规范医院费用报销制度

PAGE规范医院费用报销制度一、总则（一）目的为加强医院财务管理，规范费用报销流程，确保医院资金的合理使用，保障医院各项工作的正常开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院全体员工，包括正式职工、合同制职工、临时聘用人员等。（三）基本原则1.合法性原则：费用报销必须符合国家法律法规及相关财务制度的规定。2.真实性原则：报销的费用必须是实际发生的，相关凭证应真实、有效。3.合理性原则：费用报销应符合医院业务活动的实际需要，具有合理性。4.及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，确保财务数据的及时性和准确性。二、费用报销范围及标准（一）差旅费1.定义：差旅费是指员工因公务出差期间所发生的交通、住宿、伙食及市内交通等费用。2.交通费用乘坐飞机：根据医院规定的级别标准乘坐相应舱位，凭有效机票报销。乘坐火车：一般员工乘坐硬座、硬卧，特殊情况经批准可乘坐软座、软卧。凭有效车票报销。乘坐长途汽车：凭有效车票报销。市内交通：根据出差实际情况，凭正规发票报销市内公交车费、地铁费等，如因特殊情况乘坐出租车，需注明事由并经部门负责人批准。3.住宿费用按照医院规定的出差地区分类，执行相应的住宿标准。一般员工单人住宿标准为[X]元/天，中层干部为[X]元/天，高层领导为[X]元/天。实际住宿费用超过标准的部分，需由个人承担；低于标准的，按实际发生额报销。4.伙食补助按照出差自然（日历）天数计算，每人每天补助标准为[X]元。出差期间由接待单位统一安排伙食的，不享受伙食补助。（二）办公用品费1.定义：办公用品费是指医院日常办公所需的文具、纸张、墨盒、硒鼓、文件夹等费用。2.采购标准各部门应根据实际工作需要，制定办公用品采购计划，经部门负责人审核后报医院办公室备案。办公用品应优先选择性价比高、质量可靠的产品，采购时应索取正规发票。3.报销流程办公用品采购后，由采购人员填写报销单，附上发票、采购清单等凭证，经部门负责人签字确认后，交财务部门审核报销。（三）业务招待费1.定义：业务招待费是指医院为开展业务活动需要而发生的宴请、礼品、娱乐等费用。2.审批程序业务招待应提前填写《业务招待审批表》，详细注明招待对象、事由、预计金额等，经部门负责人审核后，报分管领导审批。单次业务招待费超过[X]元的，需报医院主要领导审批。3.报销标准业务招待费应严格控制在合理范围内，不得超支。报销时应提供发票、消费清单、《业务招待审批表》等凭证，凭证内容应与审批表一致。（四）会议费1.定义：会议费是指医院组织召开各类会议所发生的场地租赁、资料印刷、餐饮、住宿等费用。2.会议审批召开会议前，应填写《会议审批表》，明确会议主题、时间、地点、参会人员、费用预算等，经部门负责人审核后，报分管领导审批。大型会议需报医院主要领导审批。3.报销要求会议结束后，由会议组织部门整理相关费用凭证，填写报销单，附上《会议审批表》、发票等，经部门负责人签字后，交财务部门审核报销。会议费应严格按照预算执行，不得擅自扩大开支范围。（五）培训费1.定义：培训费是指医院员工参加各类培训所发生的培训费用、教材费、住宿费等。2.培训审批员工参加培训前，应填写《培训审批表》，注明培训名称、时间、地点、费用预算等，经部门负责人审核后，报分管领导审批。参加外部培训需报医院主要领导审批。3.报销规定培训结束后，员工应及时办理报销手续，提供培训发票、培训证书、《培训审批表》等凭证。培训费用应符合医院规定的标准，不得报销与培训无关的费用。三、费用报销流程（一）报销申请1.员工发生费用支出后，应及时收集相关原始凭证，按照医院规定的格式填写费用报销单。2.报销单应注明费用发生日期、事由、金额、报销人等信息，并确保内容完整、清晰。（二）部门审核1.报销单填写完毕后，先由报销人所在部门负责人进行审核。2.部门负责人应根据本制度及实际情况，对报销费用的真实性、合理性、必要性进行审核，审核通过后签字确认。（三）财务审核1.部门审核通过的报销单，提交至财务部门进行审核。2.财务人员应按照国家法律法规、医院财务制度及相关规定，对报销凭证的合法性、合规性、完整性进行审核。3.审核内容包括发票真伪、报销金额是否符合标准、报销手续是否齐全等。如发现问题，财务人员应及时与报销人沟通，要求补充或更正相关凭证。（四）领导审批1.财务审核通过的报销单，根据费用金额大小，分别报分管领导或医院主要领导审批。2.领导应认真审核报销事项，签署审批意见。对于不符合规定的报销，领导有权拒绝审批。（五）报销支付1.经领导审批通过的报销单，由财务部门按照医院财务支付流程进行支付。2.支付方式包括现金支付、银行转账等，具体支付方式根据医院实际情况和报销金额确定。3.财务人员应及时将报销款项支付给报销人，并做好相关账务处理。四、报销凭证要求（一）发票1.所有费用报销必须提供合法有效的发票。发票应具备以下要素：发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额、税率、税额等。2.发票应加盖销售方发票专用章，印章应清晰、完整。3.发票内容应与实际业务相符，不得开具虚假发票。（二）其他凭证1.除发票外，还应根据费用性质提供相关的其他凭证，如差旅费报销需提供机票、车票、住宿发票、出差审批单等；办公用品采购需提供采购清单、入库单等。2.凭证应真实、有效，能够证明费用的发生情况。3.凭证的填写应规范、完整，不得涂改、挖补。五、特殊情况处理（一）预借差旅费1.员工因公务需要预借差旅费的，应填写《预借差旅费申请表》，注明预借金额、出差事由、预计返回日期等，经部门负责人审核后，报分管领导审批。2.预借差旅费应在出差返回后及时办理报销手续，冲减预借款项。如未能及时报销，财务部门应及时催办。3.员工离职时，应结清预借的差旅费。（二）零星采购无发票情况1.因特殊原因无法取得发票的零星采购，如从个体工商户处采购办公用品等，应提供对方出具的收款收据，并注明采购物品名称、数量、单价、金额等信息。2.收款收据应由采购人员签字确认，并经部门负责人审核后，报财务部门审批。3.财务部门应根据实际情况，确定是否允许报销及报销金额。（三）费用报销时间限制1.一般情况下，员工应在费用发生后[X]个工作日内办理报销手续。2.对于跨年度的费用，应在次年[X]月[X]日前报销完毕，逾期财务部门不予受理。六、监督与检查（一）内部审计1.医院内部审计部门应定期对费用报销情况进行审计检查，重点审查报销凭证的真实性、合法性、合规性，费用报销流程的执行情况等。2.审计检查发现问题的，应及时提出整改意见，并督促相关部门和人员进行整改。（二）财务监督1.财务部门应加强对费用报销的日常监督，对不符合规定的报销行为及时予以纠正。2.定期对费用报销数据进行统计分析，及时发现费用报销中存在的问题，并向医院领导汇报。（三）违规处理1.对于违反本制度规定的费用报销行为，医院将视情节轻重，给予相应的处理。2.对虚报、冒领费用的，责令其退回虚报、冒领金额，并给予警告、罚款等处罚；情节严重的，给予纪律处分，直至解除劳