分钟议题2：[议题内容]，讨论时间：[X]分钟……3.讨论内容参会人员A：[发言内容]参会人员B：[发言内容]……4.决议事项决议1：[决策结果]，责任人：[姓名]，完成时间：[具体日期]决议2：[行动计划]，责任人：[姓名]，完成时间：[具体日期]……5.其他事项[详细记录其他重要事项]（四）落款记录人员：[姓名]记录日期：[记录