采购人员询价制度规范

PAGE采购人员询价制度规范一、总则（一）目的为规范公司采购人员的询价行为，确保采购工作的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证所采购物资和服务的质量，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购人员在进行物资采购、服务采购等相关活动中的询价工作。（三）基本原则1.合法性原则：采购询价活动必须遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商应一视同仁，不得偏袒任何一方，保证询价过程和结果的公正性。3.公开透明原则：询价信息应尽可能公开，接受公司内部监督，确保采购过程透明化。4.效益原则：在保证物资和服务质量的前提下，通过合理询价降低采购成本，提高公司经济效益。二、询价流程（一）采购需求确认1.使用部门提出需求：各使用部门根据自身业务需要，详细填写采购需求申请表，明确所需物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间、交货地点等信息。2.需求审核：采购部门收到采购需求申请表后，对需求的合理性、必要性进行审核。如发现需求不合理或表述不清，及时与使用部门沟通，要求其进行修正或补充说明。（二）供应商选择与信息收集1.供应商库建立与维护：采购部门应建立并定期维护公司的供应商库，收录具有良好信誉、生产能力和供应能力的供应商信息。供应商库应涵盖不同地区、不同规模的供应商，以保证有足够的选择空间。2.新增供应商开发：当供应商库中没有合适的供应商时，采购人员应通过多种渠道开发新供应商。如网络搜索、行业推荐、参加展会、供应商主动联系等方式，收集潜在供应商的信息，并对其进行初步筛选和评估。3.供应商信息收集内容：对于潜在供应商，采购人员应收集其公司概况、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务、信誉状况等方面的信息。同时，要求供应商提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证、产品资质证书、业绩证明等相关资料。（三）询价准备1.制定询价文件：采购人员根据采购需求，编制详细的询价文件。询价文件应包括询价函、采购需求明细、技术规格要求、质量标准、交货期要求、售后服务条款、报价要求等内容。询价文件应清晰明确，避免产生歧义。2.确定询价方式：根据采购项目的特点和需求，选择合适的询价方式。常见的询价方式包括：书面询价：通过向供应商发送询价函，要求其以书面形式回复报价。适用于较为简单、标准化的采购项目。电话询价：对于一些紧急、小额的采购项目，可采用电话询价的方式，快速获取供应商报价。但电话询价应做好记录，并要求供应商后续以书面形式确认报价。网上询价：利用专业的采购平台或公司内部的信息系统，发布询价信息，邀请供应商在线报价。网上询价具有便捷、高效、信息共享等优点，适用于采购项目较多、供应商数量较多的情况。（四）询价实施1.发送询价文件：采购人员按照确定的询价方式，向选定的供应商发送询价文件。在发送询价文件时，应确保供应商能够清楚了解采购需求和报价要求，并告知其报价截止时间。2.跟踪询价进展：在报价截止时间前，采购人员应及时跟踪供应商的询价回复情况。对于未按时回复的供应商，应进行提醒；对于回复不完整或不清楚的供应商，应要求其补充或澄清。3.接收报价：采购人员在报价截止时间后，统一接收供应商的报价文件。报价文件应包括报价单、技术规格偏离表、商务条款偏离表等内容。采购人员应对报价文件进行初步整理和审核，检查报价的完整性和准确性。（五）报价评估与比较1.价格分析：采购人员对各供应商的报价进行价格分析，比较不同供应商的价格水平。价格分析应考虑产品成本、市场行情、供应商利润空间等因素，判断报价的合理性。2.综合评估：除价格因素外，采购人员还应对供应商的产品质量、交货期、售后服务、信誉状况等方面进行综合评估。根据采购项目的重点和需求，确定各项评估指标的权重，对供应商进行打分。3.选择供应商：采购人员根据报价评估与比较的结果，选择最合适的供应商。选择供应商时，应优先考虑综合得分最高的供应商；如综合得分相近，可根据价格因素进行最终决策。对于重大采购项目，采购人员应将评估结果提交采购部门负责人或公司领导审批。（六）合同签订与执行1.合同起草与审核：采购部门根据选定的供应商，起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格型号、数量、价格、交货期、交货地点、质量标准、售后服务等条款。采购合同起草完成后，应提交公司法律部门或相关专业人员进行审核，确保合同的合法性和有效性。2.合同签订：采购合同审核通过后，由公司授权代表与供应商签订合同。签订合同前，应确保双方对合同条款无异议，并加盖双方公章或合同专用章。3.合同执行与跟踪：采购合同签订后，采购人员应跟踪合同的执行情况。及时与供应商沟通，协调解决合同执行过程中出现的问题，确保物资或服务按时、按质、按量供应。同时，采购人员应定期对合同执行情况进行检查和评估，如发现供应商存在违约行为，应及时采取措施追究其责任。三、询价记录与档案管理（一）询价记录要求1.记录内容完整：采购人员应详细记录询价过程中的各项信息，包括采购需求、供应商选择、询价文件发送、报价接收、报价评估与比较、供应商选定等环节的相关内容。记录应真实、准确、完整，能够反映询价工作的全过程。2.记录方式规范：询价记录可采用纸质文档或电子文档的形式进行保存。纸质文档应分类整理，装订成册；电子文档应按照统一的命名规则进行命名，并存储在指定的文件夹中。询价记录应注明记录日期、记录人等信息。（二）档案管理职责1.采购部门负责：采购部门负责询价记录和档案的收集、整理、保管和归档工作。采购部门应指定专人负责档案管理工作，确保档案管理工作的规范化和制度化。2.档案保管期限：询价记录和档案的保管期限应根据公司相关规定执行。一般情况下，询价记录和档案应保存[X]年，以备后续查阅和审计。（三）档案查阅与借阅1.查阅权限：公司内部人员如需查阅询价记录和档案，应填写查阅申请表，注明查阅原因和查阅范围。经采购部门负责人批准后，方可查阅。查阅时，应在档案管理人员的陪同下进行，不得擅自复印、拍照或带出档案。2.借阅权限：因工作需要借阅询价记录和档案的，应填写借阅申请表，注明借阅原因、借阅期限和归还时间。经采购部门负责人和公司领导批准后，方可借阅。借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，按时归还。如发现档案有损坏或丢失情况，借阅人应承担相应的责任。四、监督与考核（一）内部监督1.采购部门自查：采购部门应定期对询价工作进行自查，检查询价流程是否规范、询价记录是否完整、供应商选择是否合理等。对于自查中发现的问题，应及时进行整改。2.审计部门审计：公司审计部门应定期对采购询价工作进行审计，检查采购活动是否符合法律法规和公司制度的要求，是否存在违规操作和腐败行为。审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改建议，并跟踪整改情况。（二）供应商反馈1.设立反馈渠道：公司应设立供应商反馈渠道，如投诉邮箱、投诉电话等，接受供应商对采购询价工作的意见和建议。采购部门应及时处理供应商的反馈信息，对于合理的反馈应认真对待，并采取相应的措施进行改进。2.反馈处理与跟踪：采购部门收到供应商反馈后，应进行详细记录，并组织相关人员进行调查和分析。对于确实存在问题的，应及时向供应商道歉，并采取措施进行纠正。同时，采购部门应跟踪反馈问题的处理结果，确保供应商的合法权益得到保障。（三）考核机制1.考核指标设定：公司应建立采购人员询价工作考核机制，设定考核指标。考核指标应包括询价流程执行情况、供应商选择合理性、采购成本控制、采购质量保证、合同执行情况等方面。2.考核方式与周期：考核方式可采用定期考核和不定期考核相结合的方式。定期考核每[X]月或每[X]季度进行一次，不定期考核根据公司实际情况进