法院档案制度管理规范

PAGE法院档案制度管理规范一、总则（一）目的为加强法院档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在审判工作、司法政务及其他各项工作中的作用，依据《中华人民共和国档案法》《人民法院档案管理办法》等相关法律法规，结合本院实际情况，制定本规范。（二）适用范围本规范适用于本院各部门在工作中形成的各类档案的管理，包括但不限于案件卷宗、文书档案、声像档案、电子档案等。（三）基本原则1.统一管理原则本院档案工作实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责全院档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实完整原则各部门应确保所形成档案的真实性和完整性，如实反映工作过程和实际情况，不得伪造、篡改档案内容。3.安全保密原则加强档案安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。4.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案检索效率，为本院各项工作及社会公众提供便捷、高效的档案利用服务。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置本院设立档案管理科，作为档案管理的专门机构，负责统筹全院档案管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本院档案管理制度和工作流程，并组织实施。2.负责接收、收集、整理、分类、编目、装订本院各部门形成的各类档案，确保档案的齐全、完整。3.建立健全档案保管制度，配备必要的档案保管设施设备，对档案进行科学保管，确保档案安全。4.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，建立档案信息数据库，实现档案信息的便捷检索和利用。5.按照规定向相关部门移交档案，办理档案查阅、借阅、复制等利用手续，为本院工作及社会公众提供档案利用服务。6.组织开展档案业务培训，提高本院档案工作人员的业务素质和工作能力。7.定期对本院档案管理工作进行检查、评估，总结经验，发现问题及时整改，不断提高档案管理水平。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.案件卷宗涵盖本院受理的各类刑事、民事、行政案件的卷宗材料，包括立案材料、庭审记录、证据材料、裁判文书等。2.文书档案本院在行政管理、审判业务、队伍建设等工作中形成的各类文件、通知、报告、请示、批复等。3.声像档案记录本院重要活动、会议、庭审等的照片、录音、录像等资料。4.电子档案以电子数据形式存在的各类文件、资料、案件信息等，包括办公自动化系统生成的电子文件、案件管理系统中的电子卷宗等。（二）归档要求1.各部门应指定专人负责档案的收集和整理工作，确保档案材料及时、准确、完整地移交档案管理部门。2.归档的档案材料应齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备，符合档案整理的质量要求。3.案件卷宗应按照一案一号的原则，在案件办结后及时整理归档，确保卷宗材料的顺序与案件审理程序一致。4.文书档案应按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类整理，同一事由的文件应集中排列。5.声像档案应注明拍摄时间、地点、内容等信息，并进行分类编号。6.电子档案应按照相关标准进行整理和存储，确保电子档案的可读性和可利用性。（三）归档时间1.案件卷宗应在案件办结后的[X]个工作日内归档。2.文书档案应在次年的上半年完成上一年度的归档工作。3.声像档案应在活动结束后的[X]个工作日内整理归档。4.电子档案应实时或定期进行归档，确保数据的及时备份和更新。四、档案的整理与分类（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.案件卷宗按照刑事、民事、行政案件类别进行分类，每类案件再根据案件性质、审级等进一步细分。2.文书档案采用年度保管期限机构（问题）分类法。先按年度将档案分为不同年份，再根据保管期限分为永久、长期、短期，最后按机构（问题）进行细分。3.声像档案按照照片、录音、录像等不同载体形式进行分类，再根据内容主题进行细分。4.电子档案按照档案的来源、类型、时间等进行分类，建立电子档案目录数据库，便于检索和管理。（三）编号规则1.案件卷宗编号采用“年份+案件类别+案件序号”的方式进行编号，如“2023刑001号”。2.文书档案编号采用“年度+保管期限代码+流水号”的方式进行编号，如“2023永001”。保管期限代码：永久为“永”，长期为“长”，短期为“短”。3.声像档案编号采用“年份+类别代码+流水号”的方式进行编号，如“2023照001”。类别代码：照片为“照”，录音为“音”，录像为“像”。4.电子档案编号与相应纸质档案编号一致，同时建立电子档案的唯一标识符，便于在电子系统中进行管理和检索。（四）编目要求1.编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。2.档案目录应准确反映档案的内容和形式特征，便于查找和利用。3.卷内文件目录应包含文件编号、责任者、文件题名、日期、页号等项目。五、档案的保管与保护（一）保管场所1.档案管理科应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应保持清洁、整齐，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案密集架、防火保险柜、温湿度计、防虫药品、吸尘器等。待补充内容较多，预计还需2000字左右才能完成完整规范。2.定期对档案保管设备进行检查、维护和更新，确保设备正常运行。（三）档案存储方式1.纸质档案应按照分类编号顺序存放在档案密集架上，便于查找和管理。2.声像档案应采用光盘、磁带等存储介质进行保存，并建立相应的存储目录。3.电子档案应进行异地备份存储，确保数据的安全性和可靠性。（四）档案保护措施1.建立档案定期清点制度，对档案的数量、质量等进行检查，发现问题及时处理。2.对破损、褪色的档案进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。3.严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案在利用过程中受到损坏。4.加强对档案库房的安全管理，设置门禁系统，安装监控设备，确保档案库房的安全。六、档案的利用与服务（一）利用范围1.本院工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.上级机关、司法机关及其他相关部门依法查阅档案。3.当事人及其代理人按照规定查阅、复制与案件有关的档案材料。（二）利用手续1.本院工作人员查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到档案管理科办理查阅、借阅手续。2.上级机关、司法机关及其他相关部门查阅档案，应出具单位介绍信及查阅人有效身份证件，经档案管理科负责人审批后办理查阅手续。3.当事人及其代理人查阅、复制与案件有关的档案材料，应提交有效身份证件、授权委托书及相关证明材料，经案件承办部门负责人同意后，到档案管理科办理查阅、复制手续。（三）利用方式1.查阅档案应在档案管理科指定的场所进行，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.借阅档案应严格按照规定的期限归还，如需延期借阅，应办理续借手续。3.复制档案应经档案管理科负责人批准，复制件应加盖档案管理科印章，并注明与原件核对无误。（四）服务措施1.档案管理科应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、复制等情况进行详细记录。2.加强档案信息化建设，提高档案检索效率，为利用者提供便捷的档案信息查询服务。3.定期收集利用者的意见和建议，不断改进档案利用服务工作。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地看问题、区别对待的原则，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理科负责人、业务部门负责人及相关专业人员组成，负责对档案的鉴定工作。（三）鉴定标准1.依据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断档案的保存价值。2.对反映本院主要职能活动、历史面貌、具有重要凭证和参考价值的档案，应列为永久保存。3.对在一定时期内具有查考利用价值的档案，可列为长期或短期保存。长期保存期限为[X]年，短期保存期限为[X]年。（四）鉴定程序1.档案管理科定期对已满保管期限的档案进行清理，提出初步鉴定意见。2.档案鉴定小组对初步鉴定意见进行审核，形成鉴定报告。3.根据鉴定报告，对确无保存价值的档案进行销毁处理。（五）销毁手续1.编制档案销毁清册，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等内容。2.档案销毁清册经档