水电气结算制度规范

PAGE水电气结算制度规范一、总则（一）目的本制度旨在规范公司水电气结算流程，确保费用结算准确、及时，加强成本控制，保障公司正常运营。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构的水电气费用结算管理。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家相关法律法规及行业标准，确保水电气结算行为合法合规。2.准确性原则：数据收集、计算、核对等环节应准确无误，保证结算金额真实可靠。3.及时性原则：按照规定的时间节点完成水电气费用的结算工作，避免延误。4.责任明确原则：明确各部门在水电气结算过程中的职责，确保工作有序开展。二、职责分工（一）行政部门1.负责与水电气供应单位沟通协调，获取费用结算账单及相关资料。2.根据公司实际使用情况，对水电气用量数据进行初步审核。3.协助财务部门进行费用核对及异常情况处理。（二）财务部门1.负责水电气费用的账务处理，确保账目清晰、准确。2.依据行政部门提供的资料，对费用结算金额进行详细核对。3.对水电气费用进行统计分析，为公司成本控制提供数据支持。4.按时支付水电气费用，维护公司良好信用记录。（三）使用部门1.配合行政部门做好水电气用量数据的统计与报送工作。2.对本部门水电气使用情况进行监督，发现异常及时反馈。三、水电气用量数据收集与统计（一）数据来源1.水电气供应单位提供的月度抄表记录或用量明细。2.公司内部安装的计量设备所记录的数据。（二）数据收集流程1.每月[具体日期]前，水电气供应单位将上月抄表记录或用量明细送达公司行政部门。2.行政部门指定专人负责接收，并对数据的完整性和准确性进行初步检查。3.行政部门将收集到的数据及时传递给各使用部门，由使用部门核对本部门的实际用量情况。（三）数据统计1.使用部门应在收到数据后的[X]个工作日内，完成本部门水电气用量的统计工作，并将统计结果反馈给行政部门。2.行政部门对各使用部门反馈的数据进行汇总，形成公司月度水电气用量统计表。四、水电气费用结算流程（一）费用核对1.财务部门收到行政部门提供的水电气用量统计表及费用结算账单后，应在[X]个工作日内完成费用核对工作。2.核对内容包括用量数据与结算账单的一致性、单价的准确性、费用计算的正确性等。3.如发现数据不一致或存在疑问，财务部门应及时与行政部门及水电气供应单位沟通核实。（二）结算审批1.经核对无误的水电气费用结算单，由财务部门负责人审核签字后，提交公司分管领导审批。2.公司分管领导应在收到结算单后的[X]个工作日内完成审批工作。（三）费用支付1.审批通过的水电气费用结算单，由财务部门按照合同约定的付款方式和时间，及时安排资金支付。2.支付前，财务部门应再次核对付款金额、收款单位等信息，确保支付准确无误。3.财务部门完成支付后，应及时进行账务处理，并将付款凭证存档。五、异常情况处理（一）用量异常1.如发现水电气用量与历史数据相比出现较大波动或异常变化，各使用部门应及时查找原因，并向行政部门报告。2.行政部门应会同相关部门对用量异常情况进行调查核实，分析原因，采取相应措施进行处理。3.对于因设备故障、违规使用等原因导致的用量异常，应及时进行整改，并追究相关责任人的责任。（二）费用争议1.若公司对水电气供应单位的费用结算存在争议，财务部门应及时与供应单位沟通协商，争取达成一致意见。2.如协商无果，可依据合同约定的争议解决方式，通过仲裁机构或法律途径解决。3.在争议解决期间，公司应按照原结算金额进行账务处理，待争议解决后再做调整。六、档案管理（一）档案内容水电气结算相关档案包括费用结算账单、用量统计表、核对记录、审批文件、付款凭证等。（二）档案保存期限水电气结算档案应按照国家档案管理规定进行保存，保存期限为[X]年。（三）档案整理与归档1.财务部门负责对水电气结算档案进行整理，确保档案资料完整、有序。2.每月结算工作完成后，应及时将相关档案资料归档保存，以便查阅和追溯。七、监督与考核（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对水电气结算制度的执行情况进行审计监督，检查结算流程是否规范、费用核算是否准确等。2.根据审计结果，提出改进意见和建议，督促相关部门整改落实。（二）考核机制1.建立水电气结算工作考核机制，对行政部门、财务部门及各使用部门的工作进行考核评价。2.考核指标包括数据准确性、结算及时性、费用控制效果等。3.对于在水电气结算工作中表现优秀的部门和个人，给予表彰和奖励；对于工作不力、造成损失的，