规范销售合同审计制度

PAGE规范销售合同审计制度一、总则（一）目的为加强公司销售合同管理，规范销售合同审计流程，防范销售风险，维护公司合法权益，提高公司经济效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有销售合同的审计工作，包括但不限于产品销售合同、服务销售合同、代销合同等。（三）基本原则1.合法性原则：销售合同的签订、履行必须符合国家法律法规的规定，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.真实性原则：销售合同的内容必须真实、准确、完整，不得隐瞒或虚报重要信息。3.完整性原则：销售合同的审计应涵盖合同签订前、签订时、履行过程及履行完毕后的全过程，确保合同管理的各个环节均得到有效监督。4.及时性原则：审计部门应及时介入销售合同审计工作，确保在合同签订、履行等关键节点发挥监督作用，避免事后审计导致问题难以解决。二、审计机构及职责（一）审计部门公司设立独立的审计部门，负责销售合同的审计工作。审计部门应配备专业的审计人员，具备财务、法律、风险管理等相关专业知识和技能。（二）审计部门职责1.制定和完善销售合同审计制度：根据国家法律法规和公司实际情况，制定和修订销售合同审计制度，确保制度的科学性、合理性和有效性。2.参与销售合同的起草和审核：在销售合同起草阶段，审计部门应从风险防控、财务核算、法律合规等方面提出意见和建议；对销售合同文本进行审核，重点审查合同条款的合法性、完整性、准确性等。3.实施销售合同审计：对销售合同的签订、履行过程进行全程跟踪审计，检查合同执行情况，及时发现和纠正存在的问题。4.监督销售合同的变更和解除：对销售合同的变更、解除事项进行审计，审查变更、解除的原因是否合理，程序是否合规，确保公司利益不受损害。5.建立销售合同审计档案：对销售合同审计过程中形成的相关资料进行整理、归档，建立审计档案，为后续审计工作提供参考依据。6.定期开展销售合同审计工作总结和分析：定期对销售合同审计工作进行总结，分析存在的问题和风险，提出改进措施和建议，不断完善销售合同审计工作。三、销售合同签订前审计（一）客户信用调查1.调查内容客户基本信息，包括注册地址、法定代表人、经营范围、注册资本等。客户信用状况，如信用评级、银行贷款情况、涉诉情况等。客户经营状况，包括近年度财务报表、经营业绩、市场份额等。2.调查方式查阅公开信息，如国家企业信用信息公示系统、信用中国等网站。向银行、税务、工商等相关部门咨询。委托专业信用评估机构进行评估。3.信用评估结果应用根据客户信用调查结果，对客户进行信用评级，分为A、B、C、D四级。对于信用等级较低的客户，应谨慎签订合同，或要求客户提供担保、增加预付款比例等风险防控措施。（二）销售合同条款审核1.合同主体资格审核审查客户是否具有签订合同的主体资格，包括营业执照、法定代表人身份证明等相关文件。核实合同签订代表人的授权委托书，确保其有权代表客户签订合同。2.合同标的审核明确合同标的的名称、规格、型号、数量、质量标准等，确保合同标的清晰明确。对于特殊产品或服务，应明确其技术要求、验收标准等。3.价格条款审核：审核合同价格是否合理，是否符合市场行情和公司定价政策。对于涉及价格调整的条款，应明确价格调整的条件、方式和时间等。4.付款方式及结算条款审核审查付款方式是否符合公司规定，如预付款比例、分期付款期限、结算方式等。明确逾期付款的违约责任和处理方式，保障公司资金回笼。5.交货条款审核确定交货时间、地点、方式等，确保交货条款明确、合理，便于合同履行。对于需要运输的货物，应明确运输方式、运输费用承担等。6.违约责任条款审核明确双方的违约责任，包括违约情形、违约赔偿方式和金额等。违约责任条款应具有可操作性，能够有效约束双方行为，保障合同的顺利履行。7.争议解决条款审核审查争议解决方式，如协商、仲裁或诉讼等，确保争议解决条款符合法律规定和公司利益。明确仲裁机构或管辖法院的选择，避免因争议解决条款不明确导致纠纷处理困难。（三）销售合同审批流程1.合同承办部门提交申请：合同承办部门在完成销售合同起草后，应填写《销售合同审批表》，连同合同文本一并提交至审计部门。2.审计部门初审：审计部门收到申请后，对销售合同进行初审，重点审查合同条款的合法性、完整性、准确性等。如发现问题，应及时与合同承办部门沟通，要求其进行修改完善。3.相关部门会审：初审通过后，审计部门组织销售部门、财务部门、法务部门等相关部门进行会审。各部门根据职责分工，对合同条款进行审核，并提出意见和建议。4.管理层审批：会审通过后，《销售合同审批表》及合同文本提交至公司管理层进行审批。管理层根据公司经营战略、风险状况等因素，对合同进行最终决策。5.签订合同：经管理层审批同意后，合同承办部门与客户签订销售合同。签订后的合同文本应及时交至审计部门备案。四、销售合同履行过程审计（一）合同执行情况跟踪1.建立合同执行台账：审计部门应建立销售合同执行台账，详细记录合同的签订时间、履行期限、执行情况等信息。通过台账及时掌握合同执行进度，发现问题及时预警。2.定期检查合同执行情况：审计部门定期对销售合同执行情况进行检查，检查内容包括货物交付情况、款项收付情况、服务提供情况等。对于发现的问题，及时与合同承办部门沟通，督促其采取措施解决。3.协调解决合同履行中的问题：在合同履行过程中，如出现争议或纠纷，审计部门应积极协调合同承办部门、法务部门等相关部门，共同研究解决方案，维护公司合法权益。（二）销售合同变更审计1.变更申请审核：合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款，合同承办部门应填写《销售合同变更审批表》，详细说明变更原因、变更内容等，并提交至审计部门。审计部门对变更申请进行审核，重点审查变更的必要性、合理性和合法性。2.相关部门会审：审核通过后，审计部门组织销售部门、财务部门、法务部门等相关部门进行会审。各部门根据职责分工，对变更条款进行审核，并提出意见和建议。3.管理层审批：会审通过后，《销售合同变更审批表》提交至公司管理层进行审批。管理层根据公司利益和实际情况，对变更事项进行最终决策。4.变更合同签订：经管理层审批同意后，合同承办部门与客户签订销售合同变更协议。变更协议签订后，应及时交至审计部门备案。（三）销售合同解除审计1.解除申请审核：合同履行过程中，如需要解除销售合同，合同承办部门应填写《销售合同解除审批表》，详细说明解除原因、解除时间等，并提交至审计部门。审计部门对解除申请进行审核，重点审查解除的原因是否合理，是否符合法律法规和合同约定。2.相关部门会审：审核通过后，审计部门组织销售部门、财务部门、法务部门等相关部门进行会审。各部门根据职责分工，对解除事项进行审核，并提出意见和建议。3.管理层审批：会审通过后，《销售合同解除审批表》提交至公司管理层进行审批。管理层根据公司利益和实际情况，对解除事项进行最终决策。4.解除合同后续处理：经管理层审批同意后，合同承办部门负责办理合同解除的相关手续，如收回货物、退还货款、清理债权债务等。审计部门对解除合同的后续处理情况进行跟踪审计，确保公司利益不受损害。五、销售合同履行完毕后审计（一）合同验收审计1.验收标准审核：审计部门参与销售合同验收标准的制定，确保验收标准明确、合理、可操作。在验收过程中，审计部门应监督验收工作的执行情况，检查验收结果是否符合合同约定。2.验收报告审核：合同承办部门提交验收报告后，审计部门对验收报告进行审核，重点审查验收内容是否完整、验收结论是否准确等。如发现验收报告存在问题，应要求合同承办部门进行补充或修正。（二）款项收付审计1.收款审计：审计部门对销售合同款项的收取情况进行审计，检查款项是否按时足额收回，收款方式是否符合合同约定。对于逾期未收回的款项，应督促合同承办部门采取措施进行催收。2.付款审计：对销售合同款项的支付情况进行审计，检查付款是否按照合同约定执行，付款审批手续是否齐全。如发现付款存在问题，应及时与相关部门沟通，查明原因并进行处理。（三）合同资料归档审计1.资料完整性审核：审计部门对销售合同履行完毕后的相关资料进行归档审计，检查资料是否齐全，包括合同文本、审批文件、发货凭证、验收报告、款项收付凭证等。2.档案管理审计：审查合同资料的归档管理情况，是否按照规定进行分类、编号、装订和保管，确保档案资料的安全、完整和可查阅。六、审计结果处理（一）审计意见反馈审计部门在完成销售合同审计后，应及时向合同承办部门反馈审计意见。审计意见应明确指出审计发现的问题、问题产生的原因及改进建议，要求合同承办部门限期整改。（二）整改跟踪合同承办部门应根据审计意见制定整改措施，并在规定期限内完成整改。审计部门对整改情况进行跟踪检查，确保整改措施得到有效落实。对于整改不力的部门和个人，应按照公司相关规定进行问责。（三）审计结果应用1.作为绩效考核依据：将销售合同审计结果纳入相