采购人员行为规范制度

PAGE采购人员行为规范制度一、总则（一）目的为规范公司采购人员的行为，确保采购工作的公正、透明、高效，维护公司利益，特制定本行为规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有从事采购工作的人员。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购人员应秉持公正立场，对待所有供应商，不得偏袒任何一方。3.廉洁性原则：严禁采购人员接受供应商的贿赂、回扣或其他不正当利益，保持廉洁自律。4.保密性原则：采购人员应对采购过程中涉及的商业机密、供应商信息等予以严格保密。二、采购人员职责（一）需求确认1.与各部门沟通，准确了解采购需求，并协助相关部门制定合理的采购计划。2.对采购需求进行评估，确保需求的合理性和必要性，避免不必要的采购。（二）供应商选择与管理1.负责寻找、筛选、评估潜在供应商，建立供应商数据库。2.定期对供应商进行考核，根据考核结果调整供应商合作策略。3.维护与供应商的良好合作关系，及时处理供应商的问题和投诉。（三）采购执行1.根据采购计划，选择合适的采购方式，进行采购谈判和合同签订。2.确保采购订单的准确下达，跟踪采购进度，及时协调解决采购过程中的问题。3.负责采购物资的验收工作，确保物资符合质量要求和合同约定。（四）成本控制1.在采购过程中，通过合理谈判、比价等方式，降低采购成本。2.关注市场动态，分析价格走势，为公司采购决策提供参考。（五）信息管理1.及时收集、整理采购相关信息，建立采购档案。2.定期向上级汇报采购工作进展情况和存在的问题。三、采购流程规范（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购物资的名称、规格、数量、需求时间等信息。2.采购申请表需经部门负责人审核签字后提交至采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购需求进行初步审核。2.根据采购金额大小，按照公司规定的审批流程，提交相关领导审批。（三）供应商选择1.采购人员根据采购需求，从供应商数据库中筛选合适的供应商，或通过市场调研寻找新的供应商。2.向潜在供应商发送询价函，要求其提供报价和相关产品资料。3.对供应商的报价进行比较和分析，选择报价合理、信誉良好的供应商进行谈判。（四）采购谈判1.与选定的供应商进行采购谈判，明确采购物资的价格、质量、交货期、售后服务等条款。2.谈判过程中，采购人员应保持冷静、理智，充分维护公司利益。（五）合同签订1.根据谈判结果，起草采购合同，明确双方的权利和义务。2.采购合同需经公司法律顾问审核，确保合同合法合规。3.合同签订后，双方应严格履行合同约定。（六）采购订单下达1.根据采购合同，下达采购订单，明确采购物资的具体要求和交货时间。2.将采购订单发送给供应商，并要求其确认。（七）采购跟踪1.定期跟踪采购订单的执行情况，及时了解物资的生产进度、运输情况等。2.如发现问题，及时与供应商沟通协调，确保物资按时、按质、按量交付。（八）验收付款1.物资到货后，采购人员应及时通知相关部门进行验收。2.验收合格后，按照合同约定办理付款手续。四、采购人员行为准则（一）廉洁自律1.采购人员不得接受供应商的贿赂、回扣、礼品或其他不正当利益。2.严禁采购人员与供应商串通，谋取私利。3.不得利用职务之便，为供应商提供便利或优惠条件。（二）公正公平1.对待所有供应商应一视同仁，不得歧视或偏袒任何一方。2.在采购决策过程中，应基于客观事实和公司利益，公正地选择供应商。（三）诚实守信1.采购人员应如实向供应商提供公司的采购需求和相关信息，不得隐瞒或虚假陈述。2.严格履行与供应商签订的合同，不得擅自变更或解除合同。（四）保守机密1.对采购过程中涉及的公司商业机密、供应商信息、采购价格等予以严格保密。2.不得将公司机密信息泄露给无关人员或竞争对手。（五）团队协作1.采购人员应与公司内部各部门密切配合，共同完成采购任务与公司内部各部门密切配合，共同完成采购任务。2.积极参与公司组织的培训和学习活动，不断提高自身业务水平和综合素质。五、监督与考核（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购工作进行审计，检查采购流程的执行情况和采购人员的行为规范。2.设立举报邮箱和举报电话，接受公司员工对采购人员违规行为的举报。（二）供应商反馈1.定期向供应商发放满意度调查问卷，了解供应商对采购人员的评价和意见。2.对供应商反馈的问题进行及时处理，并将处理结果反馈给供应商。（三）考核机制1.建立采购人员考核制度，定期对采购人员的工作业绩、行为规范等进行考核。2.考核结果与采购人员的绩效奖金、晋升等挂钩。六、违规处理（一）警告对于初次违反行为规范制度的采购人员，给予警告处分，并责令其改正。（二）罚款对于情节较轻的违规行为，视情节轻重给予一定金额的罚款。（三）降职或辞退对于严重违反行为规范制度，给公司造成重大损失的采购人员，给予降职或辞退处理。（四）法律责任对