公司前台规范制度

PAGE公司前台规范制度一、总则（一）目的为了规范公司前台工作流程，提升公司形象，确保前台工作高效、有序地进行，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司前台全体工作人员。（三）基本原则1.遵守国家法律法规及公司各项规章制度，诚实守信，保守公司机密。2.以热情、专业、耐心的态度为公司内外部人员提供优质服务。3.注重工作效率，及时响应各类需求，准确传达信息。二、前台人员行为规范（一）仪容仪表1.着装整洁、得体，保持良好的个人卫生习惯。2.工作时间须着公司统一规定的工作服，佩戴工牌。3.发型端庄大方，不得染过于鲜艳的发色，男员工头发不宜过长，女员工可化淡妆。4.保持面部清洁，口气清新，不得佩戴夸张的首饰。（二）言行举止1.语言文明、礼貌，使用规范的问候语、应答语和告别语。2.接待来访人员时，应主动起身相迎，微笑示意，热情询问需求。3.坐姿端正，不得趴在前台或翘二郎腿；站姿挺拔，不得倚靠或晃动身体。4.不得在工作时间内闲聊、玩手机、吃零食等做与工作无关的事情。5.接听电话时，应在电话铃响三声内接听，使用礼貌用语，声音清晰、温和。6.对待来访人员和来电人员要一视同仁，不得有歧视或不耐烦的表现。三、前台工作流程规范（一）来访接待1.来访人员进入公司前台区域时，前台人员应主动询问来访事由、被访部门及人员。2.对于预约来访的人员，应核对预约信息，确认无误后通知被访部门，并引导来访人员在接待区稍候。3.对于未预约来访的人员，应礼貌地请其稍等，并及时联系被访部门，确认是否可以接待。若被访部门同意接待，告知来访人员稍作等待，并引导至接待区；若被访部门不方便接待，应委婉地向来访人员说明情况，并请其留下联系方式，待与被访部门沟通后再另行通知。4.在引导来访人员前往被访部门时，应走在前方适当位置，步伐适中，同时提醒来访人员注意周边环境。到达被访部门后，轻轻敲门，经允许后引导来访人员进入，并向被访人员介绍来访人员。5.来访人员离开时，前台人员应送至电梯口或公司门口，礼貌道别。（二）电话接听1.前台电话铃响三声内必须接听，拿起话筒后应清晰地说：“您好，[公司名称]前台”。2.认真倾听来电者的需求，做好记录，记录内容应包括来电时间、来电人姓名、单位、联系电话、事由等。3.对于咨询类问题，应给予准确、详细的回答；对于需要转接的电话，应先确认被转接人员是否在办公室，若在办公室，应礼貌地告知来电者稍等，然后迅速转接；若被转接人员不在办公室，应告知来电者其去向及预计返回时间，并询问来电者是否需要留言。留言内容应清晰、准确，包括来电人姓名、单位、联系电话、事由等，并及时传达给被转接人员。4.对于推销、骚扰类电话，应礼貌拒绝，并说明公司规定不接受此类电话。5.电话结束时，应待对方挂断电话后再轻轻放下话筒。（三）邮件及快递收发1.负责公司邮件及快递的收发工作，及时将收到的邮件和快递进行分类整理。2.对于重要邮件和快递，应立即通知收件人，并做好签收登记工作，登记内容包括邮件或快递单号、收件人姓名、部门、收到时间等。3.对于普通邮件和快递，应在收件人方便时及时通知其领取，并做好领取记录。4.负责将公司发出的邮件和快递按照规定的格式填写收件人信息、粘贴邮资等，并及时交予快递公司或邮寄部门。四、办公用品管理（一）办公用品的申购1.前台人员应根据日常办公用品的使用情况，定期统计各类办公用品的库存数量。2.当库存数量低于设定的最低库存标准时，应填写办公用品申购单，详细列出申购物品的名称、规格、数量、申购理由等。3.将申购单提交给行政部门负责人审核，经审核通过后，由行政部门统一采购。（二）办公用品的领用1.公司内部人员因工作需要领用办公用品时，应到前台填写办公用品领用登记表，注明领用物品的名称、规格、数量、领用日期、领用人姓名、部门等信息。2.前台人员应根据领用登记表进行发放，并在库存记录中及时更新库存数量。3.对于贵重或限量使用的办公用品，应严格控制领用数量，并要求领用人签字确认。（三）办公用品的保管1.负责办公用品的保管工作，确保办公用品存放有序，避免损坏和丢失。2.定期对办公用品进行盘点，核对库存数量与领用登记表是否一致，如发现差异应及时查明原因并进行处理。3.保持办公用品存放区域的整洁卫生，防止办公用品受潮、变质等。五、文件资料管理（一）文件资料的接收1.负责接收各类外来文件资料，包括但不限于信函、通知、报告等，并进行登记，登记内容包括文件资料名称、来源、接收时间、份数等。2.对收到的文件资料进行初步分类，如重要文件、一般文件、参考资料等，并及时传递给相关部门或人员。（二）文件资料的发放1.根据公司内部文件资料的发放流程，负责将文件资料发放给相关部门或人员，并做好发放记录，记录内容包括文件资料名称、发放时间、发放对象、份数等。2.对于重要文件资料，应要求接收人签字确认，确保文件资料的安全传递。（三）文件资料的归档1.定期对公司内部产生的文件资料进行整理归档，按照文件资料的类别、年度、月份等进行分类存放。2.建立文件资料索引目录，方便查询和使用。3.对归档的文件资料进行妥善保管，防止文件资料丢失、损坏或泄露。六、会议安排与服务（一）会议安排1.根据公司会议需求，负责会议室的预订工作，提前与相关部门沟通会议时间、地点、参会人员等信息，并填写会议室使用申请表。2.将会议室使用申请表提交给行政部门负责人审核，经审核通过后，负责通知相关部门和人员会议安排情况。3.对于重要会议，应提前做好会议室的布置工作，包括摆放桌椅、调试音响设备、准备会议资料等。（二）会议服务1.在会议开始前，提前到达会议室，检查会议准备情况，确保会议设备正常运行，会议资料齐全。2.为参会人员提供茶水、咖啡等饮品服务，保持会议室环境整洁。3.会议期间，注意观察会议进展情况，及时为参会人员提供必要的协助，如传递文件、调整音响设备等。4.会议结束后，及时清理会议室，整理会议设备和资料，关闭电源等。七、安全保卫工作（一）人员出入管理1.严格执行公司门禁制度，对进入公司的人员进行身份核实，要求来访人员出示有效证件，并进行登记。2.对于外来施工人员、送货人员等临时进入公司的人员，应在确认其身份和来意后，发放临时出入证，并告知其注意事项和规定的活动范围。3.禁止无关人员进入公司办公区域，如发现可疑人员应及时询问并报告上级领导。（二）物品出入管理1.对携带物品离开公司的人员进行检查，确认物品是否为公司所有或经过相关部门批准。2.对于携带贵重物品、机密文件等离开公司的人员，应要求其出示相关审批文件，并进行登记。3.禁止将公司内部物品私自带出公司，如发现违规行为应及时制止并报告上级领导。（三）安全巡查1.定期对公司前台区域及周边环境进行安全巡查，重点检查门窗、水电设施、消防设备等是否正常。2.发现安全隐患应及时记录并报告上级领导，同时采取相应的措施进行处理，确保公司安全。八、环境卫生维护（一）前台区域清洁1.每天定时对前台区域进行清洁，包括桌面、地面、电脑设备、办公用品等，保持前台区域整洁干净。2.及时清理前台区域的垃圾和杂物，定期更换垃圾桶内的垃圾袋。（二）公共区域卫生监督1.注意观察公司公共区域的卫生情况，如发现地面有污渍、垃圾未及时清理等问题，应及时通知保洁人员进行处理。2.提醒公司员工保持公共区域的环境卫生，爱护公共设施。九、附则（一）培训与考核1.行政部门应定期组织前台人员进行业务培训，提高前台人员的专业素质和服务水平。2.建立前台人员考核制度