规范性文件联络员制度

PAGE规范性文件联络员制度一、总则（一）目的为加强公司规范性文件管理，确保公司各项规章制度的合法性、合规性与有效性，提高公司运营管理效率，保障公司和员工的合法权益，特制定本规范性文件联络员制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。（三）定义1.规范性文件：是指公司在履行职能过程中制定的，具有普遍约束力、能够反复适用的文件，包括但不限于公司章程、规章制度、管理办法、操作流程、指引等。2.联络员：是指在各部门中指定的，负责规范性文件管理相关工作联络与协调的人员。二、职责分工（一）公司管理层职责1.负责审核规范性文件的制定、修订、废止等重要事项，确保文件符合公司战略目标和法律法规要求。2.监督规范性文件的执行情况，对执行过程中出现的问题及时进行决策和协调解决。（二）法务部门职责1.为规范性文件的制定、修订、废止提供法律专业意见，审查文件的合法性，确保文件内容不违反法律法规的强制性规定。2.参与规范性文件制定过程中的法律风险评估，对可能存在的法律风险提出防范措施和建议。3.协助处理因规范性文件引发的法律纠纷和争议。（三）行政部门职责1.负责规范性文件管理的日常工作，包括文件的收集、整理、归档、编号、印发等。2.组织协调规范性文件制定、修订、废止等工作的流程推进，跟踪各环节工作进度，确保按时完成。3.定期对规范性文件进行清理，对过期、失效或已不适用的文件及时提出废止或修订建议。（四）各部门职责1.负责本部门规范性文件的起草、修订工作，确保文件内容符合本部门业务实际和公司整体管理要求。2.配合行政部门做好本部门规范性文件的审核、会签、报送等工作，及时反馈意见和建议。3.负责本部门规范性文件的宣传、培训和执行工作，确保部门员工熟悉并遵守相关规定。4.指定本部门的规范性文件联络员，负责与行政部门及其他部门的沟通协调，及时传递规范性文件管理相关信息。（五）联络员职责1.协助本部门负责人开展规范性文件的起草、修订工作，收集相关资料，进行调研分析，提出初稿建议。2.负责与行政部门及其他部门的联络沟通，及时了解规范性文件管理的各项要求和工作安排，确保本部门工作与之衔接。3.参与规范性文件的审核会签工作，代表本部门提出意见和建议，并负责跟踪落实审核意见的修改情况。4.负责本部门规范性文件的领取、发放、保管等工作，确保文件的安全与完整。5.定期组织本部门员工学习规范性文件，解答员工疑问，促进文件的有效执行。6.及时向行政部门反馈本部门规范性文件执行过程中出现的问题和建议，协助行政部门做好文件的优化完善工作。三、规范性文件的制定（一）制定原则1.合法性原则：规范性文件的制定必须符合国家法律法规和政策要求，不得与上位法相抵触。2.实用性原则：文件内容应紧密结合公司实际业务需求，具有针对性和可操作性，能够有效解决实际问题。3.协调性原则：规范性文件之间应相互协调，避免出现矛盾和冲突，确保公司管理体系的一致性和完整性。4.公开性原则：涉及员工切身利益的规范性文件，应通过适当方式向员工公开，征求意见，保障员工的知情权和参与权。（二）制定流程1.立项申请各部门根据工作需要，认为有必要制定规范性文件的，应填写《规范性文件立项申请表》，详细说明制定文件的必要性、主要内容、涉及范围、拟发布时间等，经部门负责人审核后报行政部门。2.起草行政部门对立项申请进行汇总整理后，确定文件起草部门。起草部门应成立起草小组，明确小组成员职责，开展调研论证，收集相关资料，结合公司实际情况起草文件初稿。3.审核文件初稿完成后，起草部门应将初稿提交本部门负责人审核。审核通过后，送行政部门进行格式审查，并会同法务部门进行合法性审查。行政部门主要审查文件格式是否规范、内容是否完整等；法务部门主要审查文件是否符合法律法规要求，是否存在法律风险。4.会签经审核通过的文件，行政部门应组织相关部门进行会签。会签部门应认真阅读文件内容，结合本部门职责提出意见和建议。行政部门负责汇总各部门会签意见，反馈给起草部门进行修改完善。5.签发修改后的文件经各部门会签无异议后，报公司管理层签发。公司管理层应根据文件的重要程度和涉及范围，按照相应的审批权限进行签发。6.印发文件签发后，行政部门负责按照规定格式进行编号、排版、印发，并将文件发放至各部门。四、规范性文件的修订（一）修订情形1.国家法律法规、政策发生变化，导致公司规范性文件与之不符的。2.公司经营战略、组织架构、业务范围等发生重大调整，需要对规范性文件进行修订的。3.规范性文件在执行过程中发现存在漏洞、缺陷或不合理之处，需要进行修订完善的。4.其他需要修订规范性文件的情形。（二）修订流程规范性文件的修订流程与制定流程基本一致，参照“制定流程”进行操作。各部门应及时关注规范性文件的适用情况，发现需要修订的情形时，按照规定流程提出修订申请，经审核、会签、签发、印发等环节后完成修订工作。五、规范性文件的废止（一）废止情形1.国家法律法规、政策已明令禁止相关内容，公司规范性文件与之抵触的。2.规范性文件所依据的事项已不存在或已发生重大变化，文件失去存在意义的。3.公司已制定新的规范性文件，替代原相关文件的。4.其他需要废止规范性文件的情形。（二）废止流程1.行政部门定期对规范性文件进行清理，梳理出需要废止的文件清单，填写《规范性文件废止申请表》，详细说明废止原因，报公司管理层审批。2.公司管理层审批通过后，行政部门负责发布废止通知，明确废止文件的名称、文号、废止日期等信息，并将废止文件从公司文件管理系统和档案中予以删除。六、规范性文件的管理与监督（一）文件管理1.行政部门应建立健全规范性文件管理台账，对文件的制定、修订、废止情况进行详细记录，包括文件名称、文号、起草部门、发布时间、有效期等信息，确保文件管理的准确性和规范性。2.各部门应指定专人负责本部门规范性文件的保管，按照档案管理要求进行分类存放，确保文件的安全与完整。3.公司应加强对规范性文件电子文档的管理，建立电子文件数据库，对文件进行备份存储，防止数据丢失。同时，应设置必要的权限管理，确保文件的查阅、使用安全。（二）文件执行监督1.各部门应严格执行公司规范性文件，确保文件规定的各项要求得到有效落实。部门负责人作为本部门规范性文件执行的第一责任人，应加强对文件执行情况的监督检查，及时发现和纠正存在的问题。2.行政部门应定期对规范性文件的执行情况进行抽查，了解文件在各部门的执行效果，收集员工对文件执行的反馈意见。对执行不力的部门，应及时督促整改，并将情况报告公司管理层。3.公司鼓励员工对规范性文件的执行情况进行监督，发现违反文件规定的行为，可向行政部门或相关部门举报。对举报属实的，公司将给予适当奖励，并对违规行为进行严肃处理。七、培训与宣传（一）培训1.行政部门应定期组织规范性文件培训工作，根据文件的重要程度、适用范围等，确定培训对象和培训内容。培训方式可采用集中授课、线上学习、案例分析等多种形式，确保培训效果。2.各部门应积极配合行政部门开展培训工作，组织本部门员工按时参加培训，并在培训后对员工的学习情况进行跟踪检查，确保员工掌握文件内容。3.对于新发布或修订的重要规范性文件，行政部门应及时组织专项培训，邀请文件起草部门负责人或相关专家进行讲解，使员工深入理解文件精神和要求。（二）宣传1.行政部门应通过公司内部网站、宣传栏、电子显示屏等多种渠道，及时宣传公司规范性文件的制定、修