人事部门员工入离职流程及文档模板

人事部门员工入离职流程及文档模板在企业人力资源管理中，员工入离职流程的规范性与文档管理的完整性，是防范用工风险、保障劳动关系合规的核心环节。本文结合实务经验，梳理员工入职、离职全流程操作要点，并提供关键文档模板参考，助力人事工作高效落地。一、员工入职流程：从招聘到试用期管理（一）招聘确认与Offer发放当候选人通过面试、背景调查（如需）后，HR需向其发送书面录用通知（Offer），明确以下核心信息：入职日期、岗位名称、所属部门；薪资构成（基本工资、绩效工资、补贴等）、发放周期；试用期时长（一般不超过6个月，需符合劳动合同期限对应要求）；入职需携带资料（身份证、学历证明、离职证明、体检报告等）；其他约定（如竞业限制、保密协议签署要求）。操作要点：Offer需经候选人书面确认（签字回传或邮件确认），避免“Offer悔约”纠纷；若入职前发现候选人信息不符，需及时终止录用并留存沟通记录。（二）入职手续办理1.资料审核与存档员工入职当日，HR需核对其提交资料的真实性与完整性：身份类：身份证原件及复印件（正反面）；学历类：学历/学位证书原件及复印件；劳动关系类：离职证明（确保与前单位劳动关系终止）、社保公积金停缴证明（如需转移）；其他：体检报告（符合岗位健康要求）、照片（用于工牌/档案）。2.劳动合同签订入职1个月内，需与员工签订书面劳动合同，明确：合同期限（固定期限、无固定期限或以完成一定任务为期限）；工作内容、地点、时间（标准工时/综合工时/不定时工时需合规约定）；劳动报酬（需与Offer一致，明确发放时间、方式）；试用期（同一员工只能约定1次，工资不低于同岗位正式工资的80%或当地最低工资）。3.入职培训与工牌发放组织新员工参加入职培训，内容包括：公司制度（考勤、休假、奖惩、保密等）；岗位须知（工作流程、系统操作、安全规范）；文化宣导（价值观、组织架构、团队介绍）。培训后发放工牌、办公账号（邮箱、系统权限）等，完成入职手续闭环。（三）试用期管理与转正1.试用期考核直属上级需在试用期内定期（如每月/每半月）与员工沟通工作表现，明确考核标准（如业绩指标、行为规范）。HR需同步跟进，确保考核过程公平、有记录。2.转正/辞退决策试用期届满前3-7个工作日，HR需协同上级完成评估：符合要求：出具《转正通知书》，明确转正日期、薪资调整（如有）；不符合要求：提前3日（试用期内）或30日（试用期后）书面通知员工，说明辞退理由（需符合“不符合录用条件”“严重违纪”等法定情形），并协商离职手续。二、员工离职流程：从申请到关系终止（一）离职申请与审批1.主动离职员工因个人原因离职时，需按约定提前提交书面离职申请（正式员工提前30日，试用期员工提前3日），注明离职日期、原因（可简要说明，如职业规划、家庭因素等）。申请经直属上级初审后，提交至HR部门。2.被动离职（公司发起）若因员工严重违纪、不胜任工作或合同到期不续签，HR需：违纪辞退：收集违纪证据（如考勤记录、违纪通知书），确保理由符合《劳动合同法》第39条；不胜任辞退：需先培训或调岗，仍不胜任的，提前30日书面通知或支付代通知金后解除合同；合同到期：提前1个月沟通续签意向，若不续签，提前30日书面通知员工。（二）工作交接与离职面谈1.工作交接员工需填写《工作交接清单》，内容包括：未完成工作：项目进度、待办事项、关键联系人；公司资产：工牌、电脑、钥匙、文件资料（纸质/电子）；权限移交：邮箱、系统账号、客户资源等。交接需由直属上级、HR共同确认，避免后续责任纠纷。2.离职面谈HR需与离职员工进行离职面谈，目的包括：了解离职真实原因（如管理问题、薪资福利、职业发展等）；收集对公司的建议（如制度优化、流程改进）；重申竞业限制、保密义务（如有）。面谈需记录要点，形成《离职面谈记录表》，为管理优化提供参考。（三）离职手续办理与后管理1.手续办理离职日期当日，HR需完成：出具《离职证明》（注明入职离职时间、岗位、离职性质，需符合《劳动合同法实施条例》要求）；结算薪资（含未发工资、加班费、奖金等，扣除违规罚款或借款后支付）；办理社保公积金停缴、转移手续（员工需提供新单位信息或个人缴存账户）。2.离职后管理竞业限制员工：按协议支付补偿金，定期核查其就业情况；核心员工：可保持适度联系，作为潜在人才储备或品牌口碑传播者。三、关键文档模板参考（一）入职类模板1.《员工入职登记表》类别内容示例------------------------------------------个人信息姓名、性别、联系电话、紧急联系人教育背景院校、学历、专业、毕业时间工作经历公司名称、岗位、入职离职时间其他声明无竞业限制、资料真实承诺2.《劳动合同（固定期限版）》必备条款：用人单位信息、劳动者信息、合同期限、工作内容、劳动报酬、社会保险、劳动保护等。约定条款：试用期（时长、考核标准）、培训协议（服务期、违约金）、保密协议（涉密内容、期限）。（二）离职类模板1.《离职申请表》员工信息：姓名、部门、岗位、入职日期；离职信息：申请日期、离职日期、离职原因（单选/多选，如个人发展、家庭、薪资等）；审批意见：直属上级、HR、分管领导签字。2.《工作交接清单》文档资料：文件名称、存放位置、交接状态（已交接/待交接）；资产设备：设备型号、编号、归还状态；未完成工作：事项描述、对接人、进度说明；交接人、接交人、监交人签字确认。3.《离职证明》模板示例：>兹证明[员工姓名]于[入职日期]至[离职日期]在我司担任[岗位名称]职务，劳动合同期限为[合同期限]，离职原因为[个人/公司原因]。双方劳动关系已于[离职日期]依法终止，无劳动争议。>特此证明。>[公司名称]（盖章）>[出具日期]四、风险防范与操作建议1.合规性优先：入离职流程需严格遵循《劳动合同法》《社会保险法》，避免“未签合同”“拖欠工资”“违法辞退”等风险；2.文档留痕：所有沟通（Offer、离职通知、面谈记录）需书面化，电子