规范公文用字规章制度

PAGE规范公文用字规章制度一、总则（一）目的为确保公司/组织公文用字的准确性、规范性和一致性，提高公文质量和严肃性，特制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于公司/组织内部所有部门及员工在撰写、审核、印发各类公文时的用字规范。（三）基本原则1.严格遵守国家语言文字法律法规和相关标准，确保公文用字符合国家通用语言文字的规范要求。2.保持公文用字的一致性和连贯性，避免出现前后矛盾、表述不清等问题。3.注重公文用字的准确性和专业性，避免使用生僻字、错别字、异体字等不规范用字。二、公文用字规范（一）汉字使用规范1.应当使用规范汉字，不得使用已经被简化的繁体字、已经被淘汰的异体字和旧字形。2.除特殊情况外，不得使用自造字、异体字、繁体字。3.汉字的书写应当符合国家规定的字形、笔画、笔顺等要求。（二）数字使用规范1.公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。2.表示时间、长度、重量、面积、容积等量值和数字代码时，应当使用阿拉伯数字。3.多位阿拉伯数字不能拆开转行。（三）标点符号使用规范1.公文中的标点符号应当按照国家规定的用法使用，不得随意混用、误用。2.标点符号的位置应当正确，避免出现标点符号与文字混淆、标点符号缺失等问题。（四）计量单位使用规范1.公文中的计量单位应当按照国家规定的法定计量单位使用，不得使用非法定计量单位。2.计量单位的书写应当规范，不得随意缩写、简写。三、公文撰写用字要求（一）起草环节1.起草人应当对公文内容进行认真审核，确保用字准确、规范、简洁。2.在撰写过程中，应当尽量避免使用模糊、歧义、生僻难懂的字词和表述。3.对于专业性较强的术语和词汇，应当使用规范的专业术语，并确保其准确性和一致性。（二）审核环节1.审核人应当对公文的内容、格式、用字等进行全面审核，确保公文质量符合要求。2.重点审核公文中的用字是否准确、规范，是否符合语言文字法律法规和相关标准。3.对于审核中发现的用字问题，应当及时与起草人沟通，要求其进行修改。（三）签发环节1.签发人应当对公文的内容、格式、用字等进行最终审核，确保公文正式印发。2.签发人应当对公文的用字准确性和规范性负责，如发现问题应当及时纠正。四、公文排版用字要求（一）字体字号1.公文标题一般用二号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。2.正文一般用三号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。3.文中如有小标题，一般用三号黑体字。（二）行距字距1.公文的行距一般为固定值28磅，字距一般为标准值。2.根据公文内容的多少和排版需要，可以适当调整行距和字距，但应当保持整体排版的美观和规范。（三）页码1.页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。2.公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。五、公文用字监督与检查（一）监督机制1.公司/组织设立公文用字监督小组，负责对公文用字情况进行定期检查和不定期抽查。2.监督小组由公司/组织内部的语言文字专家、文秘人员等组成，负责对公文用字的规范性进行审核和监督。（二）检查方式1.定期检查：每月或每季度对公司/组织内部的公文用字情况进行一次全面检查，重点检查公文的起草、审核、签发等环节的用字规范。2.不定期抽查：根据工作需要，对公司/组织内部的部分公文进行不定期抽查，及时发现和纠正用字问题。（三）问题处理1.对于检查中发现的用字问题，应当及时反馈给相关部门和人员，并要求其限期整改。2.对于多次出现用字问题的部门和人员，应当进行通报批评，并纳入绩效考核。六、培训与宣传（一）培训计划1.公司/组织应当定期组织公文用字规范培训，提高员工的语言文字应用能力和公文写作水平。2.培训内容应当包括国家语言文字法律法规、公文用字规范、标点符号用法、数字用法等方面的知识。（二）宣传活动1.公司/组织应当通过内部刊物、宣传栏、网络平台等渠道，宣传公文用字规范的重要性和相关知识，提高员工的规范意识。2.鼓励员工积