设备采购租赁规范制度

PAGE设备采购租赁规范制度一、总则（一）目的为规范公司设备采购与租赁行为，确保设备的合理配置、高效使用，降低采购与租赁成本，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门涉及设备采购与租赁的相关活动，包括但不限于生产设备、办公设备、运输设备等。（三）基本原则1.合法性原则：设备采购与租赁活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保交易行为合法合规。2.经济性原则：在满足公司业务需求的前提下，充分考虑采购与租赁成本，追求经济效益最大化。3.适用性原则：根据公司实际业务需求，选择合适的设备，确保设备能够满足工作要求，提高工作效率。4.规范性原则：建立健全规范的采购与租赁流程，明确各环节责任，确保操作规范、流程顺畅。二、采购管理（一）需求评估1.使用部门根据业务发展需要，提前提交设备采购申请，详细说明设备的用途、规格、数量、预计使用时间等信息。2.设备管理部门对采购申请进行初步审核，结合公司现有设备状况、生产经营计划等因素，评估采购需求的合理性。3.财务部门根据公司预算安排，对采购申请的资金可行性进行审核，确保采购活动在预算范围内进行。（二）采购计划制定1.设备管理部门根据需求评估结果，汇总编制年度设备采购计划，明确采购设备的种类、数量、采购时间等。2.采购计划应与公司年度预算、生产经营计划相匹配，并报公司管理层审批。3.对于紧急采购需求，由使用部门提出申请，经设备管理部门、财务部门审核后，报公司领导特批，纳入紧急采购流程。（三）供应商选择1.采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商名录。2.对潜在供应商进行资格审查，包括营业执照、生产许可证、产品质量认证、业绩信誉等方面的审核。3.根据采购设备的特点和要求，选择若干家合格供应商进行询价、报价。4.采购部门组织相关人员对供应商的报价、产品质量、售后服务等进行综合评估，选择最优供应商。（四）采购合同签订1.采购部门与选定的供应商签订采购合同，合同应明确设备的规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款。2.合同签订前，采购部门应将合同文本提交法律部门进行审核，确保合同条款合法合规，避免法律风险。3.在合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同条款，采购部门应及时与供应商协商，并签订补充协议，报公司相关部门备案。（五）设备验收1.设备到货前，采购部门应通知设备管理部门、使用部门等相关人员做好验收准备工作。2.设备到货时，由设备管理部门、使用部门等组成验收小组，按照合同要求对设备的数量、规格、型号、外观、质量等进行验收。3.验收合格后，验收小组应出具验收报告，并办理设备入库手续；如验收不合格，采购部门应及时与供应商沟通，要求供应商限期整改或退换货。（六）采购付款1.财务部门根据采购合同约定和验收报告，审核采购付款申请。2.采购付款应严格按照公司资金管理制度执行，确保资金支付安全、合规。3.对于预付款项，采购部门应跟踪设备生产进度和交货情况，确保预付款项的合理使用。三、租赁管理（一）租赁需求评估1.使用部门根据业务临时需求或短期项目需要，提出设备租赁申请，说明租赁设备的用途、租赁期限、预计使用量等信息。2.设备管理部门对租赁申请进行审核，评估租赁需求的必要性和合理性，同时考虑公司现有设备资源能否满足需求。3.财务部门对租赁申请的成本效益进行分析，判断租赁行为是否符合公司经济利益。（二）租赁供应商选择1.租赁部门通过市场调研、行业推荐等方式，收集租赁供应商信息，建立租赁供应商库。2.对租赁供应商进行资质审核，包括经营范围是否涵盖所需设备租赁业务、信誉状况、资金实力等方面。3.向多家租赁供应商发出租赁询价，要求其提供租赁设备的型号参数、租赁价格、租赁条款等报价信息。4.租赁部门组织相关人员对供应商报价进行比较分析，综合考虑设备质量、服务水平、价格等因素，选择合适的租赁供应商。（三）租赁合同签订1.租赁部门与选定的租赁供应商签订租赁合同，合同应明确租赁设备的名称、型号、数量、租赁期限、租金计算方式、租金支付方式、设备交付与归还时间地点、设备维修保养责任、违约责任等条款。2.租赁合同签订前，租赁部门应将合同文本提交法律部门审核，确保合同合法有效，保障公司权益。3.在租赁合同履行过程中，如因业务变化需要变更合同条款，租赁部门应及时与供应商协商签订补充协议，并报公司备案。（四）设备交付与使用1.租赁供应商按照合同约定的时间和地点将租赁设备交付给公司，公司租赁部门组织使用部门等相关人员进行设备交接验收。2.使用部门负责租赁设备的日常使用和保管，按照操作规程正确使用设备，确保设备安全运行。3.租赁期间，如发现设备故障或损坏，使用部门应及时通知租赁部门，由租赁部门协调租赁供应商进行维修或更换。（五）租金支付与结算1.财务部门根据租赁合同约定，审核租金支付申请。2.租金支付应按照合同规定的支付方式和时间节点进行，确保按时足额支付租金。3.在租赁期满或合同提前终止时，租赁部门应与租赁供应商进行租金结算，核对租金支付情况和设备归还情况，办理相关结算手续。（六）设备归还1.租赁期满前，租赁部门应提前通知使用部门做好设备归还准备工作。2.使用部门按照合同约定的时间和要求，将租赁设备归还租赁供应商，并确保设备完好无损。3.租赁供应商对归还设备进行验收，如发现设备有损坏或缺失，应按照合同约定要求公司承担相应赔偿责任；如验收合格，双方办理设备归还手续。四、设备管理与维护（一）设备台账管理1.设备管理部门建立设备台账，详细记录设备的名称、型号、规格、购置时间、采购价格、租赁情况、使用部门、维护保养记录等信息。2.定期对设备台账进行更新和核对，确保设备信息的准确性和完整性。3.设备台账应作为设备管理的重要依据，为设备采购、租赁、维护、报废等决策提供支持。（二）设备日常维护1.使用部门负责设备的日常维护保养工作，制定设备操作规程，明确设备操作流程和注意事项，确保设备操作人员熟悉设备性能和操作要求。2.设备管理部门定期对设备进行巡检，检查设备运行状况，及时发现并解决设备存在的问题。3.建立设备维护保养记录档案，详细记录设备维护保养的时间、内容、维修更换部件等信息，为设备后续维护和管理提供参考。（三）设备维修管理1.当设备出现故障时，使用部门应及时填写设备维修申请单，说明故障现象、发生时间、可能原因等信息。2.设备管理部门根据维修申请单，组织专业技术人员对设备故障进行诊断和维修。3.对于重大设备维修项目，设备管理部门应组织相关人员进行维修方案论证，确保维修质量和安全。4.维修完成后，维修人员应填写维修记录，经使用部门确认后归档。（四）设备更新与报废1.设备管理部门根据设备的使用年限、技术状况、性能指标等因素，定期对设备进行评估，提出设备更新或报废建议。2.对于需要更新的设备，按照采购管理流程进行采购；对于达到报废条件的设备，由设备管理部门填写设备报废申请单，报公司领导审批。3.设备报废后，设备管理部门负责组织清理和处置工作，确保资产安全。五、监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门定期对设备采购与租赁活动进行审计监督，检查采购与租赁流程的执行情况、合同签订与履行情况、资金使用情况等。2.审计部门对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况，确保设备采购与租赁活动规范有序进行。（二）定期检查1.设备管理部门定期对公司设备的采购、租赁、使用、维护等情况进行检查，及时发现和解决存在的问题。2.检查内容包括设备台账的准确性、设备维护保养记录的完整性、设备运行状况、租赁合同执行情况等。（三）违规处理1.对于违反本规范制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括批评