行政文件归档与资料管理规范

行政文件归档与资料管理规范一、适用范围与工作场景本规范适用于各类企事业单位、社会团体及机关的行政文件与资料管理工作，涵盖日常办公中产生的文件、合同、会议纪要、审批材料、档案资料等全生命周期管理场景。具体包括：日常行政文件：通知、通报、请示、报告、函件等；项目管理资料：项目立项书、实施方案、进度报告、验收材料等；合同协议类：各类业务合同、补充协议、审批单等；会议与活动资料：会议通知、议程、纪要、参会人员名单、活动总结等；人事与制度文件：员工档案、岗位职责、管理制度、培训记录等；财务与资产资料：预算报表、资产台账、采购合同等（涉密财务资料按专项规定执行）。二、行政文件归档管理标准化操作流程（一）文件收集与初步筛选明确收集范围：各部门需在文件形成后3个工作日内，将应归档文件移交至行政管理部门，保证文件完整、准确（如文件正本、副本、附件、审批单等齐全）。初步筛选标准：归档文件需为正式版本，草稿、修改稿（除非有重要批示）一般不归档；重复文件只保留一份，原件优先（无原件时可用加盖公章的复印件）；涉及国家秘密、商业秘密的文件需按保密规定单独标注，按涉密文件流程管理。交接登记：移交人填写《文件移交清单》（见表1），接收人核对无误后双方签字确认，清单由行政管理部门留存备查。（二）文件分类与编号分类标准：采用“年度-机构-问题”三级分类法，结合部门职能和文件类型细化，例如：一级分类：按部门划分（如综合部、财务部、人力资源部等）；二级分类：按文件类型划分（如行政类、合同类、项目类、人事类等）；三级分类：按具体问题或子类划分（如行政类下的通知、通报、会议纪要等）。编号规则：采用“部门代码-年度-分类代码-流水号”格式，例如：部门代码：综合部（ZHB）、财务部（CW）、人力资源部（RL）；分类代码：行政类（XZ）、合同类（HT）、项目类（XM）、人事类（RS）；流水号：按文件形成顺序从001起编，每年重新编号。示例：ZHB-2024-XZ-001（综合部2024年行政类第1号文件）。标签标注：分类完成后，在文件首页右上角用铅笔标注编号，电子文件需在文件名中体现编号，便于检索。（三）文件整理与装订排序与核对：按编号顺序对文件进行排序，检查页码是否连续、内容是否完整，缺失部分需及时补充。拆钉与展平：去除文件金属钉、回形针等易锈蚀装订物，展平褶皱页面，避免长期存放导致损坏。装订要求：纸质文件采用左侧装订，厚度超过5mm的需加装硬质封面；散页文件使用不锈钢夹或棉线装订，保证牢固、平整；涉密文件需使用专用密封袋封装，标注密级和编号。（四）归档与移交保管归档时间：年度归档：次年3月底前完成上一年度所有文件整理归档；专项归档：项目结束后1个月内完成项目资料归档；即时归档：重要文件（如合同、请示批复）需在办结后5个工作日内归档。归档介质：纸质文件：移交至档案室存放，存放在符合防火、防潮、防虫、防盗要求的档案柜中；电子文件：同步至单位内部档案管理系统，备份至专用服务器或加密存储设备，电子文件需与纸质文件一致，并标注“纸质同步归档”字样。交接登记：行政管理部门填写《文件归档登记表》（见表2），与档案管理员共同核对文件数量、编号、状态，双方签字确认后完成归档。（五）文件借阅与使用借阅权限：普通文件：部门员工经部门负责人审批后可借阅；涉密文件：需经部门负责人及分管领导审批，仅限在指定场所查阅，不得带出；外部单位借阅：需持单位介绍信，经行政管理部门负责人及分管领导审批，重要文件需报主要领导审批。借阅流程：借阅人填写《文件借阅登记表》（见表3），注明文件编号、名称、借阅事由、归还时间；审批人审批通过后，档案管理员核对文件并发放，借阅人当场检查文件完整性；借阅期限：普通文件不超过7个工作日，特殊文件需延期需重新申请，最长不超过15个工作日。使用规范：借阅文件不得涂改、勾画、抽取、撤换，不得擅自复制（涉密文件禁止复制）；确需复制的，经审批后由档案管理员负责复印，并标注“复印件”及“仅供XX用途”字样；借阅文件需按时归还，归还时档案管理员检查文件是否完好，如有损坏或丢失，按单位相关规定处理。（六）到期鉴定与销毁保管期限鉴定：档案管理部门每年6月对到期文件进行鉴定，根据《文件保管期限表》（见表4）确定是否销毁；保管期限一般分为：永久（如单位章程、年度工作报告）、长期（10-30年，如合同、项目资料）、短期（10年以下，如通知、会议纪要）。销毁审批：对需销毁的文件，由档案管理部门编制《文件销毁清册》，经部门负责人、分管领导审批后，报主要领导签字确认；涉密文件销毁需报请上级保密部门批准，由两人以上监销。销毁执行：纸质文件采用碎纸机销毁或送至指定造纸厂，保证无法还原；电子文件进行彻底删除（低级格式化或物理销毁），并删除备份存储介质中的数据；销毁过程需填写《文件销毁记录表》（见表5），监销人、销毁人签字确认，记录表存档保存2年。三、常用管理模板示例表1：文件移交清单序号文件编号文件名称形成日期页数移交部门移交人接收人备注1ZHB-2024-XZ-001关于2024年春节放假的通知2024-01-152综合部*明*华2CW-2024-HT-005办公设备采购合同2024-02-208财务部*丽*华原件表2：文件归档登记表归档年度部门文件总数归档日期档案管理员交接人备注2024综合部562024-03-25*红*明2024财务部322024-03-28*红*丽含合同类15份表3：文件借阅登记表借阅日期文件编号文件名称借阅部门借阅人借阅事由审批人归还日期经办人备注2024-04-10ZHB-2024-XZ-001关于2024年春节放假的通知市场部*伟查阅假期安排*强2024-04-15*红2024-04-12CW-2024-HT-005办公设备采购合同采购部*磊合同执行跟进*刚2024-04-19*红涉密，查阅场所表4：文件保管期限表（部分）文件类型保管期限备注单位年度工作计划永久含总结、报告采购合同长期（30年）金额10万元以上会议纪要短期（10年）部门例会、专题会议员工档案永久含入职、离职、奖惩记录通知、通报短期（5年）一般性行政通知表5：文件销毁记录表销毁日期文件编号文件名称分类保管期限销毁数量监销人销毁人审批人备注2024-06-20ZHB-2023-XZ-015关于2023年中秋放假的通知行政类短期（5年）1份*红*强*刚2024-06-20RL-2022-RS-0082022年员工培训记录人事类长期（10年）2份*红*强*刚已到期四、管理要点与风险提示责任明确：各部门负责人为本部门文件归档第一责任人，行政管理部门负责统筹协调与监督，档案管理员负责具体执行与保管，保证责任到人。及时性管理：避免文件积压，特别是时效性较强的文件（如请示、批复）需在办结后立即归档，防止因拖延导致文件丢失或损坏。保密与安全：涉密文件需单独存放，配备密码柜和防盗设施，电子文件需加密存储，定期进行安全备份，防止信息泄露或丢失。电子文件管理：电子文件需采用通用格式（如PDF、DOCX），避免使用过时或proprietary格式；定期对电子档案进行病毒查杀和格式迁移，保证长期可读。定期检查：档案管理部门每季度对档案存放环境进行检查（温湿度、防火防盗设施），每半年对档