公司文档规范制度

PAGE公司文档规范制度一、总则（一）目的为加强公司文档管理，确保公司文档的规范性、完整性、准确性和安全性，提高公司运营效率，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各岗位涉及的各类文档管理工作，包括但不限于文件、报告、合同、协议、记录、表单等。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保文档管理活动合法合规。2.统一规范原则：对公司文档的格式、编号、分类、存储等进行统一规范，便于管理和查询。3.分级管理原则：根据文档的重要性和保密级别，实行分级管理，明确各级管理人员的职责。4.安全保密原则：采取有效措施确保文档的安全，防止文档泄露、丢失或损坏，对涉及公司机密的文档进行严格保密。二、文档分类与编号（一）文档分类1.行政类文档：包括公司规章制度、会议纪要、工作计划与总结、行政通知、公告等。2.业务类文档：涵盖市场调研报告、销售合同、采购订单、项目文档、业务报表等。3.财务类文档：如财务报表、预算报告、审计报告、税务文件等。4.人事类文档：包含员工档案、招聘资料、培训记录、绩效考核文件等。5.技术类文档：例如技术方案、研发报告、产品说明书、技术图纸等。6.其他类文档：上述类别未涵盖的其他文档，如客户投诉记录、合作协议等。（二）编号规则1.文档编号采用“年份+类别代码+流水号”的形式。2.年份：用四位数字表示，如“2023”。3.类别代码：根据文档分类，分别用两位字母表示，具体如下：行政类文档：“XG”业务类文档：“YW”财务类文档：“CW”人事类文档：“RS”技术类文档：“JS”其他类文档：“QT”4.流水号：从“001”开始依次递增。例如，2023年第5份行政类文档的编号为“2023XG005”。三、文档起草与审核（一）起草要求1.文档起草应主题明确、内容完整、逻辑清晰、语言准确。2.涉及重要事项、关键数据、敏感信息等应确保真实可靠，并注明来源。3.文档格式应符合公司统一规定。（二）审核流程1.一般性文档：由起草部门负责人审核，确保内容准确、格式规范后，即可发布。2.重要文档：先由起草人所在部门进行初审，初审通过后提交至相关职能部门审核。相关职能部门审核通过后，再提交至分管领导审批。分管领导审批同意后方可发布。四、文档发布与存档（一）发布方式1.纸质文档：经审核批准后，按照规定的份数打印，加盖公司公章或相关部门印章后，分发给相关部门或人员。2.电子文档：通过公司内部办公系统、电子邮件等方式进行发布。发布时应确保文档格式正确、内容完整，并设置相应的访问权限。（二）存档要求1.纸质文档：各部门应定期将纸质文档整理归档，按照分类存放于专门的档案柜中，并建立纸质文档目录索引，便于查找。2.电子文档：应按照分类建立电子文件夹，将文档存储于公司指定的服务器或存储设备上。电子文档命名应规范，按照编号规则进行命名，确保与纸质文档编号一致。同时，应定期对电子文档进行备份，防止数据丢失。五、文档借阅与使用（一）借阅申请1.因工作需要借阅文档的人员，应填写《文档借阅申请表》，注明借阅文档的名称、编号、借阅目的、预计归还日期等信息。2.《文档借阅申请表》经所在部门负责人审批后，提交至文档管理部门。（二）借阅审批1.文档管理部门收到《文档借阅申请表》后，根据文档的保密级别和借阅人的权限进行审批。2.对于涉及公司机密的文档，需经分管领导批准后方可借阅。（三）借阅期限与归还1.一般文档的借阅期限不得超过[X]个工作日，特殊情况需延长借阅期限的，应提前办理续借手续。2.借阅人应在规定的归还日期前将文档归还至文档管理部门，文档管理部门应对归还的文档进行检查，确保文档完整无损。（四）文档使用规范1.借阅人应妥善保管借阅的文档，不得擅自转借、复印、扫描、传播或用于其他非工作目的。2.在使用文档过程中，如发现文档有损坏、丢失等情况，应及时向文档管理部门报告，并承担相应的责任。六、文档保密管理（一）保密级别划分1.绝密级：涉及公司核心商业机密、重大战略决策、未公开的技术秘密等，一旦泄露将对公司造成极其严重的损失。2.机密级：包括重要业务数据、客户信息、财务机密等，泄露后可能对公司业务产生较大影响。3.秘密级：一般性的公司敏感信息，如内部管理文件、部分业务资料等，泄露后可能对公司造成一定的不良影响。（二）保密措施1.对绝密级文档，应采取专人专管、加密存储、严格限制访问权限等措施，只有经过授权的特定人员才能接触和处理。2.机密级文档应限制知悉范围，在存储和传输过程中进行加密处理，借阅和使用需经过严格审批。3.秘密级文档应妥善保管，防止未经授权的获取和传播。（三）人员保密责任1.所有接触公司文档的人员均有保密义务，应签订保密协议，明确保密责任和违约责任。2.对违反保密规定的行为，公司将依法追究责任，包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等，并要求其承担相应的法律赔偿责任。七、文档变更与废止（一）变更管理1.当文档内容需要修改、补充或调整时，由原起草部门或相关责任部门提出变更申请，并填写《文档变更申请表》。2.《文档变更申请表》应详细说明变更的原因、内容、涉及范围等信息，并经相关审核和审批流程后实施变更。3.变更后的文档应重新编号、发布，并及时更新存档。（二）废止管理1.因政策调整、业务变化、文档过期等原因，需要废止的文档，由相关部门提出废止申请，并填写《文档废止申请表》。2.《文档废止申请表》经审批后，文档管理部门应及时将废止的文档进行标识、隔离，并按照规定的程序进行销毁或存档保留，以满足法律法规和审计要求。八、文档销毁（一）销毁范围1.已过保存期限且无继续保存价值的文档。2.因业务调整、政策变更等原因不再使用且涉及机密信息已解密的文档。3.经审批同意废止的文档。（二）销毁方式1.纸质文档：采用粉碎、焚烧等方式进行销毁，确保文档信息无法恢复。2.电子文档：通过专业的数据擦除软件对存储介质进行多次擦除，确保数据彻底清除，或对存储设备进行物理销毁。（三）销毁记录销毁文档时，应填写《文档销毁记录》，详细记录销毁文档的名称、编号、数量、销毁时间、销毁方式等信息，并由监销人员签字确认。《文档销毁记录》应长期保存，以备查阅。九、文档管理监督与检查（一）监督机制公司设立文档管理监督小组，由公司办公室、审计部门等相关人员组成。监督小组定期对公司各部门的文档管理工作进行检查和监督，确保文档管理工作符合本制度要求。（二）检查内容1.文档的起草、审核、发布、存档等流程是否规范。2.文档的分类、编号是否准确。3.文档的借阅、使用、保密等管理措施是否落实到位。4.文档的变更与废止管理是否及时、准确。5.文档销毁工作是否符合规定。（三）问题整改对检查中发现的问题，监督小组应及时下达整改通知，要