投标顾问保密制度规范

PAGE投标顾问保密制度规范一、总则（一）目的为规范公司投标顾问在业务活动中的保密行为，保护公司及客户的商业秘密和敏感信息，维护公司的合法权益，确保投标工作的顺利进行，特制定本保密制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司所有参与投标项目的顾问人员，包括但不限于全职顾问、兼职顾问、临时聘请的专业顾问等。（三）定义1.商业秘密：指不为公众所知悉、能为公司带来经济利益、具有实用性并经公司采取保密措施的技术信息和经营信息。包括但不限于投标项目的技术方案、客户需求、报价策略、项目预算、合同条款、未公开的业务数据等。2.敏感信息：指虽不属于商业秘密范畴，但可能对公司或客户造成不利影响的信息，如尚未公开的市场动态、竞争对手情报、内部管理信息等。二、保密职责与义务（一）公司职责1.建立健全保密管理制度，明确保密工作流程和要求。2.对顾问人员进行保密培训，提高保密意识和技能。3.为顾问人员提供必要的保密工作条件和资源。4.对违反保密制度的行为进行调查和处理。（二）顾问人员职责1.严格遵守本保密制度规范，履行保密义务。2.妥善保管公司提供的各类文件、资料、数据等，不得擅自复制、传播或泄露。3.在参与投标项目过程中，对涉及的商业秘密和敏感信息予以严格保密，不得向任何无关人员透露。4.工作结束后，及时归还公司提供的保密资料，不得私自留存。5.发现保密信息泄露或可能泄露的情况，应立即报告公司，并采取必要措施防止损失扩大。三、保密措施（一）信息存储与保管1.对涉及商业秘密和敏感信息的文件、资料、数据等进行分类管理，明确标识保密等级。2.采用加密存储、访问控制等技术手段，确保信息存储安全。3.设立专门的保密资料存放区域，限制无关人员进入。4.定期对保密资料进行备份，防止数据丢失。（二）信息传递与共享1.在传递保密信息时，应采用加密邮件、专人送达等安全方式，并要求接收方签收确认。2.严格控制保密信息的共享范围，仅限于与投标项目直接相关的人员，并确保共享过程中的信息安全。3.如需与外部合作伙伴共享保密信息，应签订保密协议，明确双方的权利和义务。（三）人员管理1.对接触保密信息的顾问人员进行背景审查，确保其具备良好的职业道德和保密意识。2.在与顾问人员签订的合同或协议中，明确保密条款和违约责任。3.加强对顾问人员的日常管理和监督，发现问题及时纠正。（四）办公环境安全1.确保办公场所的物理安全，安装必要的门禁系统、监控设备等。2.在办公区域内，不得随意谈论涉及保密信息的话题，避免无关人员听到。3.对废弃的保密文件、资料等进行妥善处理，防止信息泄露。四、保密信息的范围（一）投标项目相关信息1.客户的基本信息，包括名称、地址、联系方式、业务范围等。2.项目需求文档，如技术规格、功能要求、服务标准等。3.投标文件内容，包括技术方案、商务条款、报价明细等。4.项目评标过程中的相关信息，如评委意见、评分标准等。（二）公司内部信息1.公司的业务战略、市场计划、营销策略等。2.公司的财务状况、经营数据、成本核算等。3.公司的内部管理流程、组织架构、人员信息等。（三）其他敏感信息1.尚未公开的行业动态、市场趋势、竞争对手情报等。2.涉及公司或客户隐私的信息，如个人身份信息、交易记录等。五、保密期限（一）一般规定保密信息的保密期限自获取或知悉之日起[X]年。（二）特殊情况1.对于涉及公司核心商业秘密或对公司具有重大影响的信息，保密期限为自获取或知悉之日起[X]年。2.如保密信息的保密期限已届满，但该信息仍具有商业价值或敏感性，公司有权根据实际情况延长保密期限。六、保密信息的使用限制（一）仅用于投标项目顾问人员在参与投标项目过程中，只能将保密信息用于与该项目直接相关的工作，不得用于其他任何目的。（二）不得擅自披露未经公司书面同意，顾问人员不得向任何第三方披露保密信息，包括但不限于公司内部其他部门、客户、合作伙伴、竞争对手等。（三）不得用于谋取私利顾问人员不得利用保密信息为自己或他人谋取不正当利益，不得将保密信息泄露给与公司存在竞争关系的企业或个人。七违约处理（一）违约行为界定1.未经公司授权，擅自披露保密信息。2.违反保密制度规定，不当使用保密信息。3.未妥善保管保密资料，导致信息泄露。4.拒绝配合公司进行保密调查或采取保密措施。（二）违约责任承担1.顾问人员如违反本保密制度规范，应承担相应的违约责任，包括但不限于赔偿公司因此遭受的经济损失、承担法律责任等。2.公司有权根据违约行为的严重程度，采取警告、罚款、解除合作关系等措施。3.如因顾问人员的违约行为导致公司面临法律诉讼或其他法律风险，顾问人员应积极配合公司应对，承担相应的法律费用和赔偿责任。八、保密监督与检查（一）监督机制1.公司设立保密管理部门，负责对保密制度的执行情况进行监督和检查。2.定期对顾问人员进行保密工作评估，及时发现和解决存在的问题。（二）检查方式1.定期检查：公司保密管理部门定期对顾问人员的保密工作进行检查，包括保密资料的保管情况、信息传递记录等。2.不定期抽查：根据工作需要，公司保密管理部门不定期对顾问人员的工作场所、电脑设备等进行抽查，确保保密制度的有效执行。3.专项检查：针对特定的投标项目或保密事项，公司保密管理部门进行专项检查，确保相关保密措施得到落实。九、培训与教育（一）培训计划公司定期组织顾问人员参加保密培训，培训内容包括保密法律法规、公司保密制度、保密技能等。培训计划应根据实际情况制定，确保顾问人员能够及时了解和掌握最新的保密要求。（二）培训方式1.内部培训：由公司保密管理部门或相关专家进行内部培训，讲解保密制度和案例分析。2.外部培训：邀请专业的保密培训机构或律师进行外部培训，提高顾问人员的保密意识和法律素养。3.在线学习：通过公司内部网络平台提供在线保密学习课程，方便顾问人