规范合同流程管理制度

PAGE规范合同流程管理制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同流程，防范合同风险，保障公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门在经济活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行、变更、解除等应符合国家法律法规及相关政策的要求。2.审慎严谨原则：签订合同前应进行充分的调查、评估和审核，确保合同条款明确、具体、合法、合理，避免合同风险。3.权责明确原则：明确合同签订、履行、管理过程中各部门及人员的职责和权限，确保合同管理工作有序进行。4.全程管控原则：对合同的全过程进行监控和管理，包括合同的起草、审核、签订、履行、变更、解除、归档等环节，确保合同管理工作的连续性和完整性。二、合同管理部门及职责（一）合同管理部门公司设立合同管理办公室，作为合同管理的归口部门，负责公司合同管理的日常工作。合同管理办公室设在[具体部门]。（二）职责分工1.合同管理办公室职责负责制定和完善公司合同管理制度，并组织实施。负责合同文本的起草、审核、修订等工作。负责合同签订、履行、变更、解除等环节的监督和管理。负责合同纠纷的协调和处理。负责合同档案的收集、整理、归档和保管工作。负责对公司各部门合同管理工作进行指导和培训。定期对公司合同管理工作进行总结和分析，提出改进措施和建议。2.业务部门职责负责本部门业务范围内合同的洽谈、起草、初审等工作。负责对合同对方当事人的主体资格、资信状况、履约能力等进行调查和评估。负责合同的签订、履行、变更、解除等具体工作，并及时向合同管理办公室报告合同履行情况。负责收集、整理、保管与本部门合同相关的文件资料，并及时移交合同管理办公室归档。配合合同管理办公室做好合同纠纷的处理工作。3.财务部门职责负责对合同涉及的财务条款进行审核，提出财务方面的意见和建议。负责对合同款项的收付进行监督和管理，确保合同款项的及时、足额收付。配合合同管理办公室做好合同纠纷的处理工作，提供相关财务资料和证据。4.法务部门职责在合同管理过程中提供法律咨询和法律支持，对合同条款的合法性进行审查。参与重大合同谈判，从法律角度提出风险防范建议。负责处理合同纠纷的法律事务，代表公司参与诉讼、仲裁等法律程序。三、合同流程管理（一）合同的起草1.业务部门根据业务需要，负责合同文本的起草工作。合同文本应使用公司统一的合同模板，如无统一模板，应参照相关法律法规及行业惯例进行起草。2.合同文本应明确合同双方的名称、地址、联系方式等基本信息，以及合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等主要条款。3.合同文本中涉及的专业术语、技术标准、质量要求等应明确、具体，避免模糊不清或产生歧义。（二）合同的审核1.业务部门起草的合同文本完成后，应提交至合同管理办公室进行审核。合同管理办公室应在收到合同文本后的[X]个工作日内完成审核工作。2.合同管理办公室审核合同文本时，应重点审查合同条款的合法性、完整性、准确性、严密性等，同时对合同风险进行评估。审核内容包括但不限于：合同主体资格是否合法有效，是否具备签订合同的权利能力和行为能力。合同条款是否符合法律法规及相关政策的要求，是否存在违法违规或损害公司利益的条款。合同条款是否明确、具体、完整，是否存在模糊不清或容易引起歧义的表述。合同双方的权利义务是否对等，违约责任是否明确、合理。合同争议解决方式是否明确、可行，是否有利于公司维护自身合法权益。3.合同管理办公室审核合同文本后，应出具审核意见，并反馈给业务部门。业务部门应根据审核意见对合同文本进行修改和完善，直至审核通过。（三）合同的签订1.经审核通过的合同文本，由业务部门负责与合同对方当事人进行签订。签订合同前，业务部门应确保合同对方当事人已在合同上加盖公章或合同专用章，并由法定代表人或授权代表签字。2.合同签订过程中，应严格按照合同审批流程进行，确保合同签订的合法性、合规性。合同签订后，业务部门应及时将合同原件交至合同管理办公室进行编号、登记和归档。3.合同管理办公室应建立合同台账，对合同的签订、履行情况进行详细记录，包括合同名称、合同编号、签订日期、合同金额、履行期限、对方当事人、合同状态等信息。（四）合同的履行1.合同签订后，业务部门应按照合同约定全面履行自己的义务，并及时跟踪合同履行情况。在合同履行过程中，如发现对方当事人有违约行为或可能影响合同履行的情况，应及时采取措施，并向合同管理办公室报告。2.合同履行过程中涉及的合同变更、解除等事项，业务部门应按照合同约定及公司相关规定办理审批手续，并及时通知合同管理办公室。合同管理办公室应根据审批结果对合同台账进行更新。3.业务部门应定期向合同管理办公室提交合同履行情况报告，报告内容包括合同履行进度、存在的问题及解决方案、下一步工作计划等。合同管理办公室应定期对合同履行情况进行检查和分析，及时发现和解决合同履行过程中存在的问题。（五）合同的变更与解除1.合同履行过程中，如因不可抗力或其他原因需要变更或解除合同的，业务部门应及时与合同对方当事人协商，并签订书面协议。变更或解除合同的协议应报合同管理办公室审核，并按照公司相关规定办理审批手续。2.合同变更或解除后，业务部门应及时通知合同管理办公室，并将相关文件资料交至合同管理办公室归档。合同管理办公室应根据变更或解除合同的协议对合同台账进行更新。3.合同变更或解除涉及的经济赔偿、违约责任等事项，应按照合同约定及法律法规的规定进行处理。业务部门应及时与合同对方当事人协商解决，并将处理结果报合同管理办公室备案。（六）合同纠纷的处理1.合同履行过程中如发生纠纷，业务部门应及时与合同对方当事人协商解决。协商不成的，应及时向合同管理办公室报告，并提供相关证据材料。2.合同管理办公室应会同法务部门、财务部门等相关部门对合同纠纷进行分析和研究，制定纠纷解决方案，并报公司领导审批。3.纠纷解决方案经公司领导审批后，业务部门应按照方案要求积极与合同对方当事人进行沟通和协商，争取通过友好协商解决纠纷。如协商不成，公司应及时采取法律措施，维护公司合法权益。在合同纠纷处理过程中，业务部门应及时向合同管理办公室报告纠纷处理进展情况。（七）合同的归档1.合同履行完毕或终止后，业务部门应及时将合同原件及相关文件资料整理齐全，并移交合同管理办公室进行归档。合同管理办公室应在收到合同原件及相关文件资料后的[X]个工作日内完成归档工作。2.合同档案应按照合同类别、合同编号、签订日期等进行分类整理，并建立电子档案和纸质档案。合同档案应妥善保管，确保档案的完整性、真实性和安全性。3.合同档案的查阅、借阅应按照公司相关规定办理审批手续，并进行登记。查阅、借阅人员应妥善保管合同档案，不得擅自涂改、复印、转借或丢失合同档案。四、合同风险防范（一）风险识别与评估1.合同管理办公室应定期组织对公司合同管理工作进行风险排查，识别合同签订、履行过程中可能存在的风险点。2.对识别出的风险点，应进行风险评估，分析风险发生的可能性和影响程度，并制定相应的风险应对措施。3.风险评估结果应形成报告，提交公司领导及相关部门，作为公司决策和合同管理工作的参考依据。（二）风险应对措施1.针对不同类型的合同风险，应采取相应的风险应对措施，如加强合同审核、完善合同条款、加强合同履行监控、建立风险预警机制等。2.对于重大合同或风险较高的合同，应组织相关部门进行专题研究和论证，制定详细的风险应对方案，并报公司领导审批。3.在合同签订前，应对合同对方当事人的主体资格、资信状况、履约能力等进行充分调查和评估，防范合同主体风险。4.在合同履行过程中，应加强对合同履行情况的监控，及时发现和解决合同履行过程中存在的问题，防范合同履行风险。5.建立合同风险预警机制，对可能出现的合同风险进行及时预警，并采取相应的措施进行防范和化解。五、监督与考核（一）监督检查1.合同管理办公室应定期对公司各部门合同管理工作进行监督检查，检查内容包括合同管理制度的执行情况、合同流程的规范情况、合同风险的防范情况等。2.监督检查可以采取定期检查、不定期抽查、专项检查等方式进行。检查结束后，应形成检查报告，对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.公司各部门应积极配合合同管理办公室的监督检查工作，如实提供相关资料和信息。对于监督检查中发现的问题，应及时整改，确保合同管理工作规范、有序进行。（二）考核评价1.建立合同管理工作考核评价制度，对公司各部门合同管理工作进行考核评价。考核评价内容包括合同管理制度的执行情况、合同流程的规范情况、合同风险的防范情况、合同履行情况等。2.考核评价结果应作为公司各部门绩效