产品代理商制度规范

PAGE产品代理商制度规范一、总则（一）目的本制度旨在规范公司产品代理商的行为，明确双方的权利和义务，建立公平、有序、高效的合作关系，促进公司产品市场的拓展和销售业绩的提升，保障公司和代理商的合法权益，推动公司业务持续健康发展。（二）适用范围本制度适用于与公司签订产品代理协议的所有代理商，涵盖公司各类产品在指定区域内的代理销售活动。（三）基本原则1.合法合规原则代理商应严格遵守国家法律法规以及行业相关标准，在合法合规的框架内开展代理业务。2.诚实守信原则双方应秉持诚实守信的态度，履行各自的承诺，不得隐瞒重要信息或欺诈对方。3.平等互利原则公司与代理商在合作过程中地位平等，充分尊重双方的利益，实现互利共赢。4.共同发展原则致力于建立长期稳定的合作关系，通过资源共享、优势互补，共同开拓市场，实现共同发展。二、代理商的资格与选定（一）资格条件1.具有合法经营资格代理商须为依法注册登记的企业法人、个体工商户或其他具有合法经营资格的组织，具备有效的营业执照和相关经营许可文件。2.良好的商业信誉在过往经营活动中无不良信用记录，具有良好的商业口碑和市场形象。3.专业的销售团队拥有一定规模且具备专业销售能力和经验的团队，能够有效开展产品推广和销售工作。4.熟悉相关市场对公司产品所涉及的行业市场有深入了解，具备较强的市场开拓能力和市场洞察力。5.具备相应资金实力有足够的资金用于产品采购、市场推广、人员配备等运营活动，以确保代理业务的顺利开展。（二）选定程序1.申请有意向成为公司代理商的单位或个人，需向公司提交书面申请，内容包括公司基本情况、经营业绩、市场资源、申请代理产品及区域等信息。2.初审公司销售部门对申请材料进行初步审核，评估申请人是否符合基本资格条件。对于初审合格的申请，进入实地考察环节。3.实地考察公司安排专人对申请人进行实地考察，了解其经营场所、团队情况、市场渠道等实际状况，核实申请信息的真实性。4.评估决策综合考虑申请材料审核和实地考察结果，由公司相关决策部门进行评估决策。对于符合条件的申请人，与其签订产品代理协议。三、代理权限与职责（一）代理权限1.产品销售权在指定区域内按照公司规定的价格体系和销售政策销售公司产品。2.市场推广权根据公司市场推广策略，在代理区域内开展产品宣传、促销等市场推广活动，但需遵守公司统一的宣传口径和推广规范。3.客户开发与维护权自主开发和维护代理区域内的客户资源，建立客户档案，及时反馈客户信息。（二）代理商职责1.销售任务完成积极拓展市场，努力完成公司下达的产品销售任务指标，定期向公司汇报销售进展情况。2.市场推广执行按照公司要求制定并执行当地市场推广计划，提升产品知名度和市场占有率。3.客户服务为客户提供优质的售前、售中、售后服务，及时处理客户投诉和问题，维护公司品牌形象。4.信息反馈定期向公司反馈代理区域内的市场动态、竞争对手情况、客户需求等信息，为公司决策提供参考依据。5.遵守制度规定严格遵守本制度及公司其他相关规定，接受公司的监督和管理。四、产品管理（一）产品供应1.产品交付公司按照代理协议约定的时间、地点和方式向代理商供应产品，确保产品质量合格、数量准确。2.产品运输对于需要运输的产品，公司负责安排运输方式，并承担运输费用至双方约定的交货地点。如因不可抗力等特殊原因导致运输延误或产品损坏，公司应及时通知代理商并协商解决方案。（二）产品价格1.价格制定公司根据产品成本、市场行情、竞争状况等因素制定统一的产品价格体系，并定期向代理商公布。2.价格调整公司有权根据市场变化等情况适时调整产品价格，但应提前通知代理商。代理商应严格按照公司规定的价格销售产品，不得擅自加价或降价。（三）产品质量1.质量标准公司产品应符合国家相关质量标准及行业规范，代理商在销售过程中应向客户如实介绍产品质量情况。2.质量问题处理如代理商发现产品存在质量问题，应及时通知公司。公司负责对质量问题进行调查、鉴定和处理，承担相应的退换货、维修等责任。因产品质量问题给代理商或客户造成损失的，公司应依法予以赔偿。五、市场推广与销售管理（一）市场推广1.推广计划制定代理商应根据公司整体市场推广策略，结合当地市场实际情况，制定年度、季度市场推广计划，并报公司备案。2.推广活动执行按照推广计划组织实施各类市场推广活动，如广告投放、参加展会、举办促销活动等。活动开展前需向公司提交详细方案，经公司审核同意后方可执行。活动过程中应及时向公司反馈进展情况和效果评估。3.宣传资料使用公司为代理商提供统一的宣传资料，代理商应严格按照公司规定使用，不得擅自修改、复制或传播。如需自行制作宣传资料，应提前提交公司审核，确保内容符合公司品牌形象和宣传要求。（二）销售管理1.销售合同签订代理商与客户签订销售合同应使用公司统一制定的合同模板，明确产品规格、数量、价格、交货时间、付款方式等条款。销售合同签订后，代理商应及时将合同副本提交公司备案。2.销售数据统计与上报代理商应建立健全销售台账，准确记录产品销售情况，定期向公司上报销售数据，包括销售数量、销售额、客户信息等。上报数据应真实、准确、完整，不得虚报、瞒报。3.销售回款管理代理商负责督促客户按时足额支付货款，确保公司资金及时回笼。对于逾期未付款的客户，应及时采取有效措施进行催收，并向公司报告相关情况。如因代理商原因导致货款无法收回，代理商应承担相应责任。六、客户服务与投诉处理（一）客户服务1.服务标准代理商应按照公司制定的客户服务标准为客户提供优质服务，包括产品咨询、技术支持、安装调试、维修保养等。确保客户在购买和使用公司产品过程中得到及时、有效的帮助。2.服务团队建设建立专业的客户服务团队，定期对服务人员进行培训，提高服务人员的业务水平和服务意识。服务人员应熟悉公司产品知识和服务流程，能够熟练解答客户问题，处理客户需求。（二）投诉处理1.投诉受理设立专门的投诉渠道，及时受理客户投诉。对于客户投诉，应详细记录投诉内容、客户信息等相关情况，并在规定时间内给予客户反馈。2.投诉调查与处理接到客户投诉后，应立即组织调查，核实投诉情况。根据调查结果，按照公司相关规定和客户要求，及时采取有效的处理措施，如退换货、维修、赔偿等。处理结果应及时反馈给客户，并跟踪客户满意度。3.投诉分析与改进定期对客户投诉进行分析总结，查找问题根源，提出改进措施和建议，防止类似投诉再次发生。同时，将投诉分析结果反馈给公司相关部门，为公司产品质量提升、服务优化等提供参考依据。七、费用结算与支付（一）费用种类1.产品货款代理商按照代理协议约定的价格和数量向公司采购产品，应及时支付产品货款。2.市场推广费用对于公司支持代理商开展的市场推广活动，如广告投放、展会费用等，根据实际发生情况，双方按照一定比例分担费用。代理商应按照公司要求及时支付其应承担的部分。3.其他费用如因代理商违反本制度或代理协议约定而产生的违约金、赔偿金等费用，代理商应予以支付。（二）结算方式1.货款结算双方根据代理协议约定的结算周期进行货款结算。一般情况下，代理商应在收到产品后的[X]个工作日内支付货款。结算方式可采用银行转账、支票等方式。2.费用结算市场推广费用等其他费用的结算，由代理商在费用发生后的[X]个工作日内提交费用明细及相关凭证，经公司审核确认后，按照约定方式进行结算。（三）支付流程1.提交申请代理商根据结算周期，填写费用支付申请单，详细注明支付金额、支付项目、收款单位等信息，并附上相关发票、合同等凭证。2.审核审批公司财务部门对支付申请进行审核，核实费用的真实性、准确性和合规性。审核通过后，按照公司审批流程提交相关领导审批。3.支付执行经领导审批同意后，公司财务部门按照支付申请单上的信息进行支付操作，确保款项及时、准确地支付给代理商或相关单位。八、知识产权与保密（一）知识产权1.公司知识产权归属公司拥有产品的商标、专利、著作权等知识产权，代理商在代理业务过程中应尊重公司的知识产权，不得侵犯公司的知识产权权益。2.代理商使用限制未经公司书面授权，代理商不得擅自使用公司的知识产权进行任何形式的宣传、推广或其他商业活动。如需使用公司知识产权相关资料，应按照公司规定的程序申请并获得授权。（二）保密1.保密信息范围双方在合作过程中知悉的对方商业秘密、技术秘密、客户信息等属于保密信息范畴。包括但不限于产品配方、销售策略、市场计划、客户名单、财务数据等。2.保密义务双方应严格履行保密义务，未经对方书面同意，不得向任何第三方披露或使用保密信息。在合作终止后，仍需对保密信息承担保密责任。3.保密措施双方应采取合理的保密措施，确保保密信息不被泄露。如制定保密制度、限制接触人员、加强信息存储安全等。九督与考核（一）监督管理1.日常监督公司销售部门负责对代理商的日常经营活动进行监督，定期检查代理商的销售情况、市场推广活动、客户服务质量等方面的工作。2.定期检查公司每年定期对代理商进行全面检查，检查内容包括代理协议执行情况、制度遵守情况、销售业绩完成情况、市场推广效果等。检查结束后，形成检查报告，并向代理商反馈检查结果。3.违规处理对于发现代理商存在违反本制度或代理协议约定的行为，公司将视情节轻重给予警告、罚款、暂停代理资格、解除代理协议等处理措施，并要求代理商承担相应的违约责任。（二）考核评估1.考核指标建立代理商考核评估体系，考核指标包括销售业绩、市场推广效果、客户满意度、遵守制度情况等方面。2.考核周期考核周期为每季度一次，每年度进行综合评估。3.考核结果应用根据考核结果，对表现优秀的代理商给予奖励，如表彰、奖励金、优先续约、增加代理产品或区域等；对考核不达标或存在严重违规行为的代理商，采取相应的惩罚措施，如警告整改、减少代理产品或区域、直至解除代理协议。十、协议变更与终止（一）协议变更1.变更情形在代理期限内，如有下列情形之一，可变更代理协议：因市场环境变化、公司业务调整等原因，需要对代理产品范围、代理区域、销售政策等进行调整的；双方协商一致，对代理协议其他条款进行变更的。2.变更程序协议变更需经双方书面协商一致，并签订变更协议。变更协议作为原代理协议的补充文件，与原协议具有同等法律效力。（二）协议终止1.终止情形出现下列情形之一，代理协议终止：代理期限届满，双方未续签协议的；双方协商一致提前解除协议的；代理商违反本制度或代理协议约定，经公司书面通知后在规定期限内仍未改正，公司有权解除协议的；因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因导致协议无法继续履行的。2.终止程序协议终止