油卡摆放规范管理制度

PAGE油卡摆放规范管理制度一、总则（一）目的为加强公司油卡管理，规范油卡摆放，确保油卡使用安全、准确、高效，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及油卡使用的部门、车辆及相关人员。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规及行业标准，确保油卡管理合法合规。2.安全性原则：保障油卡存放、使用过程中的安全，防止丢失、被盗用等情况。3.准确性原则：准确记录油卡使用信息，保证账目清晰、数据准确。4.高效性原则：优化油卡摆放流程，提高工作效率，减少不必要的延误。二、油卡管理职责分工（一）行政管理部门1.负责制定和完善油卡摆放规范管理制度，并监督执行情况。2.协调各部门之间关于油卡管理的工作，解决出现的问题。3.定期对油卡管理工作进行检查和评估，提出改进意见和建议。（二）财务部门1.负责油卡充值费用的核算与报销管理，确保账目清晰准确。2.审核油卡使用记录，对异常情况进行调查和处理。3.协助行政管理部门进行油卡盘点工作。（三）车辆管理部门1.负责公司车辆油卡的具体使用安排，根据车辆行驶任务合理分配油卡。2.建立车辆油卡使用台账，详细记录每辆车的油卡使用情况。3.定期对车辆油卡进行检查，确保油卡正常使用，发现问题及时报告。（四）使用人员1.严格按照本制度规定使用油卡，不得违规操作。2.妥善保管个人使用的油卡，不得转借他人或随意放置。3.及时向车辆管理部门反馈油卡使用过程中出现的问题。三、油卡的申购与领取（一）申购流程1.车辆管理部门根据车辆行驶里程、油耗情况等，预估油卡使用量，填写油卡申购申请表。2.申请表经部门负责人审核签字后，提交行政管理部门。3.行政管理部门对申购申请表进行审核，确认申购数量合理后，报公司领导审批。4.经公司领导批准后，行政管理部门负责统一申购油卡。（二）领取方式1.油卡申购成功后，行政管理部门通知车辆管理部门领取。2.车辆管理部门指定专人到行政管理部门领取油卡，并在油卡领取登记表上签字确认。四、油卡的存放规范（一）集中存放1.公司设立专门的油卡存放区域，用于集中存放未使用的油卡。2.存放区域应具备防火、防盗、防潮等安全设施，确保油卡存放安全。（二）分类标识1.按照油卡所属部门、车辆类型等进行分类存放，并在每个存放位置设置明显的标识牌。2.标识牌应注明油卡所属部门、车辆编号、油卡卡号等信息，便于查找和管理。（三）专人保管1.油卡存放区域指定专人负责保管，保管人员应具备责任心强、工作认真等素质。2.保管人员应定期对油卡进行检查，确保油卡数量准确、无损坏等情况。五、油卡的使用规范（一）加油流程1.使用人员驾驶车辆到指定加油站加油时，应向加油站工作人员出示公司油卡。2.加油站工作人员根据车辆加油需求，使用油卡进行加油操作，并打印加油小票。3.使用人员应核对加油小票上的加油金额、加油量等信息是否准确无误，如有疑问应及时与加油站工作人员沟通解决。（二）使用记录1.使用人员每次加油后，应在车辆油卡使用台账上详细记录加油时间、加油站名称、加油金额、加油量等信息。2.车辆管理部门应定期对油卡使用记录进行汇总和分析，检查是否存在异常情况。（三）严禁违规使用1.严禁使用油卡为非公司车辆加油。2.严禁将油卡转借他人使用。3.严禁利用油卡谋取私利，如套取现金、虚开发票等。六、油卡的充值管理（一）充值申请1.车辆管理部门根据油卡使用情况，预估油卡充值金额，填写油卡充值申请表。2.申请表经部门负责人审核签字后，提交财务部门。（二）充值流程1.财务部门对油卡充值申请表进行审核，确认充值金额合理后，安排资金进行充值。2.财务部门在完成油卡充值后，应及时更新油卡余额信息，并通知车辆管理部门。（三）充值记录1.财务部门应建立油卡充值台账，详细记录每次油卡充值的时间、金额、充值方式等信息。2.油卡充值台账应与油卡使用记录、财务账目相互核对，确保数据一致。七、油卡的盘点与清查（一）定期盘点1.行政管理部门应定期组织对油卡进行盘点，盘点周期为[具体周期，如每月/每季度]。2.盘点时，应核对油卡数量、卡号、余额等信息是否与油卡存放记录、使用记录、充值记录一致。（二）不定期清查1.在特殊情况下，如发生油卡丢失、被盗用等情况，行政管理部门应及时组织对油卡进行清查。2.清查过程中，应详细调查油卡丢失或被盗用的原因，并采取相应的措施进行处理。（三）盘点与清查结果处理1.盘点与清查结束后，应形成盘点报告或清查报告，详细记录盘点或清查情况。2.如发现油卡数量不符、余额异常等问题，应及时查明原因，并进行相应的调整和处理。3.对于因管理不善导致油卡丢失、被盗用等情况的相关责任人，应按照公司规定进行严肃处理。八、油卡的挂失与补办（一）挂失流程1.当发现油卡丢失或被盗用后，使用人员应立即向车辆管理部门报告。2.车辆管理部门接到报告后，应及时对油卡进行挂失处理，并通知财务部门冻结该油卡的使用。（二）补办流程1.使用人员填写油卡补办申请表，详细说明油卡丢失或被盗用的情况。2.申请表经部门负责人审核签字后，提交行政管理部门。3.行政管理部门对补办申请表进行审核，确认情况属实后，报公司领导审批。4.经公司领导批准后，行政管理部门负责为使用人员补办油卡，并通知财务部门进行相关操作。九、违规处理（一）违规行为界定1.违反本制度规定的油卡申购、领取、存放、使用、充值、盘点、挂失与补办等流程的行为。2.利用油卡谋取私利，如套取现金、虚开发票等行为。3.因保管不善导致油卡丢失、被盗用等行为。（二）处理措施1.对于首次违规且情节较轻的人员，给予警告处分，并责令其限期整改。2.对于多次违规或情节严重的人员，除给予相应的经济处罚外，还将视情节轻重给予降职、撤职等行政处分。3.对