规范采购价格审核制度

PAGE规范采购价格审核制度一、总则（一）目的为加强公司采购价格管理，规范采购价格审核流程，确保采购价格合理、公正、透明，有效控制采购成本，提高公司经济效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购项目，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购价格审核必须符合国家法律法规和相关政策要求，确保采购活动合法合规。2.合理性原则：采购价格应根据市场行情、成本构成等因素进行综合评估，确保价格合理公正，避免过高或过低的价格对公司利益造成损害。3.透明性原则：采购价格审核过程应公开、透明，接受公司内部监督，确保审核结果真实可靠。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，通过合理控制采购价格，降低采购成本，提高公司经济效益。二、职责分工（一）采购部门1.负责收集、整理采购项目的相关信息，包括市场价格、供应商报价等，并提交给价格审核部门。2.与供应商进行商务谈判，争取有利的采购价格和条款。3.协助价格审核部门进行价格审核工作，提供必要的资料和解释。（二）价格审核部门1.制定采购价格审核标准和流程，明确审核要点和方法。2.对采购部门提交的采购价格进行审核，评估价格的合理性和公正性。3.定期收集、分析市场价格信息，为采购价格审核提供参考依据。4.对采购价格异常情况进行调查和分析，提出处理建议。（三）财务部门1.参与采购价格审核工作，从财务角度对采购价格进行评估，确保采购成本的合理性和可控性。2.负责审核采购合同中的价格条款，确保与审核后的采购价格一致。3.对采购付款进行审核，确保付款符合公司财务制度和采购合同约定。（四）审计部门1.对采购价格审核制度的执行情况进行审计监督，检查审核流程是否合规、审核结果是否真实有效。2.对采购价格异常情况进行专项审计，发现问题及时提出整改建议，并跟踪整改情况。三、采购价格审核流程（一）采购申请采购部门根据公司生产经营需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算金额等信息，并提交给相关部门审批。（二）市场调研采购部门在接到采购申请后，应及时开展市场调研工作，收集同类产品或服务的市场价格信息、供应商情况等。市场调研可通过以下方式进行：1.查阅行业资料、市场报告、价格指数等。2.咨询行业协会、专业机构、专家学者等。3.实地考察供应商、市场交易场所等。4.利用互联网平台、采购数据库等查询相关信息。（三）供应商报价采购部门根据市场调研结果，向至少三家符合要求的供应商发出询价函，要求供应商在规定时间内报价。询价函应明确采购项目的详细要求、报价截止日期等信息。供应商应按照询价函要求，提供详细的报价清单，包括产品或服务名称、规格、数量、单价、总价、交货期、付款方式等内容。（四）价格初审采购部门对供应商的报价进行初步审核，主要审核以下内容：1.报价的完整性和准确性，确保报价清单包含所有必要信息。2.报价的合理性，与市场调研结果进行对比，分析价格是否在合理范围内。3.供应商的资质和信誉，检查供应商是否具备提供产品或服务的能力和资质，是否有不良记录。采购部门在初审合格后，将供应商报价及相关资料提交给价格审核部门进行审核。（五）价格审核价格审核部门接到采购部门提交的供应商报价及相关资料后，按照以下步骤进行审核：1.资料审查：对采购申请、市场调研资料、供应商报价等进行全面审查，确保资料齐全、真实有效。2.价格分析：根据市场行情、成本构成、历史采购价格等因素，对供应商报价进行详细分析，评估价格的合理性。3.成本核算：对于一些复杂的采购项目，可要求采购部门或相关技术部门提供成本核算资料，协助进行成本分析。4.谈判协商：如发现供应商报价存在疑问或不合理之处，价格审核部门可与采购部门、供应商进行沟通协商，要求供应商作出解释或调整报价。5.审核结论：价格审核部门在完成审核工作后，出具审核意见，明确采购价格是否合理、是否建议采纳该供应商报价等。审核意见应经部门负责人签字确认。（六）审批决策价格审核部门将审核意见提交给公司管理层进行审批决策。公司管理层根据审核意见、采购项目的重要性、公司预算等因素，做出最终的采购价格决策。审批决策应形成书面文件，明确采购价格、供应商选择等内容。（七）合同签订采购部门根据公司管理层的审批决策，与选定的供应商签订采购合同。采购合同应明确采购价格、产品或服务规格、数量、交货期、付款方式、质量标准、违约责任等条款，确保合同内容与审批决策一致。合同签订后，采购部门应将合同副本提交给价格审核部门、财务部门等备案。（八）采购执行与付款采购部门按照采购合同约定，组织采购项目的执行工作，确保供应商按时、按质、按量提供产品或服务。财务部门根据采购合同和审批决策，对采购付款进行审核，确保付款符合公司财务制度和采购合同约定。采购部门应及时跟踪采购项目的执行情况，如发现问题及时与供应商沟通协商解决，并向相关部门报告。四、采购价格审核标准（一）市场价格标准1.采购价格应参考同类产品或服务的市场平均价格，确保价格具有竞争力。市场平均价格可通过市场调研、行业报告、价格指数等渠道获取。2.对于市场价格波动较大的产品或服务，采购价格应根据市场行情变化及时调整，避免因价格滞后导致采购成本增加。（二）成本构成标准1.采购价格应包含产品或服务的直接成本和间接成本，如原材料成本、生产成本、运输成本、税费、利润等。采购部门应要求供应商提供成本明细，以便进行成本分析和审核。2.对于一些定制化产品或服务，采购价格应根据成本加成法进行核算，确保价格能够覆盖供应商的合理成本并获得适当利润。成本加成率应根据产品或服务的复杂程度、市场竞争情况等因素合理确定。（三）供应商成本标准1.了解供应商的成本结构和成本控制情况，评估供应商报价的合理性。对于成本较低、效率较高的供应商，可在价格审核时给予适当考虑。2.要求供应商提供成本分析资料，如原材料采购价格、生产工艺、设备折旧、人工成本等，以便进行成本对比和审核。（四）历史采购价格标准1.参考公司历史采购价格，分析价格变动趋势和原因，为本次采购价格审核提供参考依据。对于价格波动较大的采购项目，应重点关注价格变化情况，确保本次采购价格合理。2.建立采购价格档案，记录采购项目的名称、规格、数量、采购价格、供应商等信息，以便进行历史数据查询和分析。（五）价格合理性判断标准1.综合考虑市场价格、成本构成、供应商成本、历史采购价格等因素，判断采购价格是否合理。如采购价格明显高于或低于市场平均价格、成本构成不合理、供应商报价异常等情况，应进行深入调查和分析，确保采购价格真实合理。2.在审核采购价格时，应充分考虑产品或服务的质量、性能、售后服务等因素，避免单纯以价格高低作为选择供应商的唯一标准。对于质量要求较高、售后服务较好的产品或服务，可适当提高采购价格。五、采购价格异常情况处理（一）异常情况定义采购价格异常情况是指采购价格明显高于或低于市场平均价格、成本构成不合理、供应商报价异常等情况，可能对公司利益造成损害。（二）异常情况报告采购部门、价格审核部门在采购价格审核过程中，如发现采购价格异常情况，应及时填写《采购价格异常情况报告表》，详细说明异常情况的具体内容、发现时间、涉及采购项目等信息，并提交给公司管理层。（三）异常情况调查公司管理层接到《采购价格异常情况报告表》后，应立即组织相关部门进行调查。调查内容包括：1.采购项目的市场行情、成本构成等情况，分析价格异常的原因。2.供应商的报价情况、成本结构、经营状况等，评估供应商报价的真实性和合理性。3.采购部门的询价过程、谈判情况等，检查是否存在违规操作或失误。（四）异常情况处理根据异常情况调查结果，公司管理层应做出相应的处理决定：1.如采购价格过高，要求采购部门与供应商重新谈判，争取降低价格；如供应商报价不合理，可要求供应商作出解释或调整报价；如采购部门存在违规操作或失误，应追究相关人员责任。2.如采购价格过低，应评估产品或服务质量是否存在问题，是否会影响公司正常生产经营。如存在质量问题，应及时与供应商沟通协商解决；如因市场行情变化导致价格过低，可根据公司实际情况决定是否调整采购计划。（五）跟踪反馈采购部门、价格审核部门应跟踪采购价格异常情况的处理结果，及时向公司管理层反馈处理进展情况。如处理结果未能达到预期目标，应重新分析原因，采取进一步措施，确保采购价格合理、公正。六、监督与考核（一）监督机制1.审计部门定期对采购价格审核制度的执行情况进行审计监督，检查审核流程是否合规、审核结果是否真实有效。审计监督可采用定期审计、专项审计等方式进行。2.公司内部设立举报信箱和举报电话，接受员工对采购价格审核过程中违规行为的举报。对于举报信息，公司应及时进行调查核实，如情况属实，应严肃处理相关责任人。（二）考核指标1.采购价格合理性：考核采购价格是否符合市场价格标准、成本构成标准等，是否有效控制采购成本。2.审核流程合规性：考核采购价格审核流程是否按照规定执行，审核资料是否齐全、真实有效。3.供应商选择满意度：考核采购部门选择的供应商是否能够满足公司需求，供应商的产品或服务质量、交货期、售后服务等是否得到公司认可。（三）考核方式1.定期考核：公司定期对采购部门、价格审核部门等相关部门进行考核，考核周期为[考核周期时长]。考核结果将作为部门和员工绩效评价的重要依据。2.不定期抽查：公司不定期对采购价格审核工作进行抽查，发现问题及时督促整改。对于整改不力的部门和个人，将进行严肃处理。（四）奖惩措施1.奖励：对于在采购价格审核工作中表现优秀、为公司节约采购成本做出突出贡献的部门和个人，公司将给予表彰和奖励，奖励方式包括奖金、荣誉证书、晋升机会等。