档案规范痕迹管理制度

PAGE档案规范痕迹管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的真实性、完整性和可追溯性，规范档案管理过程中的痕迹，提高档案管理工作的质量和效率，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的规范痕迹管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案管理过程中的痕迹应真实反映档案形成和处理的实际情况。2.完整性原则：确保档案管理各个环节的痕迹记录完整，不遗漏重要信息。3.可追溯性原则：通过痕迹管理，能够清晰追溯档案的来源、流转过程及处理结果。4.合规性原则：严格遵守国家法律法规及行业标准，规范痕迹管理行为。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案规范痕迹管理制度，并组织实施。2.指导和监督各部门的档案管理工作，包括档案的收集、整理、归档等环节的痕迹管理。3.负责公司档案的集中保管，确保档案存储环境安全，对档案管理过程中的痕迹进行定期检查和维护。4.按照规定提供档案查阅、借阅服务，并做好相关痕迹记录。（二）各部门职责1.各部门负责人为本部门档案管理工作的第一责任人，负责组织本部门档案的收集、整理、归档等工作，并确保档案管理过程中的痕迹清晰、准确。2.各部门应指定专人负责档案管理工作，具体落实档案管理的各项要求，做好日常的痕迹记录。3.及时将本部门形成的各类档案移交至档案管理部门，并配合档案管理部门做好档案的整理、归档及后续管理工作。三、档案收集与整理的痕迹管理（一）档案收集1.各部门应明确档案收集的范围、内容和要求，制定档案收集清单。在档案收集过程中，收集人员应填写档案收集登记表，详细记录档案的名称、来源、形成时间、数量等信息，并由档案提供者签字确认。2.对于重要档案或涉及多个部门的档案，应建立档案收集协调机制，明确各部门在收集过程中的职责和分工，确保档案收集工作的顺利进行。收集过程中的沟通协调情况应做好记录，包括会议纪要、邮件往来等。3.档案收集人员在接收档案时，应对档案的完整性、准确性进行初步检查。如发现问题，应及时与档案提供者沟通，要求其补充或更正相关信息，并记录沟通情况。（二）档案整理1.档案管理部门或各部门的档案管理人员应按照档案分类标准对收集到的档案进行整理。整理过程中，应详细记录档案的分类情况、编号、排列顺序等信息，形成档案整理目录清单。2.对于纸质档案，应进行编页、装订，并在每卷档案首页附上卷内文件目录。卷内文件目录应准确记录文件的题名、日期、文号、责任者等信息。对于电子档案，应按照规定的命名规则和存储格式进行整理，并建立电子档案索引目录。3.在档案整理过程中，如发现档案存在破损、褪色、字迹模糊等问题，应及时进行修复或处理，并记录处理情况。四、档案归档的痕迹管理（一）归档流程1.档案整理完成后，档案管理人员应填写档案归档申请表，详细说明档案的类别、数量、整理情况等信息，提交部门负责人审核。2.部门负责人审核通过后，档案管理人员将档案移交至档案管理部门。档案管理部门接收档案时，应核对档案归档申请表与实际档案情况是否一致，并在档案交接清单上签字确认。3.档案管理部门按照档案存储要求，将档案进行上架存放，并更新档案存储位置索引，记录档案的存放位置、架号等信息。（二）归档记录1.建立档案归档台账，详细记录每一批档案的归档时间、档案名称、类别、数量、移交部门等信息。归档台账应定期进行核对和更新，确保与实际档案情况相符。2.对于重要档案的归档过程，应进行拍照或录像记录，留存归档现场的影像资料，作为档案归档的佐证材料。影像资料应注明档案名称、归档时间、拍摄人员等信息，并妥善保存。五、档案保管的痕迹管理（一）保管环境1.档案管理部门应确保档案保管场所的环境符合要求，具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。定期对保管环境进行检查和维护，记录检查情况，包括检查时间、检查人员、发现的问题及处理措施等。2.安装温湿度监测设备，实时监测档案保管场所的温湿度情况。温湿度记录应定期进行整理和分析，当温湿度超出规定范围时，应及时采取相应的调控措施，并记录调控过程。（二）档案盘点1.定期对档案进行盘点，确保档案数量与档案台账记录一致。盘点工作应制定详细的盘点计划，明确盘点范围、方法、人员分工等。2.盘点过程中，应认真核对档案的名称、类别、编号、存储位置等信息，如发现问题，应及时查明原因并进行处理。盘点结束后，应填写档案盘点报告，记录盘点情况、发现的问题及处理结果等。3.对于盘盈或盘亏的档案，应详细记录其情况，并进行深入调查。如因保管不善导致档案丢失或损坏，应追究相关人员的责任，并记录处理情况。（三）档案维护1.定期对档案进行检查，包括纸质档案的装订、编页是否完好，电子档案的存储介质是否正常等。检查过程中发现的问题应及时进行记录，并采取相应的维护措施。2.对于破损、褪色、字迹模糊的纸质档案，应按照档案修复技术规范进行修复，并记录修复过程。对于电子档案，如发现数据丢失或损坏，应及时进行数据恢复，并记录恢复情况。六、档案利用的痕迹管理（一）查阅与借阅1.公司内部人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、类别等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。档案管理部门应建立档案查阅登记台账，详细记录查阅时间、查阅人、档案名称、查阅目的等信息。2.因工作需要借阅档案的，借阅人应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。档案管理部门应向借阅人提供档案借阅清单，明确借阅档案的名称、数量、借阅期限等信息，并由借阅人签字确认。3.借阅期限届满，借阅人应按时归还档案。档案管理部门在接收归还档案时，应检查档案的完整性和准确性，如发现问题，应及时与借阅人沟通，并记录处理情况。（二）复制与摘录1.如需复制或摘录档案内容，申请人应填写档案复制/摘录申请表，注明复制/摘录的内容、用途、档案名称等信息，经审批后，由档案管理部门按照规定进行办理。2.档案管理部门应对复制/摘录的档案内容进行审核，确保其不涉及公司机密信息。复制/摘录过程应进行记录，包括复制/摘录的时间、人员、档案名称、内容等信息。3.复制的档案应加盖档案管理部门的印章，并注明“复制件”字样。摘录的档案内容应进行整理和标注，注明出处和摘录时间。（三）利用记录1.建立档案利用记录档案，详细记录每一次档案利用的情况，包括查阅、借阅、复制、摘录等。利用记录档案应按照时间顺序进行排列，便于查询和统计。2.定期对档案利用记录进行分析，了解档案利用的频率、目的、人员等情况，为档案管理工作的优化提供依据。七、档案鉴定与销毁的痕迹管理（一）档案鉴定1.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。档案鉴定工作应由档案管理部门组织，相关业务部门和专业人员参与。2.档案鉴定过程中，应填写档案鉴定意见书，详细记录档案的名称、形成时间、内容、保管期限建议等信息。鉴定意见书应由鉴定人员签字确认，并经部门负责人审核。3.对于涉及重要业务或具有长期保存价值的档案，应组织专家进行论证，确保鉴定结果的准确性和科学性。专家论证过程应做好记录，包括专家意见、论证结论等。（二）档案销毁1.经鉴定确需销毁的档案，应编制档案销毁清单，详细记录档案的名称、类别、数量、销毁原因等信息。档案销毁清单应经档案管理部门负责人和公司分管领导审批。2.档案销毁应在指定的场所进行，由档案管理部门和相关业务部门共同派员监销。监销人员应在档案销毁现场进行全程监督，并在档案销毁清册上签字确认。3.档案销毁过程应进行拍照或录像记录，留存销毁现场的影像资料。影像资料应注明档案名称、销毁时间、监销人员等信息，并妥善保存。4.档案销毁后，应及时在档案管理系统和档案台账中进行注销，并将档案销毁清册和影像资料归档保存。八、电子档案的痕迹管理（一）电子档案的形成与收集1.电子文件形成部门应按照公司电子文件管理规定，确保电子文件的格式规范、内容完整、元数据准确。在电子文件形成过程中，应记录文件的生成时间、作者、版本等信息。2.电子文件收集人员应按照档案收集要求，对电子文件进行收集，并填写电子档案收集登记表，详细记录电子文件的名称、来源、形成时间、存储位置等信息。收集过程中，应对电子文件的完整性和可读性进行检查，如发现问题，应及时处理并记录处理情况。（二）电子档案的整理与归档1.电子档案管理人员应按照电子档案分类标准对收集到的电子文件进行整理，建立电子档案文件夹结构，并按照规定的命名规则对电子文件进行命名。整理过程中，应记录电子档案的分类情况、编号、存储路径等信息。2.电子档案整理完成后，应进行归档操作。归档过程中，应记录电子档案的归档时间、存储介质等信息，并更新电子档案索引目录。3.对于电子档案的元数据，应进行详细记录和维护。元数据应包括文件的题名、日期、文号、责任者、密级等信息，确保电子档案的可追溯性。（三）电子档案的保管与利用1.电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行备份。备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。备份过程应记录备份时间、备份介质、备份