规范医院印章管理制度

PAGE规范医院印章管理制度一、总则（一）目的为加强医院印章管理，维护医院合法权益，规范印章使用流程，确保印章使用的安全性、严肃性和规范性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院内部各科室、部门及下属单位在开展医疗、教学、科研、行政管理等工作中涉及的各类印章，包括但不限于医院公章、党委印章、行政印章、财务专用章、合同专用章、业务专用章等。（三）印章定义1.医院公章：代表医院行使职权，具有最高法律效力的印章，用于对外签署重要文件、合同、协议等。2.党委印章：代表医院党委行使职权，用于党内文件、决议、通知等的发布。3.行政印章：用于医院行政管理工作中的各类文件、通知、报告等的签署。4.财务专用章：专门用于医院财务核算、资金收付等相关业务的印章。5.合同专用章：用于医院对外签订各类经济合同、业务合同等。6.业务专用章：根据医院各业务部门工作需要，用于特定业务范围内的文件、凭证、报表等的盖章确认。（四）管理原则1.集中管理原则：医院印章实行集中统一管理，由医院办公室负责印章的保管、使用审批和监督检查。2.专人负责原则：指定专人负责印章的保管和使用，确保印章使用的安全性和规范性。3.审批使用原则：严格执行印章使用审批制度，未经批准，任何部门和个人不得擅自使用印章。4.登记备案原则：对印章的刻制、启用、变更、停用、销毁等情况进行详细登记备案，确保印章管理的全过程可追溯。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.医院各类印章的刻制必须严格按照国家法律法规和公安部门的规定办理手续。2.需刻制印章的部门或单位应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、规格、用途、刻制数量等信息，并经本部门负责人签字确认后，报医院办公室审核。3.医院办公室审核通过后，统一报送医院领导审批。经批准后，由医院办公室指定专人到具有合法资质的印章制作单位刻制印章。4.印章刻制完成后，制作单位应提供印章印模，并在印模上注明印章名称、规格、启用日期等信息。医院办公室应将印模留存备案。（二）印章启用1.新刻制的印章启用前，医院办公室应填写《印章启用申请表》，详细说明印章名称、规格、启用日期、使用范围等信息，并附印章印模。经医院领导审批后，方可启用。2.印章启用时，医院办公室应发布印章启用通知，明确印章的启用日期、使用范围、审批流程等事项，并将通知发送至医院内部各科室、部门及下属单位。3.印章启用后，原印章同时废止。医院办公室应及时收回废止印章，并按照规定进行封存或销毁。三、印章的保管（一）保管人员1.医院办公室应指定专人负责印章的保管，保管人员应具备高度的责任心和保密意识，熟悉印章管理规定。2.保管人员应与印章使用审批人员分离，不得兼任印章使用审批工作。（二）保管地点1.医院公章、党委印章、行政印章等重要印章应存放在医院办公室的专用保险柜内，并安装必要的防盗、防火设施。2.财务专用章、合同专用章等业务印章应存放在财务部门或相关业务部门的专用保险柜内，并指定专人保管。3.业务专用章应根据业务需要，由各业务部门指定专人保管，并存放于安全可靠的地点。（三）保管要求1.保管人员应妥善保管印章，确保印章安全，防止印章被盗、丢失、损坏或擅自使用。2.印章应存放在保险柜内，钥匙由保管人员专人保管，不得随意转借他人。3.非工作时间，印章应存放在保险柜内并加锁，如有特殊情况需要使用印章，必须经医院领导批准，并在医院办公室人员的监督下使用。4.保管人员应定期对印章进行检查，如发现印章有损坏、变形、模糊等情况，应及时报告医院办公室，并按照规定进行更换或处理。四、印章的使用（一）使用范围1.医院公章主要用于对外签署重要文件、合同、协议、信函、报表等，以及代表医院参加各类会议、活动等。2.党委印章主要用于党内文件、决议、通知、报告等的发布，以及党委组织的各类会议、活动等。3.行政印章主要用于医院行政管理工作中的各类文件、通知、报告、请示、批复等的签署，以及医院内部的各类报表、凭证、证明等的盖章确认。4.财务专用章主要用于医院财务核算、资金收付、票据开具、财务报表等相关业务的盖章确认。5.合同专用章主要用于医院对外签订各类经济合同、业务合同、合作协议等。6.业务专用章主要用于医院各业务部门特定业务范围内的文件、凭证、报表、病历、检查报告等的盖章确认。（二）使用流程1.申请：使用印章的部门或个人应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、文号、份数、用印日期等信息，并经本部门负责人签字确认。2.审核：《印章使用申请表》经本部门负责人签字后，报医院办公室审核。医院办公室应根据印章使用范围和审批权限，对用印事项进行审核，确保用印事项合法合规。3.审批：经医院办公室审核通过的《印章使用申请表》，按照以下审批权限进行审批：涉及医院重大决策、重要文件、合同协议等事项的用印，需经医院领导审批。一般性文件、通知、报告等的用印，由医院办公室负责人审批。业务专用章的用印，由各业务部门负责人审批。4.用印：经审批同意后，保管人员应在《印章使用登记簿》上登记用印日期、用印文件名称、文号、份数、用印人等信息，并按照审批意见进行用印。用印时，应确保印章清晰、端正，与用印文件内容一致。5.盖章后文件的处理：用印后的文件应及时返还给申请用印的部门或个人，并按照医院档案管理规定进行妥善保管。（三）特殊情况用印1.紧急情况下（如抢险救灾、突发事件处理等）需要使用印章，且无法按照正常流程进行审批的，使用部门或个人应电话请示医院领导同意后，可先行用印，但事后应及时补办审批手续，并在《印章使用登记簿》上注明情况。2.异地用印时，如因工作需要必须在异地使用印章的，应通过传真、邮件等方式将《印章使用申请表》及相关文件发送至医院办公室审核，经医院领导审批同意后，由保管人员通过邮寄等方式将印章送至异地使用人，并在《印章使用登记簿》上详细记录异地用印情况。异地用印完成后，使用人应及时将用印文件及《印章使用申请表》原件寄回医院办公室存档。（四）禁止使用印章的情况1.未经医院领导批准，任何部门和个人不得擅自使用印章。2.涉及违法违规、虚假内容或未经医院授权的事项，不得使用印章。3.空白纸张、空白合同、空白介绍信等不得加盖印章。特殊情况需要使用的，必须经医院领导批准，并在使用时严格控制用印内容和范围。五、印章的变更与停用（一）印章变更1.因医院名称变更、机构调整、印章损坏等原因需要变更印章的，应按照印章刻制与启用的相关规定办理变更手续。2.印章变更时，医院办公室应填写《印章变更申请表》，详细说明变更原因、变更前后印章名称、规格、启用日期等信息，并附变更前后印章印模。经医院领导审批后，方可进行印章变更。3.印章变更后，医院办公室应及时发布印章变更通知，明确新印章的启用日期、使用范围、审批流程等事项，并将通知发送至医院内部各科室、部门及下属单位。同时，收回废止印章，并按照规定进行封存或销毁。（二）印章停用1.因医院名称变更、机构撤销、印章损坏、遗失等原因需要停用印章的，医院办公室应填写《印章停用申请表》，详细说明停用原因、停用印章名称、规格、启用日期等信息，并附印章印模。经医院领导审批后，方可停用印章。2.印章停用后，保管人员应及时将印章收回，并妥善保管。同时，医院办公室应发布印章停用通知，明确停用印章的名称、停用日期等事项，并将通知发送至医院内部各科室、部门及下属单位。3.对于停用的印章，应按照规定进行封存或销毁。封存的印章应妥善保管，以备日后查阅；销毁的印章应填写《印章销毁申请表》，详细说明销毁印章名称、规格、数量、销毁原因等信息，并经医院领导审批后，由医院办公室指定专人进行销毁，并在《印章销毁登记簿》上记录销毁情况。六、印章的监督与检查（一）监督检查部门医院办公室负责对医院印章管理制度的执行情况进行监督检查，定期或不定期对印章的保管、使用情况进行检查。（二）监督检查内容1.印章保管是否安全，保管人员是否严格执行印章保管规定。2.印章使用是否符合规定的使用范围和审批流程，用印文件是否合法合规。3.《印章使用登记簿》、《印章刻制申请表》、《印章启用申请表》、《印章变更申请表》、《印章停用申请表》、《印章销毁申请表》等印章管理档案是否完整、准确、规范。（三）违规处理1.对于违反印章管理制度的行为，医院办公室应及时进行调查核实，并视情节轻重给予相应的处理：对于未按照规定使用印章或擅自使用印章的，责令立即纠正，并对相关责任人进行批评教育；造成严重后果的，依法依规追究相关责任人的责任。对于印章保管不善，导致印章被盗、丢失、损坏的，责令保