规范大宗食材采购制度

PAGE规范大宗食材采购制度一、总则（一）目的为加强公司大宗食材采购管理，规范采购行为，确保食材质量安全，降低采购成本，提高采购效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及大宗食材采购的部门和项目。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家相关法律法规和行业标准，确保采购活动合法合规。2.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购的大宗食材符合食品安全标准。3.公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，接受公司内部监督。4.成本效益原则：在保证食材质量的前提下，合理控制采购成本，提高采购效益。二、采购计划与预算（一）采购需求预测各部门应根据业务发展、人员数量、季节变化等因素，提前预测大宗食材的采购需求，并填写《大宗食材采购需求预测表》，提交至采购部门。（二）采购计划制定采购部门根据各部门提交的采购需求预测表，结合库存情况，制定详细的《大宗食材采购计划》，明确采购品种、数量、规格、采购时间等内容。（三）采购预算编制采购部门应根据采购计划，编制《大宗食材采购预算》，报财务部门审核。财务部门应根据公司财务状况和资金安排，对采购预算进行审核，并报公司领导审批。三、供应商管理（一）供应商筛选1.建立供应商信息库：采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，并建立《供应商信息库》。2.供应商资质审核：采购部门应对供应商的资质进行审核，包括营业执照、食品生产许可证、食品经营许可证、产品质量检测报告等，并确保供应商具备良好的信誉和经营业绩。3.实地考察：对于新入选的供应商，采购部门应组织相关人员进行实地考察，了解供应商的生产经营状况、质量管理体系、物流配送能力等情况，并填写《供应商实地考察报告》。（二）供应商评估与选择1.定期评估：采购部门应定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面，并填写《供应商评估表》。2.动态管理：根据供应商评估结果，采购部门应对供应商进行动态管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰处理。3.供应商选择：在进行大宗食材采购时，采购部门应根据采购需求和供应商评估结果，选择合适的供应商，并签订《采购合同》。（三）供应商关系维护1.沟通协调：采购部门应与供应商保持密切沟通，及时了解供应商的生产经营状况和产品质量情况，协调解决采购过程中出现的问题。2.培训指导：采购部门应定期组织供应商培训，向供应商传达公司的采购政策和质量要求，指导供应商提高产品质量和服务水平。3.合作共赢：采购部门应与供应商建立长期稳定的合作关系，实现合作共赢，共同推动公司发展。四、采购流程（一）采购申请各部门根据实际需求，填写《大宗食材采购申请表》，详细说明采购品种、数量、规格、用途等内容，并提交至采购部门。（二）采购审批采购部门收到采购申请表后，应进行初步审核，审核通过后报相关领导审批。审批通过后，采购部门方可组织采购活动。（三）采购实施1.询价比价：采购部门根据采购需求，向多家供应商发出询价函，要求供应商提供产品报价、质量标准、交货期等信息，并进行比价分析，选择最优供应商。2.合同签订：采购部门与选定的供应商签订《采购合同》，明确双方的权利和义务，包括产品名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等内容。3.订单下达：采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单，要求供应商按照订单要求组织生产和发货。（四）验收与入库1.到货通知：供应商发货前，应提前通知采购部门到货时间和预计到货数量。采购部门应及时通知相关部门做好验收准备工作。2.验收标准：采购部门应制定详细的大宗食材验收标准，明确验收内容、验收方法、验收人员等要求。验收人员应严格按照验收标准进行验收，确保所采购的大宗食材符合质量要求。3.验收程序：验收人员在收到供应商送来的大宗食材后，应首先核对送货单与采购订单是否一致，然后按照验收标准进行验收。验收合格后，验收人员应填写《大宗食材验收单》，并签字确认。对于验收不合格的大宗食材，验收人员应及时通知采购部门，并要求供应商进行更换或退货处理。4.入库管理：验收合格的大宗食材应及时办理入库手续，仓库管理人员应根据验收单和采购订单，对入库食材进行分类存放，并做好库存记录。（五）付款结算1.付款申请：采购部门应在收到供应商提供的发票和送货单后，及时填写《大宗食材付款申请表》，报财务部门审核。2.付款审批：财务部门应根据采购合同和验收单，对付款申请进行审核，并报公司领导审批。审批通过后，财务部门方可办理付款手续。3.付款方式：公司应根据实际情况，选择合适的付款方式，包括支票、汇票、电汇、网上银行等。付款时，财务部门应严格按照财务制度和相关法律法规的要求进行操作，确保付款安全。五、采购监督与审计（一）内部监督1.设立监督岗位：公司应设立专门的采购监督岗位，负责对采购活动进行全程监督。2.监督内容：采购监督人员应重点监督采购计划的执行情况、采购流程的合规性、供应商的选择与管理、采购合同的签订与履行等方面。3.监督方式：采购监督人员可以通过定期检查采购文件、实地考察供应商、参与采购谈判、查阅财务账目等方式，对采购活动进行监督。（二）审计监督1.定期审计：公司应定期对采购活动进行审计，审计内容包括采购计划的制定与执行情况、采购流程的合规性、供应商的选择与管理、采购合同的签订与履行情况、采购成本的控制情况等方面。2.审计方式：审计部门可以通过查阅采购文件、实地考察供应商、访谈相关人员、分析财务数据等方式，对采购活动进行审计。3.审计报告：审计部门应在审计结束后，及时撰写审计报告，向公司领导汇报审计结果，并提出改进建议。六、采购风险管理（一）风险识别采购部门应定期对采购活动进行风险识别，识别可能存在的风险因素，包括市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险、付款风险等方面。（二）风险评估采购部门应根据风险识别结果，对风险因素进行评估分析，并确定风险等级。风险等级分为高、中、低三个等级，采购部门应针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施。（三）风险应对1.风险规避：对于高风险因素，采购部门应采取风险规避措施，如选择其他供应商、调整采购计划、取消采购订单等。2.风险降低：对于中等风险因素，采购部门应采取风险降低措施，如加强供应商管理、完善采购合同、增加验收环节等。3.风险转移：对于低风