规范使用现金机具制度

PAGE规范使用现金机具制度一、总则（一）目的为加强公司现金机具的规范管理，确保现金收付业务的准确、安全、高效进行，保障公司资金安全，维护金融秩序，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及现金收付业务所使用的现金机具，包括但不限于点钞机、清分机、自动取款机（ATM）、存取款一体机、现金自助终端等。（三）基本原则1.合法性原则现金机具的选型、购置、使用、维护、报废等环节必须符合国家法律法规及金融行业相关标准要求。2.安全性原则确保现金机具在运行过程中对现金及操作人员的安全无危害，具备完善的安全防护措施，防止现金被盗、被抢、被篡改等风险。3.准确性原则现金机具应具备高精度的现金处理能力，保证现金收付金额的准确无误，减少因机具误差导致的业务纠纷。4.规范性原则严格按照规定的操作流程和标准使用现金机具，确保业务操作的规范化、标准化，提高工作效率和服务质量。二、现金机具的选型与购置（一）选型标准1.符合国家金融行业标准所选现金机具应符合中国人民银行发布的相关技术标准和规范，如《人民币鉴别仪通用技术条件》等，具备良好的现金处理性能和鉴别能力。2.适应业务需求根据公司现金收付业务量、业务类型及操作环境等因素，选择合适型号和功能的现金机具。例如，业务量大的营业网点可选用处理速度快、容量大的点钞机和清分机；面向公众提供自助服务的场所应配备性能稳定、操作简便的ATM等自助设备。3.质量可靠优先选择市场信誉好、产品质量可靠、售后服务完善的品牌和厂家生产的现金机具，以降低设备故障率，减少维修成本和停机时间。4.技术先进关注现金机具行业的技术发展趋势，选用具备先进技术和功能的设备，如采用智能识别技术、远程监控技术等，提高现金处理的智能化水平和管理效率。（二）购置流程1.使用部门提出申请各使用部门根据业务发展需要和现金机具的实际状况，填写《现金机具购置申请表》，详细说明购置理由、型号规格、数量等信息，并提交至公司财务管理部门。2.财务审核财务管理部门对购置申请进行审核，重点审核申请的合理性、必要性以及资金预算情况。审核通过后，报公司管理层审批。3.管理层审批公司管理层根据财务审核意见，对现金机具购置申请进行审批。审批通过后，由财务管理部门负责组织实施购置工作。4.采购实施财务管理部门按照公司采购管理相关规定，通过招标、询价、单一来源采购等方式确定供应商，并签订采购合同。在采购过程中，要严格把控采购环节，确保所购现金机具符合选型标准和质量要求。5.验收现金机具到货后，由使用部门、财务管理部门及相关技术人员组成验收小组进行验收。验收内容包括设备的数量、规格型号、外观质量、技术性能、随机附件及资料等。验收合格后，填写《现金机具验收报告》，办理入库手续。三、现金机具的使用与操作（一）使用前准备1.安装调试按照现金机具的安装说明书要求，由专业技术人员进行安装调试，确保设备安装牢固、连接正确、运行正常。调试过程中要对设备的各项性能指标进行测试，如点钞速度、鉴别准确率、清分精度等，测试结果应符合相关标准要求。2.操作人员培训对现金机具的操作人员进行专门培训，使其熟悉设备的操作方法、性能特点、安全注意事项等。培训内容包括理论知识讲解、实际操作演示、模拟故障排除等，培训结束后要进行考核，确保操作人员具备独立操作设备的能力。3.环境准备为现金机具提供适宜的使用环境，保持设备放置场所清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合设备要求。同时，要配备必要的安全防护设施，如监控设备、报警装置等，确保现金机具在安全的环境下运行。（二）日常操作规范1.开机与关机操作人员应按照设备操作规程，在每日营业前开启现金机具，进行设备自检和预热，检查设备运行状态是否正常。营业结束后，应按照规定程序关闭设备，并做好设备清洁和维护工作。2.现金收付操作在进行现金收付业务时，操作人员要严格按照操作流程使用现金机具。例如，使用点钞机时，应将现金整理整齐后逐把放入点钞机，确保点钞机准确计数和鉴别真伪；使用清分机时，要按照规定的清分模式和标准对现金进行清分，保证清分后的现金符合流通要求。3.异常情况处理在现金机具使用过程中，如发现设备出现故障、鉴别结果异常等情况，操作人员应立即停止操作，采取相应的应急措施，并及时报告上级主管部门。对于一般性故障，操作人员应尝试按照设备维护手册进行简单处理；对于较为复杂的故障，应通知专业技术人员进行维修。同时，要对异常情况进行详细记录，包括故障现象、处理过程、处理结果等，以便后续分析和总结。（三）操作记录与档案管理1.操作记录操作人员应如实记录每笔现金收付业务的操作信息，包括业务时间、金额、现金机具型号、操作柜员等。操作记录应妥善保存，以备查询和审计。2.档案管理建立现金机具档案，档案内容包括设备购置合同、验收报告、操作手册、维护记录、故障维修记录等。档案应由专人负责管理，按照档案管理相关规定进行分类、归档、保管，确保档案资料的完整性和可追溯性。四、现金机具的维护与保养（一）维护保养计划1.制定维护保养计划根据现金机具的使用情况和设备说明书要求，制定详细的维护保养计划。维护保养计划应包括定期维护保养的时间间隔、维护保养内容、责任人等信息。2.定期维护保养按照维护保养计划，定期对现金机具进行维护保养工作。维护保养内容包括设备清洁、部件检查、润滑、校准、软件升级等。例如，每周对点钞机进行外部清洁和内部除尘，每月对清分机的传动部件进行检查和润滑，每季度对ATM等自助设备进行全面维护和功能测试等。（二）故障维修管理1.故障报告与报修现金机具出现故障时，操作人员应及时填写《现金机具故障报告表》，详细描述故障现象、发生时间、所在位置等信息，并提交至公司设备管理部门。设备管理部门接到故障报告后，应立即安排专业技术人员进行维修。2.维修流程专业技术人员接到报修任务后，应携带必要的工具和备件赶赴现场进行维修。维修过程中，要对故障原因进行详细排查和分析，采取有效的维修措施进行修复。维修完成后，要对设备进行测试，确保设备恢复正常运行，并填写《现金机具维修记录单》，记录维修情况。3.备件管理建立现金机具备件管理制度，确保备件的及时供应和质量可靠。备件应按照规定进行分类存放、标识管理，并定期进行盘点和检查，保证备件数量充足、性能良好。（三）维护保养记录与监督检查1.维护保养记录对每次现金机具的维护保养工作进行详细记录，记录内容包括维护保养时间、维护保养内容、维修更换部件情况、维护保养人员等信息。维护保养记录应作为设备档案的重要组成部分，妥善保存。2.监督检查公司设备管理部门应定期对现金机具的维护保养情况进行监督检查，确保维护保养工作落实到位。检查内容包括维护保养记录的完整性、设备的运行状态、备件的管理情况等。对于发现的问题，要及时督促相关责任人进行整改，确保现金机具始终处于良好的运行状态。五、现金机具的安全管理（一）安全防护措施1.物理安全现金机具放置场所应安装防盗门窗、保险柜等安全设施，确保现金机具及现金的安全存放。同时，要设置监控摄像头，对现金机具的操作区域和存放区域进行实时监控，监控资料应保存一定期限，以备查阅。2.电子安全现金机具应具备完善的电子安全防护措施，如设置用户权限管理、数据加密传输、防病毒攻击等功能。操作人员应妥善保管个人操作密码，定期更换密码，防止密码泄露。同时，要定期对现金机具的软件系统进行安全检测和漏洞修复，确保系统安全稳定运行。（二）现金安全管理1.现金收付过程安全在现金收付业务操作过程中，要严格遵守现金管理规定，确保现金收付的准确性和安全性。操作人员应在监控范围内进行现金收付操作，严禁单人操作现金业务，避免现金在收付过程中出现丢失、被盗、被调包等风险。2.现金存储安全现金在存储过程中，应按照规定存放在专用的保险柜或金库内，并实行双人管库制度。保险柜或金库应具备良好的防盗、防火、防潮等性能，确保现金存储安全。同时，要定期对现金库存进行盘点，做到账实相符。（三）应急处置预案1.制定应急处置预案针对现金机具可能出现的各类安全事故和突发事件，如火灾、盗窃、设备故障导致现金堵塞等，制定完善的应急处置预案。应急处置预案应包括应急处置组织机构、职责分工、应急处置流程、应急资源保障等内容。2.应急演练定期组织现金机具操作人员及相关人员进行应急演练，使员工熟悉应急处置流程和各自的职责，提高应对突发事件的能力。应急演练应包括模拟演练和实战演练，演练结束后要对应急预案进行评估和总结，及时发现问题并进行改进。六、现金机具的报废与处置（一）报废条件现金机具符合下列条件之一的，可申请报废：1.已超过规定使用年限，且设备性能严重下降，无法满足正常业务需求的；2.因技术进步、业务调整等原因，现有设备已被淘汰，不再适用的；3.设备出现严重故障，经多次维修仍无法正常运行，维修成本过高的；4.因自然灾害、意外事故等原因导致设备损坏，无法修复的。（二）报废申请与审批1.使用部门提出申请使用部门填写《现金机具报废申请表》，详细说明现金机具的基本情况、报废原因、使用年限等信息，并提交至公司设备管理部门。2.设备管理部门审核设备管理部门对报废申请进行审核，组织专业技术人员对拟报废现金机具进行技术鉴定，确认是否符合报废条件。审核通过后，报公司财务管理部门审批。3.财务管理部门审批财务管理部门根据设备管理部门的审核意见，对现金机具报废申请进行审批。审批通过后，办理相关报废手续。（三）报废处置1.资产核销经批准报废的现金机具，由财务管理部门按照公司资产管理规定进行资产核销处理，确保资产账实相符。2.处置方式报废现金机具的处置方式包括变卖、捐赠、拆解