规范性文三统一制度

PAGE规范性文三统一制度一、总则（一）目的为加强公司规范性文件的管理，确保公司文件的准确性、一致性和有效性，提高公司管理效率和决策科学性，依据相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有规范性文件的制定、审核、发布、执行、修订及废止等管理活动。（三）定义1.规范性文件：是指公司在管理活动中依法制定的，具有普遍约束力、能够反复适用并用以规范公司内部各类行为和活动的文件。2.三统一制度：包括文件格式统一、编号规则统一、发布渠道统一，确保公司规范性文件在形式和管理上的标准化、规范化。（四）基本原则1.合法性原则：规范性文件的制定必须符合国家法律法规及行业标准的要求，不得与上位法相抵触。2.准确性原则：文件内容应准确表述公司的管理要求和意图，避免模糊、歧义或矛盾的表述。3.一致性原则：各项规范性文件之间应保持协调一致，避免出现相互冲突或重复规定的情况。4.时效性原则：根据公司业务发展和管理需求，及时修订和更新规范性文件，确保其有效性和适用性。二、规范性文件的制定（一）制定主体1.公司各部门根据职责范围和业务需求，负责起草本部门相关的规范性文件。2.涉及多个部门职责的规范性文件，由相关部门联合起草，明确牵头部门。（二）制定流程1.立项各部门在制定规范性文件前，应进行必要性和可行性论证，填写《规范性文件立项申请表》，明确文件名称、制定目的、主要内容、适用范围、起草负责人及预计完成时间等信息。申请表经部门负责人审核后，报公司分管领导审批。经批准立项的规范性文件，列入公司年度规范性文件制定计划。2.起草起草部门应成立起草小组，明确分工，负责收集相关资料，开展调研，结合公司实际情况进行文件起草工作。起草过程中应广泛征求意见，与相关部门、岗位人员进行沟通协调，确保文件内容的合理性和可操作性。规范性文件应结构合理、逻辑清晰、语言规范，一般应包括总则、分则、附则等部分，明确文件的目的、适用范围、基本原则、具体规定及生效日期等内容。3.审核起草完成的规范性文件，应提交公司法律合规部门进行合法性审核。法律合规部门应从法律角度对文件内容进行审查，确保其符合法律法规要求，避免出现法律风险。同时，文件还应提交公司综合管理部门进行格式审核，确保文件格式符合本制度要求。审核部门应出具审核意见，起草部门根据审核意见对文件进行修改完善。如审核意见涉及重大内容调整，起草部门应重新履行立项审批程序。4.签发经审核通过的规范性文件，由起草部门将文件送审稿提交公司总经理签发。总经理根据文件内容和公司管理要求进行审批签发，签发后的文件即为正式规范性文件。三、规范性文件的格式统一（一）页面设置1.纸张：采用A4纸，纵向排版。2.页边距：上、下页边距为2.54厘米，左、右页边距为3.17厘米。（二）字体字号1.标题：一般用二号宋体加粗，居中排列。2.正文：一般用三号仿宋体，段落首行缩进两个字符。3.一级标题：用三号黑体，序号为“一、”。4.二级标题：用三号楷体，序号为“（一）”。5.三级标题：用三号仿宋体加粗，序号为“1.”。6.四级标题：用三号仿宋体，序号为“（1）”。（三）段落格式1.行距：一般采用1.5倍行距。2.段落间距：段前、段后间距均为0.5行。（四）编号规则1.文件编号：规范性文件编号采用“公司简称+年份+部门代码+文件序号”的格式。公司简称：采用公司全称的首字母缩写，如“XX公司”缩写为“XX”。年份：为文件发布年份的后两位数字，如2023年发布的文件编号中年份为“23”。部门代码：根据公司部门设置确定，如行政部代码为“XZ”，财务部代码为“CW”等。文件序号：按照各部门每年发布规范性文件的顺序依次编号，从01开始。例如，行政部2023年发布的第3个规范性文件编号为“XX23XZ03”。2.章节编号：文件内各章节编号采用阿拉伯数字连续编号，如第一章为“1”，第二章为“2”等；章内节的编号在章编号后加下脚点和阿拉伯数字，如第一节为“1.1”，第二节为“1.2”等。（五）页眉页脚1.页眉：一般为公司名称，采用五号宋体居中显示。2.页脚：一般为页码，采用五号宋体居右显示。四、规范性文件的编号规则统一（一）编号原则1.唯一性原则：每个规范性文件都应有唯一的编号，避免编号重复。2.系统性原则：编号应体现文件的类别、年份、部门及顺序等信息，形成系统的编号体系。3.稳定性原则：编号一经确定，在文件有效期内保持不变，不因文件修订或废止而随意更改。（二）编号方法1.按照上述文件编号格式要求，由公司综合管理部门统一负责规范性文件编号的分配和管理。2.新发布的规范性文件在签发后，综合管理部门应及时赋予其相应编号，并在文件首页注明编号。3.对于修订后的规范性文件，编号保持不变，在文件修订记录中注明修订版本号及修订时间等信息。（三）编号查询与使用1.公司内部人员可通过公司文件管理系统或相关部门查询规范性文件编号，以便准确引用和查阅文件。2.在文件的起草、审核、发布、执行及引用等过程中，应严格使用统一的编号，确保文件的规范性和可追溯性。五、规范性文件的发布渠道统一（一）发布平台1.公司内部规范性文件统一发布在公司文件管理系统上，该系统为公司内部唯一的文件发布和查询平台。2.重要的规范性文件可同时在公司内部办公区域的公告栏进行张贴公示，以便员工及时了解。（二）发布流程1.规范性文件经总经理签发后，起草部门应在规定时间内将文件电子稿提交至公司综合管理部门。2.综合管理部门负责将文件上传至公司文件管理系统，并按照规定格式进行排版和编号标注。3.对于需要在公告栏张贴公示的文件，综合管理部门应及时打印并张贴在指定位置，同时在文件管理系统中注明张贴情况。（三）发布通知1.文件发布后，综合管理部门应向公司全体员工发送文件发布通知，告知文件名称、编号、发布时间、主要内容及查阅方式等信息。2.通知可通过公司内部邮件系统或即时通讯工具发送，确保员工能够及时收到通知并了解文件相关情况。六、规范性文件的执行与监督（一）执行要求1.公司各部门应严格执行已发布的规范性文件，确保文件规定的各项要求得到有效落实。2.员工应熟悉与自身工作相关的规范性文件内容，按照文件要求履行职责，规范自身行为。（二）培训与宣贯1.对于新发布的重要规范性文件，公司应组织相关培训和宣贯活动，确保员工理解文件内容和要求。2.培训和宣贯活动可采用集中培训、部门内部培训、线上学习等多种方式进行，培训后应进行考核，确保员工掌握相关知识。（三）监督检查1.公司综合管理部门负责对规范性文件的执行情况进行定期监督检查，及时发现和纠正执行过程中存在的问题。2.各部门应定期对本部门执行规范性文件的情况进行自查，并向综合管理部门报送自查报告。3.对于违反规范性文件规定的行为，公司应按照相关规定进行严肃处理，追究责任。七、规范性文件的修订与废止（一）修订情形1.国家法律法规、行业标准发生变化，导致公司规范性文件与之不符的。2.公司业务调整、管理模式变更，需要对规范性文件进行修订的。3.规范性文件在执行过程中发现存在问题或漏洞，需要进行修订完善的。4.其他需要修订规范性文件的情形。（二）修订流程1.修订申请：各部门或相关人员发现规范性文件需要修订时，应填写《规范性文件修订申请表》，说明修订原因、修订内容及预计完成时间等信息。2.审核审批：申请表经部门负责人审核后，报公司分管领导审批。经批准的修订申请，列入公司规范性文件修订计划。3.修订起草：由原起草部门或指定相关部门负责按照审批意见进行文件修订起草工作，修订过程参照规范性文件制定流程进行。4.审核签发：修订后的文件经审核、签发后，按照本制度规定的格式统一和编号规则要求进行发布，并注明修订版本号及修订时间。（三）废止情形1.国家法律法规、行业标准明确废止相关规定，公司规范性文件与之对应的。2.公司业务不再适用该规范性文件，且已制定新文件替代的。3.规范性文件存在严重问题，无法修订或继续执行的。（四）废止流程1.废止申请：由相关部门或人员提出规范性文件废止申请，填写