财务部收款制度规范

PAGE财务部收款制度规范一、总则（一）目的本制度旨在规范公司财务部收款流程，确保公司资金及时、足额回收，保障公司财务安全，维护公司合法权益，促进公司持续健康发展。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及收款业务的部门和人员，包括但不限于销售部门、项目部门、客服部门等。（三）收款原则1.合法合规原则：收款行为必须符合国家法律法规和相关行业标准，确保公司收款业务的合法性和规范性。2.及时足额原则：各部门应积极履行收款职责，确保款项及时、足额收回，避免逾期收款和坏账损失。3.准确清晰原则：收款信息应准确、清晰，避免因信息错误导致收款延误或纠纷。4.安全保密原则：在收款过程中，应妥善保管收款资料，确保公司财务信息安全，防止信息泄露。二、收款职责分工（一）销售部门1.负责与客户签订销售合同，明确收款方式、收款期限、违约责任等条款。2.跟踪销售合同执行情况，及时掌握客户付款进度，对逾期未付款的客户进行催收。3.协助财务部办理收款手续，提供相关收款资料。（二）项目部门1.负责与项目客户签订项目合同，明确项目款项支付方式、支付节点、违约责任等条款。2.按照项目合同约定，及时向客户提交项目进度报告和收款申请，确保项目款项按时足额回收。3.配合财务部对项目款项进行核对和催收，协助解决收款过程中出现的问题。（三）客服部门1.负责与客户沟通协调，解答客户关于收款的疑问，维护客户关系。2.及时反馈客户对收款的意见和建议，协助相关部门改进收款工作。（四）财务部1.制定和完善收款管理制度，规范收款流程，加强对收款业务的监督和管理。2.负责收款票据的开具、保管和核销，确保收款票据的真实性、完整性和合法性。3.及时核对收款信息，登记收款台账，定期向公司管理层汇报收款情况。4.对逾期未收款进行跟踪催收，采取有效措施确保款项收回，必要时依法通过诉讼等方式维护公司权益。三、收款流程（一）合同签订1.销售部门或项目部门在与客户签订销售合同或项目合同前，应将合同草本提交财务部审核。财务部重点审核合同中的收款条款是否明确、合理，是否符合公司收款政策和相关法律法规要求。2.经财务部审核通过后，合同方可正式签订。合同签订后，销售部门或项目部门应及时将合同副本提交财务部备案。（二）收款通知1.在合同约定的收款期限前，财务部应根据合同条款，向客户发送收款通知。收款通知应明确收款金额、收款方式、收款期限、收款账户等信息。2.收款通知可采用书面通知、电子邮件、短信等方式发送给客户。发送后，应及时跟踪客户是否收到通知，并确认客户对收款通知的反馈。（三）款项收取1.客户应按照收款通知要求，在规定的收款期限内将款项支付至公司指定的收款账户。2.销售部门或项目部门收到客户付款后，应及时与财务部核对收款信息，并将收款凭证（如银行回单、支票等）提交财务部。3.财务部收到收款凭证后，应及时进行核对，确认款项到账情况。如发现款项未按时到账或金额不符等问题，应及时与销售部门或项目部门沟通，查明原因并采取相应措施解决。（四）收款确认1.财务部在款项到账后，应及时进行收款确认。收款确认可通过在收款台账上登记、开具收款收据等方式进行。2.收款确认后，财务部应将收款信息及时反馈给销售部门或项目部门，以便其及时了解客户付款情况。（五）逾期收款处理1.如客户未在合同约定的收款期限内支付款项，销售部门或项目部门应及时进行催收。催收方式可包括电话催收、邮件催收、上门催收等。2.在催收过程中，应注意保留相关催收记录，如催收时间、催收方式、客户反馈等。3.如逾期收款时间较长或客户拒绝付款，财务部应及时介入，与销售部门或项目部门共同制定催收方案，并采取必要的法律措施维护公司权益。四、收款票据管理（一）票据种类公司收款票据主要包括发票、收款收据等。（二）票据开具1.财务部应按照国家税收法律法规和公司发票管理制度的要求，及时、准确地为客户开具发票。2.开具发票时，应确保发票内容真实、完整、准确，与实际交易相符。发票开具后，应加盖公司发票专用章，并按照规定的格式和要求进行填写。3.收款收据由财务部统一印制和管理。收款收据应编号连续，使用时应严格按照编号顺序开具。开具收款收据时，应注明收款日期、收款金额、收款方式、交款人等信息，并加盖公司财务专用章。（三）票据保管1.财务部应设立专门的票据保管岗位，负责收款票据的保管工作。2.收款票据应妥善保管，存放于安全、保密的场所，防止票据丢失、被盗、损毁等情况发生。3.定期对收款票据进行盘点，确保票据账实相符。如发现票据短缺或其他异常情况，应及时查明原因并报告公司管理层。（四）票据核销1.收款票据使用完毕后，应及时进行核销。核销时，应核对票据存根联与记账联的内容是否一致，并在票据存根联上加盖“作废”章。2.定期将已核销的收款票据整理归档，保存期限按照国家法律法规和公司档案管理制度的要求执行。五、收款监督与考核（一）监督机制1.财务部应定期对公司收款业务进行检查和监督，确保收款流程的规范执行和款项的及时足额回收。2.建立内部审计制度，定期对收款业务进行审计，检查收款业务的合规性、准确性和完整性，发现问题及时提出整改意见并跟踪整改情况。3.鼓励员工对收款业务中的违规行为进行举报，对举报属实的员工给予奖励，并保护举报人的合法权益。（二）考核指标1.收款及时率：考核公司各部门在规定收款期限内收回款项的比例。计算公式为：收款及时率=按时收回款项金额/应收回款项金额×100%。2.逾期收款率：考核公司各部门逾期未收回款项的比例。计算公式为：逾期收款率=逾期未收回款项金额/应收回款项金额×100%。3.坏账损失率：考核公司因客户原因导致的坏账损失金额占应收款项总额的比例。计算公式为：坏账损失率=坏账损失金额/应收款项总额×100%。（三）考核办法1.公司将收款及时率、逾期收款率、坏账损失率等考核指标纳入各部门绩效考核体系，与部门绩效奖金挂钩。2.对收款工作表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励，对收款工作不力、导致公司利益受损的部门和个人进行批评和处罚。六、附则（一）解释权