举牌取样制度规范

PAGE举牌取样制度规范一、总则（一）目的为确保公司产品质量，规范举牌取样操作流程，保证所取样品具有代表性、真实性和可靠性，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及产品生产、加工、销售等环节中举牌取样工作的相关人员及部门。（三）基本原则1.依法依规原则：举牌取样工作必须严格遵守国家相关法律法规以及行业标准要求。2.科学公正原则：取样过程应科学合理，确保所取样品能够真实反映产品质量状况，不受任何主观因素干扰，保证结果公正。3.可追溯原则：取样过程中的每一个环节都应详细记录，确保能够追溯样品的来源、取样时间、取样人员等信息。二、举牌取样的组织与职责（一）取样管理小组公司成立举牌取样管理小组，负责统筹协调公司的举牌取样工作。管理小组由质量部门负责人担任组长，生产部门、销售部门、采购部门等相关负责人为成员。1.质量部门负责人职责全面负责举牌取样制度的制定、修订和完善。监督取样工作的执行情况，确保取样过程符合制度要求。对取样结果进行审核和分析，为产品质量决策提供依据。2.生产部门负责人职责组织本部门人员配合取样工作，提供必要的生产信息和协助。确保生产过程中的样品能够按照规定及时、准确地提供给取样人员。3.销售部门负责人职责负责收集市场反馈的产品质量信息，及时反馈给取样管理小组。在产品销售过程中，配合取样人员对销售产品进行取样。4.采购部门负责人职责对采购原材料、零部件等的取样工作进行协调和安排。确保所采购物资的质量证明文件齐全，并配合取样人员进行相关验证工作。（二）取样人员1.取样人员应具备相关专业知识和技能，熟悉产品生产工艺和质量标准。2.经过专门培训，掌握举牌取样的操作规程和方法，能够正确、熟练地进行取样操作。3.取样人员应严格遵守职业道德，确保取样工作的公正性和独立性，不得接受任何可能影响取样公正性的利益。三、举牌取样的流程规范（一）取样计划制定1.根据产品质量监控要求、生产批次、销售区域等因素，由质量部门制定年度、季度和月度取样计划。2.取样计划应明确取样的产品名称、规格型号、取样数量、取样时间、取样地点、取样人员等信息。3.在执行取样计划前，应提前通知相关部门和人员做好准备工作。（二）取样前准备1.取样人员应提前了解取样产品的相关信息，包括生产工艺、质量标准、近期质量状况等。2.准备好所需的取样工具和容器，确保工具和容器清洁、干燥、无破损，并符合取样要求。3.携带有效的身份证明、取样授权文件等相关证件。（三）现场取样1.取样人员到达取样现场后，应首先向被取样部门或人员出示身份证明和取样授权文件，表明取样目的和要求。2.在被取样部门或人员的陪同下，按照取样计划进行取样操作。取样过程中，应严格遵守操作规程，确保所取样品具有代表性。3.对于不同类型的产品，取样方法如下：固体产品：应从不同部位、不同包装中随机抽取规定数量的样品，确保样品能够涵盖产品的各个层面和特性。液体产品：应采用合适的取样器具，从容器的上、中、下不同位置分别取样，混合均匀后作为样品。气体产品：应按照相关标准规定的方法，使用专门的取样设备，在规定的时间和地点进行取样。4.在取样过程中，如发现产品存在异常情况，应立即停止取样，并及时报告取样管理小组。（四）样品标识与封存1.所取样品应立即进行标识，标识内容包括产品名称、规格型号、取样日期、取样批次、取样地点、取样人员等信息。2.样品标识应清晰、准确、牢固，确保在样品流转过程中不褪色、不脱落。3.将样品放入合适的容器中，密封好，并在容器上贴上标识。对于易变质、易挥发等特殊样品，应采取相应的防护措施，确保样品质量不受影响。（五）样品运输与交接1.样品应及时运输至指定的检验场所，运输过程中应采取必要的防护措施，防止样品受损、变质或丢失。2.样品运输人员应确保样品的安全运输，并在运输过程中妥善保管样品标识。3.样品到达检验场所后，运输人员应与检验人员进行交接，填写样品交接清单，明确交接时间、交接人员、样品名称、规格型号、数量等信息。（六）样品检验1.检验部门收到样品后，应按照规定的检验标准和方法进行检验。2.在检验过程中，如发现检验结果异常，应及时通知取样管理小组，并对样品进行重新检验或进一步分析。3.检验部门应在规定的时间内出具检验报告，检验报告应真实、准确、完整，包括检验项目、检验结果、判定结论等内容。（七）样品留存与处置1.检验合格的样品，应按照规定的期限进行留存，以备后续可能的追溯和复查。2.留存样品应妥善保管，确保其质量不受影响。留存期限届满后，按照公司相关规定进行处置。3.检验不合格的样品，应按照公司不合格品管理规定进行处理，防止不合格品继续流转或使用。四、举牌取样的记录与档案管理（一）记录要求1.取样人员应在取样过程中及时、准确地记录取样信息，包括取样时间、取样地点、取样产品名称、规格型号、取样数量、取样方法、样品标识等内容。2.记录应采用纸质或电子文档形式，确保字迹清晰、内容完整、可追溯。3.记录不得随意涂改，如确需修改，应在修改处签字并注明修改日期。（二）档案管理1.公司应建立举牌取样档案，将每次取样的相关记录、检验报告、样品留存情况等资料进行归档保存。2.举牌取样档案应按照年度、批次等进行分类整理，便于查询和管理。3.档案管理人员应定期对档案进行检查和维护，确保档案的完整性和安全性。4.举牌取样档案的保存期限应符合国家相关法律法规和公司规定要求，一般不得少于产品保质期或规定的追溯期限。五、监督与考核（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对举牌取样制度的执行情况进行监督检查，确保取样工作符合制度要求。2.质量部门应加强对取样过程和检验结果的日常监督，发现问题及时督促整改。（二）外部监督1.积极配合政府监管部门的监督检查，如实提供举牌取样相关资料和信息。2.对于监管部门提出的意见和建议，应认真整改落实，并及时反馈整改情况。（三）考核机制1.建立举牌取样工作考核机制，对取样人员、相关部门的工作表现进行考核评价。2.考核内容包括取样工作的准确性、及时性、规范性，以及对产品质量问题的发现和处理能力等。3.对于在举牌取样工作中表现优秀的人员和部门，给予表彰和奖励；对于违反制度规定的，视情节轻重给予相应的处罚。六、培训与宣贯（一）培训计划1.质量部门应制定年度举牌取样培训计划，明确培训内容、培训对象、培训时间和培训方式等。2.培训计划应根据公司实际情况和人员需求进行调整和完善。（二）培训内容与方式1.培训内容包括相关法律法规、行业标准、举牌取样操作规程、产品质量知识等。2.培训方式可采用集中授课、现场演示、案例分析、模拟操作等多种形式，确保培训效果。3.定期组织培训考核，检验培训人员对培训内容的掌握程度，对考核不合格的人员进行补考或再次培训。（三）宣贯工作1.通过内部会议、宣传栏、内部刊物等多种渠道，向公司全体员工宣传举牌取样制度规范的重要性和相关要求。2.对新入职员工进行专门的举牌取样制度培训，使其尽快熟悉和掌握相关工作流程。七、附则（一）解释权本制度规范由公司举牌取样管理