规范性文件查阅制度

PAGE规范性文件查阅制度一、总则（一）目的为了加强公司规范性文件的管理，保障公司及员工的合法权益，促进公司各项工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有规范性文件的查阅、使用及管理。（三）规范性文件定义本制度所称规范性文件，是指公司在履行职能过程中制定的，具有普遍约束力、能够反复适用的文件，包括但不限于公司章程、规章制度、办法、细则、通知、通告等。（四）基本原则1.依法合规原则：规范性文件的制定、查阅、使用及管理应严格遵守国家法律法规及相关政策要求。2.公开透明原则：除涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私等不宜公开的内容外，规范性文件应向公司员工公开，方便查阅。3.及时准确原则：确保规范性文件的内容准确无误，及时更新，以适应公司发展和业务变化的需要。4.安全保密原则：加强对规范性文件的安全保密管理，防止文件泄露、丢失或被篡改。二、规范性文件的制定与发布（一）制定主体1.公司董事会负责制定公司章程等重大规范性文件。2.公司各职能部门根据职责权限，负责制定本部门相关的规范性文件。3.涉及多个部门的规范性文件，由相关部门联合起草，共同协商确定文件内容。（二）制定程序1.立项：各部门根据工作需要，提出规范性文件制定项目建议，经公司领导批准后立项。2.起草：责任部门按照立项要求，组织人员进行文件起草工作。起草过程中应充分调研，广泛征求意见，确保文件内容符合实际情况和公司发展战略。3.审核：起草完成的规范性文件应提交公司相关部门进行审核。审核内容包括文件的合法性、合规性、合理性、准确性等。审核部门应提出明确的审核意见，反馈给起草部门进行修改完善。4.签发：经审核通过的规范性文件，按照公司规定的审批流程，由相应的领导签发。5.发布：规范性文件以公司正式文件形式发布，发布渠道包括公司内部办公系统、公告栏等，确保全体员工能够及时知晓。（三）文件编号与标识1.规范性文件应进行统一编号，编号规则由公司行政部门制定。编号应体现文件的类别、年份、顺序号等信息，便于文件的识别和管理。2.对于涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私等特殊文件，应在文件上标注相应的密级标识，并按照公司保密制度进行管理。三、规范性文件的查阅（一）查阅权限1.公司员工有权查阅与其工作相关的规范性文件。2.因工作需要，外部单位或个人经公司领导批准后，可以查阅公司相关规范性文件，但必须遵守公司的保密规定。（二）查阅方式1.公司内部员工可通过公司内部办公系统在线查阅规范性文件。系统应设置便捷的检索功能，方便员工快速查找所需文件。2.对于未在办公系统发布的规范性文件，员工可向行政部门提出查阅申请，行政部门应在收到申请后的[X]个工作日内提供文件复印件或电子文档。3.外部单位或个人查阅规范性文件，应提前向公司行政部门提交查阅申请，注明查阅目的、范围等信息。行政部门审核通过后，安排专人负责接待查阅，并在指定地点进行查阅。查阅过程中，查阅人员不得擅自复制、拍照、记录文件内容。（三）查阅申请与审批1.公司员工查阅规范性文件，应填写《规范性文件查阅申请表》，注明查阅文件的名称、文号、查阅目的等信息，提交所在部门负责人审批。部门负责人应在[X]个工作日内完成审批，并将申请表交行政部门备案。2.外部单位或个人查阅规范性文件，应填写《规范性文件查阅申请表》，加盖单位公章，并提供相关证明材料，经公司对口业务部门负责人审核、公司分管领导批准后，将申请表交行政部门办理查阅手续。行政部门应在收到申请后的[X]个工作日内与查阅人员联系，安排查阅事宜。（四）查阅记录1.行政部门应建立规范性文件查阅登记台账，详细记录查阅时间、查阅人员、查阅文件名称、文号、查阅目的等信息。查阅登记台账应妥善保管，保存期限为[X]年。2.对于外部单位或个人的查阅记录，应包括查阅申请审批表、查阅人员身份证明复印件、查阅过程记录等相关材料，一并归档保存。四、规范性文件的使用（一）使用范围公司员工在履行工作职责过程中，可根据实际需要使用规范性文件，但必须遵守文件规定和公司相关制度。（二）使用要求1.员工应妥善保管所查阅的规范性文件，不得擅自转借、转让或泄露给他人。2.使用规范性文件时，应按照文件规定的程序和要求进行操作，确保工作的准确性和规范性。3.如需对规范性文件进行引用或参考，应注明文件名称、文号及发布时间等信息，不得断章取义或歪曲文件原意。（三）文件修订与废止1.随着公司发展和业务变化，规范性文件需要进行修订或废止的，由原起草部门或相关部门提出修订或废止建议，按照制定程序进行审核、批准后实施。2.规范性文件修订后，应及时发布新的版本，并通知相关部门和人员。同时，应明确修订前后文件的衔接关系，避免因文件修订给工作带来不便。3.废止的规范性文件应及时从公司内部办公系统、公告栏等发布渠道删除，并在公司档案管理部门进行备案。五、规范性文件的保管与归档（一）保管责任1.公司行政部门负责规范性文件的集中保管工作，确保文件的安全、完整。2.各部门应指定专人负责本部门规范性文件的收集、整理和保管工作，并定期向行政部门移交。（二）保管方式1.规范性文件应以纸质和电子两种形式进行保管。纸质文件应分类存放，建立文件档案柜，按照文件编号顺序排列，便于查找和借阅。2.电子文件应存储在公司指定的服务器或存储设备上，按照文件类别、年份等进行分类文件夹管理，并建立相应的索引目录，方便快速检索。3.对于重要的规范性文件，应进行备份存储，防止因自然灾害、设备故障等原因导致文件丢失。备份存储介质应定期进行检查和更新，确保数据的可用性。（三）归档要求1.规范性文件形成后，应及时进行归档。归档文件应齐全完整，包括文件正本、副本、起草说明、审核意见、签发文件等相关材料。2.归档文件应按照文件编号顺序进行装订，编制归档目录，注明文件名称、文号、日期、保管期限等信息。3.电子文件归档时，应确保文件格式的通用性和可读性，并与纸质文件内容保持一致。电子文件应存储在长期保存的存储介质上，并定期进行数据迁移，防止数据丢失。六、监督与检查（一）监督主体公司行政部门负责对规范性文件的查阅、使用及管理情况进行监督检查。（二）检查内容1.规范性文件的制定程序是否符合规定，文件内容是否合法合规。2.规范性文件的查阅、使用是否按照规定的权限和程序进行，查阅记录是否完整准确。3.规范性文件的保管与归档是否符合要求，文件是否安全完整。（三）检查方式1.定期检查：行政部门每年定期对规范性文件的管理情况进行全面检查，检查结果形成报告，报公司领导审阅。2.不定期抽查：行政部门根据工作需要，不定期对规范性文件的查阅、使用及保管情况进行抽查，发现问题及时督促整改。（四）责任追究对于违反本制度规