物料规范化管理制度

PAGE物料规范化管理制度一、总则（一）目的为加强公司物料管理，规范物料的采购、验收、存储、发放、使用及报废等流程，确保物料的质量、安全和合理使用，降低成本，提高公司运营效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有与物料管理相关的部门和人员，包括但不限于采购部门、仓库管理部门、生产部门、质量控制部门等。（三）基本原则1.合法性原则：物料管理活动必须符合国家法律法规及相关行业标准的要求。2.准确性原则：物料信息记录应准确无误，确保账物相符。3.及时性原则：各项物料管理工作应及时完成，避免延误影响生产或其他业务活动。4.经济性原则：在保证物料质量和满足业务需求的前提下，合理控制物料采购成本和库存成本。5.安全性原则：确保物料存储和使用过程中的安全，防止发生火灾、爆炸、泄漏等事故。二、物料分类与编码（一）物料分类1.根据物料的用途、性质、形态等因素，将公司物料分为原材料、辅助材料、包装材料、半成品、成品等几大类。2.每大类下再细分若干中类和小类，具体分类如下：原材料：如钢材、木材、塑料颗粒等，是用于生产产品的主要材料。辅助材料：如润滑油、清洁剂、焊接材料等，辅助生产过程的顺利进行。包装材料：如纸箱、包装袋、标签等，用于产品的包装和标识。半成品：经过部分加工工序，但尚未成为最终成品的物料。成品：已完成全部生产工序，可直接销售的产品。（二）物料编码1.为便于物料的识别、管理和计算机系统操作，对每类物料进行统一编码。2.编码规则采用[X]位数字编码，具体含义如下：第1[X1]位：表示物料大类代码。第[X1+1][X2]位：表示物料中类代码。第[X2+1][X3]位：表示物料小类代码。第[X3+1][X]位：表示物料顺序号。3.物料编码一经确定，不得随意更改。如有特殊情况需要更改，必须经过严格的审批流程，并及时通知相关部门和人员。三、物料采购管理（一）采购计划制定1.各部门应根据生产计划、销售订单及库存情况，提前制定物料需求计划。2.物料需求计划应明确物料的名称、规格、型号、数量、需求时间等详细信息，并提交给采购部门。3.采购部门汇总各部门的物料需求计划，结合库存状况，制定采购计划。采购计划应包括采购物料的种类、数量、供应商选择、采购时间等内容。（二）供应商选择与管理1.建立合格供应商名录，采购部门应通过多种渠道寻找潜在供应商，并进行评估和筛选。2.评估内容包括供应商的资质、信誉、生产能力、质量控制水平、价格水平、售后服务等方面。3.对符合要求的供应商进行实地考察，考察合格后纳入合格供应商名录。4.定期对供应商进行评估和考核，对于表现不佳的供应商，及时采取警告、暂停合作、淘汰等措施。（三）采购合同签订1.采购部门根据采购计划与选定的供应商签订采购合同。2.采购合同应明确物料的名称、规格、型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式等条款。3.采购合同签订前，必须经过相关部门的审核，确保合同条款符合公司利益和法律法规要求。4.采购合同签订后，应及时将合同副本分发给相关部门，如仓库管理部门、财务部门等，以便各部门做好相应的准备工作。（四）采购订单下达1.采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单。2.采购订单应明确订单编号、物料信息、交货时间、交货地点等内容，并要求供应商签字确认。3.采购订单下达后，采购部门应跟踪订单执行情况，及时与供应商沟通协调，确保物料按时、按质、按量供应。四、物料验收管理（一）验收准备1.仓库管理部门在物料到货前，应做好验收场地、工具、人员等准备工作。2.根据采购合同和相关标准，准备好验收所需的文件、资料和量具等。（二）验收流程1.物料到货后，仓库管理人员应首先核对送货单与采购订单的一致性，包括物料名称、规格、型号、数量、供应商等信息。2.对物料的外观、包装进行检查，查看是否有破损、变形、受潮等情况。3.按照相关质量标准和检验规范，对物料进行质量检验。检验方式可包括抽检、全检等。4.对于需要进行理化性能检测的物料，应及时送质量控制部门进行检测。5.验收合格的物料，仓库管理人员应在送货单上签字确认，并办理入库手续。验收不合格的物料，应及时通知采购部门与供应商协商处理。（三）验收记录1.仓库管理人员应详细记录物料的验收情况，包括验收时间、验收人员、物料名称、规格、型号、数量、供应商、验收结果等信息。2.验收记录应妥善保存，以备日后查询和追溯。五、物料存储管理（一）仓库规划1.根据物料的类别、特性、存储要求等因素，对仓库进行合理规划。2.划分不同的存储区域，如原材料区、辅助材料区、包装材料区、半成品区、成品区等。3.对每个存储区域设置明显的标识牌，标明区域名称、物料类别等信息。（二）存储条件要求1.根据物料的特性，制定相应的存储条件要求，如温度、湿度、通风、防火、防潮、防虫等。2.对于有特殊存储要求的物料，应设置专门的存储设施和环境，确保物料质量不受影响。（三）物料入库1.验收合格的物料，仓库管理人员应按照规定的存储区域进行存放，并办理入库手续。2.入库时，应填写入库单，详细记录物料的名称、规格、型号、数量、入库时间、供应商等信息。3.物料入库后，应及时更新库存台账，确保账物相符。（四）物料存储1.物料应分类存放，遵循先进先出的原则，避免物料积压过期。2.定期对物料进行盘点和检查，查看物料的存储状况，如是否有损坏、变质等情况。3.对于易受潮、易腐蚀、易燃易爆等危险物料，应严格按照相关安全规定进行存储和管理。（五）物料出库1.各部门根据生产计划、工作任务等需求，填写物料领料单，注明物料名称、规格、型号、数量、用途等信息。2.物料领料单经部门负责人审核签字后，提交给仓库管理部门。3.仓库管理人员根据物料领料单进行物料发放，并填写出库单，详细记录物料的名称、规格、型号、数量、出库时间、领料部门等信息。4.物料出库后，应及时更新库存台账，确保账物相符。六、物料使用管理（一）使用计划制定1.生产部门应根据生产计划，制定物料使用计划。2.物料使用计划应明确各生产环节所需的物料种类、数量、使用时间等信息，并提交给仓库管理部门。（二）使用规范1.各部门应按照规定的物料使用方法和操作规程使用物料，确保物料的合理使用和产品质量。2.对于贵重物料和关键物料，应严格控制使用量，避免浪费。3.在物料使用过程中，如发现物料质量问题或异常情况，应及时停止使用，并通知相关部门进行处理。（三）剩余物料管理1.生产过程中产生的剩余物料，应及时退库。2.退库时，仓库管理人员应核对剩余物料的名称、规格、型号、数量等信息，并办理退库手续。七、物料盘点管理（一）盘点计划制定1.仓库管理部门应定期制定物料盘点计划，明确盘点范围（包括仓库所有物料）、盘点时间、盘点人员等信息。2.盘点计划应提前通知各相关部门，以便做好准备工作。（二）盘点实施1.盘点人员按照规定的盘点方法和流程进行物料盘点。2.盘点时，应认真核对物料的实际数量与库存台账记录是否一致，同时检查物料的质量状况。3.对于盘点中发现的账物不符情况，应及时记录并查明原因。（三）盘点结果处理1.根据盘点结果，编制盘点报告，详细说明盘点情况、账物不符原因及处理建议。2.对于盘盈的物料，应及时调整库存台账；对于盘亏的物料，应查明原因，属于正常损耗的，按照规定进行核销；属于人为原因造成的，应追究相关人员的责任。八、物料报废管理（一）报废申请1.各部门在发现物料存在质量问题、损坏、过期等情况，无法继续使用时，应填写物料报废申请表。2.物料报废申请表应注明物料名称、规格、型号、数量、报废原因、申请部门等信息，并提交给相关部门审核。（二）报废审核1.质量控制部门对报废物料进行质量鉴定，确认是否符合报废条件。2.财务部门对报废物料的价值进行评估，确定报废损失。3.相关部门审核通过后，批准物料报废